Uma das principais preocupações para empresas, clientes, funcionários e outras partes interessadas é manter os documentos mais seguros. Assim, a segurança dos documentos é essencial por uma série de motivos, principalmente para evitar fraudes.
Logo, elaboramos esse artigo para que você conheça a importância de manter documentos mais seguros e também para conhecer dicas de como fazer isso corretamente. Vamos conferir.
Porque é importante manter os documentos mais seguros?
Deixar documentos ou informações expostas ou mal protegidos pode acarretar uma série de complicações para a empresa detentora dos mesmos, tais como:
Atividade criminosa
Quando são expostas as informações confidenciais, estas podem ser utilizadas de forma indevida para cometer atividades criminosas.
Perda de negócios
Quando ocorre a exposição de informações sigilosas, clientes e parceiros podem perder a confiança na empresa, o que prejudica diretamente os resultados financeiros do negocio.
Moral diminuído
Quando há a exposição indevida de informações ou documentos confidenciais de funcionários os clientes também ficam expostos e isso irá deteriorar a confiança e a lealdade do empregador.
Perda de vantagem competitiva
Por último, quando dados comerciais, planos de negócios ou propriedades intelectuais são divulgadas de forma ilegal é possível que empresas venham a perder vantagem competitiva.
É importante ressaltar que são muitas as informações no local de trabalho que devem ser protegidas. Na verdade, elas podem ser divididas em cinco categorias, vamos a elas:
- Informações dos colaboradores: Isso inclui as informações de cunho confidencial por parte do empregador, como por exemplo o telefone, endereço de moradia, número do seguro social, endereços de e-mail, informações sobre login e senha, entre outras;
- Informações da empresa: estão nessa categoria informações a respeito dos proprietários ou dados comerciais que dão a empresa vantagens sobre os concorrentes. Podemos utilizar como exemplo detalhes sobre processos comerciais confidenciais, orçamentos e previsões, dados financeiros, estratégias de marketing, pesquisas, etc;
- Informações de gestão: pode ser incluído nessa categoria a documentação relativa a questões de relações privadas do empregador ou do empregado ou ações disciplinares, investigações de má conduta, demissões, salários e negociações de contratos, etc;
- Informações sobre os clientes: Aqui, se enquadra a lista de clientes, informações de contato, informações financeiras e contratuais entre muitas outras;
- Informações profissionais: aplica-se a profissões como serviços médicos, contábeis ou jurídicos com informações que incluem listas e contatos de clientes, diagnósticos de tratamentos, informações sobre impostos de renda, comunicações privilegiadas, etc.
Independentemente do porte da empresa, todas possuem capacidade de produzir uma grande quantidade de dados e documentos todos os dias. Vale ressaltar que as informações são ativos muito valiosos nas empresas e, por conta disso, preservar os documentos mais seguros é fundamental para manter as informações privadas e seguras.
6 dicas para manter os documentos mais seguros
Tenha um local específico para armazenamento de informações
Muitas empresas ainda guardam seus documentos em armários e gavetas espalhadas no escritório, uma prática que reduz de forma considerável a segurança dessas informações.
É importante que a empresa tenha um local específico e dedicado especialmente para armazenar seus arquivos, com acesso restrito, evitando que ocorram roubos e fraudes de documentos. Além disso, mantê-los em um local específico ajuda na organização do espaço, além de evitar perdas e extravios.
Defina quem pode acessar os documentos
Definir quem pode acessar determinada documentação baseando-se na necessidade de conhecimento pode evitar a ocorrência de uma violação mais grave. Concedendo acesso aos documentos da empresa, os empregadores mantêm registros de quais informações confidenciais podem ser disponibilizadas e para quem.
Se sua empresa possui um local específico para armazenamento interno de arquivos, procure saber quais são as pessoas com acesso ao local.
Digitalize os documentos físicos
Os documentos digitalizados possuem validade jurídica assim como os documentos físicos originais, desde que sejam seguidos os requisitos de digitalização dispostos no decreto nº 10.278/2020.
Com os documentos digitalizados, é possível descartar os documentos físicos, com a segurança de que temos o original com os mesmos efeitos legais. Essa prática pode facilitar os envios, garantir que as documentações sejam preservadas e oferecer maior segurança nos backups.
Capacite os colaboradores
Os funcionários devem ser treinados para lidar com dados particulares e confidenciais com cuidado. Quando o empregador oferece um treinamento contínuo, a segurança da informação torna-se enraizada na cultura da empresa, onde todos os funcionários começam a entender as implicações em não deixar os documentos armazenados corretamente.
Defina políticas internas
Primeiramente, é necessário esclarecer por que os documentos são confidenciais e porque essa confidencialidade é tão importante. Aliás, é importante não só para os clientes da empresa, mas também para os funcionários.
Oriente a todos que usem senhas seguras nos dispositivos de trabalho, ensine-os a descartar de forma correta os documentos e explique sobre as restrições de acesso físico à documentação.
Use a tecnologia a seu favor
Como uma empresa precisa lidar com um volume alto de informações, nem sempre o gerenciamento manual é a opção mais viável. Desse modo, nossa última dica é utilizar a tecnologia a seu favor, ou seja, investir em softwares de gestão de documentos.
Com a utilização de um software de gestão de documentos é possível potencializar a organização e o armazenamento, centralizando dados e o acesso em um só ambiente.
Além disso, vale ressaltar que as ferramentas são capazes de digitalizar os arquivos, realizar o armazenamento em nuvem, segurança das informações, backups automatizados, entre outros muitos recursos desenvolvidos para facilitar acessos e regras organizacionais.
Diante de tudo isso, fica claro que investir na tecnologia é fundamental para deixar os documentos mais seguros.
Por fim, esperamos que você tenha compreendido a importância de deixar os documentos mais seguros e a importância que essa prática possui em uma empresa. Para mais conteúdos como esse, não se esqueça de acessar o nosso site.
