Um dos fatores mais relevantes para o sucesso de um negócio é saber se relacionar bem com seus clientes e fidelizá-los. Apesar de o conselho ser clichê, é um assunto que merece destaque, visto que muitas empresas negligenciam essa questão. Prova disso é o grande número de casos em que o cadastramento de clientes não possui as informações completas ou adequadas.
No artigo de hoje, vamos falar sobre a importância desse registro e como ele pode ser aprimorado, contribuindo para que os resultados sejam melhorados. Confira!
Por que o cadastramento de clientes é tão importante em uma empresa?
É por meio desse registro de clientes que os setores podem buscar informações importantes a respeito de cada cliente, o que ajuda a criar um perfil, facilitar a comunicação e tomar decisões mais acertadas — tornando os processos de vendas, marketing e cobrança mais eficazes, por exemplo.
Sendo assim, é importante ter um cadastro uniforme e completo, pois são essas informações que orientarão a assessoria de cobrança sobre qual será a forma de contato mais adequada, por exemplo.
Quais são as consequências de manter uma base de dados incompleta?
Infelizmente, alguns colaboradores negligenciam algumas informações importantes no momento de fazer o cadastro — como no caso de um vendedor que busca encerrar o pedido rapidamente e acaba preenchendo apenas os dados necessários para finalizar a venda. Todavia, apesar de parecer mais ágil, essa atitude prejudica os processos e resultados posteriormente. Veja alguns exemplos:
Retrabalhos
Quando uma informação deixa de ser incluída no cadastro ou é registrada de forma equivocada e, posteriormente passa a ser necessária, gera uma demanda de retrabalho. Ou seja, um colaborador precisa dedicar um tempo em sua rotina para que a correção seja feita. O que não seria necessário se tudo fosse feito da forma adequada na primeira vez.
Demora em finalizar o processo
A falta de determinada informação e o tempo que é necessário para que o colaborador a consiga e insira no sistema, faz com que o pedido fique parado, atrasando o processo. Isso aumenta o risco de atrasos e gera insatisfação nos clientes.
Perda de produtividade
Com o retrabalho necessário para ajustar o cadastro, o tempo que o colaborador dedica para essa atividade, poderia ser utilizado em outra tarefa, que agregue mais valor ao resultado, por exemplo. Com isso, todo o setor perde em produtividade.
Serviço de cobrança ineficaz
Além dos problemas relacionados à vendas e marketing, existe outra questão igualmente importante: a cobrança de clientes inadimplentes. Se os dados de contato não estiverem atualizados ou corretos, torna-se praticamente impossível estabelecer uma comunicação e informar a respeito do débito pendente — o que, por consequência, afeta a saúde financeira do negócio.
Custos elevados
Com todas essas consequências negativas, surge também outro problema: custos maiores do que o necessário para garantir o funcionamento das atividades. Eles se elevam em decorrência do retrabalho, da falta de agilidade nos processos e pela ineficiência no relacionamento com os clientes, por exemplo.
Como o cadastro pode ser feito de forma eficiente?
Para um cadastramento de clientes eficiente, é necessário considerar algumas questões importantes, como o fato de que todos os dados devem ser preenchidos. Porém, vai muito além disso. Confira, a seguir, algumas dicas que podem ser seguidas:
Planeje o cadastro
O primeiro passo para criar e manter um cadastro eficiente é planejar como ele será feito e quais informações precisam estar contidas nele. Comece pelo básico, como:
- Nome;
- RG;
- CPF;
- Endereço completo;
- Telefones (fixo e celular);
- E-mail.
Depois veja quais informações precisam ser acrescentadas, que terão relevância para a tomada de decisões. Só é necessário ter o cuidado para não deixar o formulário muito extenso a princípio, pois a demora para preenchê-lo pode gerar impaciência nos clientes.
Determine um padrão de registro das informações
Esse padrão é importante para que o cadastramento de clientes seja uniforme. Isso é importante, principalmente, na criação de relatórios para análise e consulta de informações. Por exemplo: o nome de um bairro cadastrado de 3 formas diferentes afeta uma análise, visto que no relatório a tendência é utilizar somente a grafia correta para fazer a busca.
Faça uma revisão dos dados existentes
Se já existe uma base de dados, o ideal é revisá-la, analisando quais alterações precisam ser feitas, incluindo a padronização no cadastro e a verificação se os dados registrados estão atualizados. Esse saneamento é importante para que tanto as informações dos novos clientes, quanto a dos mais antigos estejam de acordo com os requisitos definidos.
Além disso, essa ação ajuda a identificar quais clientes estão ativos e inativos, redirecionando melhor o tipo de ação que será tomada.
Treine a equipe de colaboradores
É importante conscientizar a equipe a respeito do cadastro correto e a importância de preencher todos os dados necessários, informando sobre as consequências desse trabalho não ser realizado como esperado.
Também vale a pena consultar os colaboradores a respeito da definição dos dados do cadastro e se existe alguma informação que pode ser acrescentada. Isso vale para a equipe de cadastro, vendas, marketing e até mesmo a assessoria de cobrança. Como são essas pessoas que lidam com esse registro diariamente, elas saberão melhor o que é necessário manter no formulário.
Mantenha a base de dados atualizada
Essa é uma questão muito relevante para um cadastro eficiente. Mesmo que os registros sejam feitos conforme o planejado, se a base de dados não for atualizada com certa frequência, os mesmos problemas surgem. Imagine um serviço de cobrança tentando contato com o devedor por telefone ou carta, mas com os dados no sistema desatualizados. Isso também serve para a equipe de marketing, por exemplo: a comunicação se torna impossível.
Criar e manter um cadastramento de clientes eficiente é fundamental para que os setores consigam se comunicar de forma adequada com cada um deles. Além de ser relevante, para o levantamento de informações necessárias para elaborar um planejamento mais acertado — seja ele comercial, de divulgação, ou cobrança.
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