A automação dos processos de negócios é uma maneira pela qual as empresas eliminam passos complexos e redundantes e os simplificam com a ajuda da tecnologia.
As organizações que abraçam a automação dos processos por meio de um software de gestão reduzem os custos, economizam tempo e destinam a força de trabalho manual para resolver problemas mais inteligentes. Elas deixam as máquinas fazerem as tarefas de rotina, enquanto eliminam as chances de erros humanos.
Esses benefícios são ainda maiores quando falamos em automatizar os processos em uma factoring. Quer saber quais os benefícios da automação dentro do fomento mercantil? Continue lendo!
1. Melhora do fluxo de trabalho e dos processos em uma factoring
E-mails, post-its e conversas ao redor do filtro de água são algumas maneiras de discutir tarefas, mas acabam sendo terríveis para a colaboração organizada. Um fluxo de trabalho automatizado permite que suas equipes façam as coisas de uma maneira simples e produtiva.
Isso significa que não há mais comunicação baseada em cadeias de e-mail. Em vez disso, no momento em que uma nova nota chega à empresa, ela já entra em um fluxo de trabalho claro para qualquer um do time.
2. Definição de responsabilidades
Quando você automatiza seu fluxo de trabalho, cria um proprietário para cada etapa dos processos em uma factoring. Iniciações, aprovações, rejeições e tarefas de entrada das notas ficam vinculadas a um indivíduo, que deve realizar uma ação.
Habilitar esse nível de transparência da informação nos processos em uma factoring garante a definição de responsabilidades em todas as etapas. Consequentemente, a aplicação de automação vai ajudá-lo a identificar quais tarefas estão demorando, ou em que ponto ela tende a ficar presa com mais frequência.
Você não precisará mais se perguntar “quem está fazendo isso?”. Todo mundo saberá quem é responsável por uma tarefa e será claro quando ela for concluída. Isso vai permitir que você tome decisões embasadas no futuro para abordar bloqueios, implementar processos melhores e até mesmo cargas de trabalho adequadas.
3. Minimiza custos e erros manuais
Ao substituir vulnerabilidades humanas pela precisão de um software, você ignora os custos altos associados a erros manuais e ineficiências. Isso ajuda a reduzir, por exemplo, os erros de análise, que podem levar à aprovação de clientes potencialmente inadimplentes.
Um sistema automatizado permite que sua equipe reduza os erros na hora de captar e aprovar títulos. Em vez de cortar e colar manualmente os e-mails e faturas recebidas, eles podem garantir que esses processos em uma factoring sejam enviados e estejam salvos corretamente.
4. Serve como um guia dos processos de negócios
Um sistema automatizado não só permite que você veja o status de qualquer item individual, mas também oferece a visão panorâmica de todo o sistema. Imagine o que você poderá fazer com dados de vários meses registrados em um sistema automatizado?
Com uma ferramenta de fluxo de trabalho automatizado, você pode acompanhar quantas solicitações entraram, foram aprovadas, rejeitadas, o tempo gasto em cada tarefa, quais as que mais demoraram, etc.
Ou seja, não será preciso pedir o status de cada um dos processos em uma factoring: ele poderá ser exibido instantaneamente em um relatório que mostra a fase em que está cada item pendente.
5. Estabelece uma hierarquia de aprovação clara
Quando você cria um fluxo de trabalho personalizado, pode atribuir responsabilidades de aprovação a qualquer pessoa na organização, independentemente da estrutura de relatórios. Um supervisor ocupado não precisa estar em cada passo ou tarefa (a menos que ele queira).
Você pode não querer estar envolvido na avaliação e aprovação de todos os clientes, mas deseja garantir que tudo passe por uma linha de aprovação antes de entrar em ação, certo?
Com uma ferramenta de fluxo de trabalho de processos em uma factoring para configurar hierarquias em sua própria equipe e garantir que as pessoas certas vejam tudo antes das notas serem aprovadas, isso se torna uma realidade.
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