6 dicas para escolher um software para factoring

O bom funcionamento de qualquer empresa depende de quão bem suas atividades internas são gerenciadas, e com uma factoring não seria diferente. O fomento mercantil, atividade principal da factoring, exige que todos os aspectos do seu processo sejam gerenciados com precisão para reduzir o risco e aumentar as chances de lucro da empresa.

Mas não basta investir apenas em um ERP genérico para administrar sua factoring — o que determina o sucesso da sua gestão é o uso dos meios mais apropriados para o seu segmento. O software para factoring, portanto, é a ferramenta mais indicada para quem quer ter sucesso neste segmento.

No entanto, nem todos os softwares para factoring são criados iguais; para garantir um bom investimento, é preciso fazer algumas considerações na hora de escolher o fornecedor de software mais adequado às necessidade da sua factoring.

A seguir, você aprende como fazer a escolha certa, além de conhecer os muitos benefícios que um software para factoring pode trazer para a atividade de fomento mercantil! Acompanhe abaixo:

A importância do software para factoring: os benefícios para a empresa

O sucesso da sua factoring está diretamente ligado à eficiência com que a empresa realiza análises de créditos (controlando o nível de risco) e faz o cálculo das operações que dão lucro ao negócio. Mas enquanto antigamente as únicas ferramentas disponíveis para o gestor eram papel e caneta, hoje sistemas automatizados realizam todo trabalho difícil em muito menos tempo e com 100% de exatidão.

Gerenciar operações de factoring não é como gerenciar operações financeiras comuns: o processo de fomento mercantil exige conhecimentos e ferramentas específicas que softwares de gestão comuns não suportam. Daí a importância de contar com um software para factoring.

O software para factoring cobrirá todas as necessidades específicas do fomento mercantil. Isso inclui:

• Cálculo de operações: o software para factoring realiza o cálculo exato de prazos, juros, tributos e demais encargos de cada operação, sem que você precise perder horas com isso;
• Configuração de parâmetros: você pode configurar as regras e parâmetros de operação da sua empresa, como quais fatores e taxas serão utilizados;
• Controle da carteira: com o software para factoring, você poderá visualizar toda sua carteira de clientes em um só lugar;
• Emissão de documentos: o próprio sistema elabora contratos e documentos a partir dos dados inseridos, reduzindo o tempo gasto com atividades burocráticas;
• Gerenciamento de risco: com um software para factoring integrado aos principais bureaus de crédito fica fácil fazer a análise de crédito e gerenciar o risco para o negócio.

Como escolher um software para factoring

Agora que você já sabe a importância de contar com um software para factoring, vamos às dicas de como escolher o melhor fornecedor. Nem todos oferecerão às mesmas funcionalidades, por isso, é importante avaliar as opções com cuidado para assegurar que está pagando por algo que realmente trará benefícios.

Veja as dicas abaixo:

1. Analise o programa de fomento mercantil

Para fazer essa análise, determine, antes de tudo, quais são as suas expectativas em relação ao software para factoring.

Quando avaliamos tecnologias para gerenciamento de factoring, geralmente, esperamos que tenham determinados atributos sem os quais alguns requisitos operacionais, como celeridade na análise da documentação apresentada e confiabilidade nos cálculos, não seriam alcançados.

Por isso, ao analisar o software em consideração, é importante que obtenha respostas positivas aos seguintes questionamentos:

• O software realiza o cálculo e controla o recolhimento de todos os tributos de acordo com a legislação tributária?
• O software apresenta mensagens de erro relativas a CPF inválido, limite de crédito ultrapassado do cedente ou sacado e integração com Boa Vista e Serasa?
• O software como um todo atende às exigências do COAF (Conselho de Controle de Atividades Financeiras) e às normas da ANFAC (Associação Nacional de Fomento Comercial)?
• O software apresenta resultados de cálculos precisos, sem erros e inconsistências?
• O software se adequa ao tamanho das necessidades de sua factoring?
• O software é leve de modo a exigir, para processamento, o mínimo de recursos de equipamentos (computadores)?
• O software é de fácil operacionalização?

2. Verifique as facilidade de uso

O software para factoring deve ser uma ferramenta de assistência às operações e não mais um dificultador. Por isso, analise se os recursos de design e interface facilitam a experiência de interação entre software e operador.

O uso deve ser intuitivo. Portanto, considere a forma como navega nos mecanismos do software, ponderando se consegue chegar aonde quer e fazer o que precisa, sem ficar perdido com muita frequência. Além disso, confira se o software se adequa às regras de funcionamento da sua factoring.

3. Confira se é um software em nuvem

Existem duas formas de instalar um software para factoring nos seus sistemas: localmente ou na nuvem. O software local significa que o programa ficará hospedado na rede da sua empresa e somente poderá ser acessado pelos computadores ligados fisicamente a ela.

O software na nuvem, por outro lado, pode ser acessado de qualquer dispositivo conectado à internet. Além disso, seus dados ficam salvos contra perdas e danos, e você paga pelo software em um modelo de “pague pelo que usa”, garantindo que não acabará com recursos ou programas obsoletos no negócio e que sempre terá a versão mais atualizada.

4. Analise os recursos

O software para factoring gera todos os relatórios e documentos necessários, como contratos, borderôs, aditivos, carta de aceite e carta de recompra? Isso é muito importante quando falamos do fomento mercantil, uma vez que cada um desses processos pode impactar na produtividade da factoring e, com isso, na satisfação do cliente.

Por isso, cheque todas os recursos que vêm disponíveis com o sistema, como templates prontos de contratos e documentos; conexão com sistema de Prefeituras e órgãos reguladores e, claro, a geração de relatórios com dados precisos para tomada de decisão.

5. Avalie o fornecedor

Além de analisar o software, é importante avaliar a empresa e seus sócios. Para isso, faça consultas dos CPF e do CNPJ. Também pesquise o grau de satisfação de seus clientes e investigue o tempo de atuação que a empresa possui no mercado do seu ramo de atividade.

Não deixe de certificar-se de que forneçam treinamentos operacionais qualificados do software, com equipe especializada em software para factoring e assistência técnica disponível eficaz com número suficiente de atendentes.

6. Avalie o suporte

Outra dica é verificar o suporte oferecido pelo fornecedor do software. Ele possui uma equipe especializada e disponível para tirar dúvidas e treinar sua equipe de factoring no uso da ferramenta? Isso é importante para garantir o menor tempo de adequação ao sistema.

Esses são apenas alguns cuidados que você deve ter na hora de fazer a sua escolha. Lembre-se: nem sempre ser mais caro significa os melhores benefícios — da mesma forma que optar pelo sistema mais barato pode fazer com que sua empresa acabe pagando mais caro depois para corrigir erros. Analise as opções de forma completa e coloque na balança o custo versus o benefício de cada uma.

Caso ainda tenha dúvidas, não se preocupe! Preparamos um material completo para que você entenda os sintomas que indicam a necessidade de um software para factoring e conheça mais alguns cuidados que você deve ter ao escolher o seu!