Entenda a importância da emissão de nota fiscal

Toda empresa tem que emitir NF: certo ou errado? Enquanto em um mundo ideal todo mundo saberia a importância da emissão de nota fiscal, na realidade há ainda quem busque dar um “jeitinho” nas obrigações fiscais tentando economizar.

Mas a verdade é que o que inicialmente parece uma economia, pode acabar custando caro à empresa. A emissão de nota fiscal é obrigatória por lei e não fazê-la pode acarretar diversos problemas de caixa e multas.

Para que você entenda a importância da emissão de nota fiscal na sua empresa, abaixo explicamos o que é, para que serve e quais os benefícios das notas fiscais para seu negócio! Acompanhe!

O que é e para que serve a nota fiscal

A nota fiscal é o documento fiscal que registra as movimentações de propriedade de bens (comércio) ou prestação de serviço entre duas pessoas jurídicas ou entre uma pessoa jurídica e uma pessoa física. São as notas fiscais que servirão como comprovante de que as transações que aparecem no caixa de uma empresa correspondem realmente ao que ela diz que vendeu ou comprou.

Dessa forma, o negócio comprova que está cumprindo com todas suas obrigações tributárias junto ao Governo e à Receita. Do contrário, não emitir nota fiscal pode caracterizar como atividade de sonegação de impostos, popularmente conhecido como caixa 2.

A importância da emissão de nota fiscal

Independentemente do porte ou atuação da sua empresa, a nota fiscal é o instrumento pelo qual a Receita Federal e as Secretarias Fazendárias de cada estado e município, conforme o caso, toma conhecimento das transções e realizam a fiscalização do recolhimento dos impostos devidos pela venda de produtos ou prestações de serviços.

Segundo dados da Receita Federal, somente em 2017 foram gerados mais de 193 bilhões de reais em autuações às pessoas jurídicas pela não emissão de notas fiscais e outros erros na gestão tributária.

Para o consumidor/comprador, a emissão da nota fiscal significa um registro da compra, garantindo os seus direitos como consumidor (como por exemplo pedir reembolso ou trocar o produto) e o pagamento, por parte da empresa, do ICMS.

Já para a empresa, a emissão da nota fiscal é fundamental para o controle financeiro e também como uma garantia da prestação de serviço e impostos recolhidos.

Só com isso dá para se ter uma ideia da importância da emissão de nota fiscal, mas vamos dar uma olhada melhor na função que ela tem para uma empresa.

Emissão da nota fiscal eletrônica

A NF-e é um documento obrigatório e tem como objetivo regularizar e registrar o processo de compra ou transferência de qualquer tipo de produto ou bem da empresa para um cliente ou fornecedor.

É na NF-e que constam informações como razão social e CNPJ da empresa, além de comprovar a garantia da mercadoria, informando o seu tipo, série, modelo, marca e valor.

A emissão desse documento é fundamental para comprovar que a empresa paga seus tributos corretamente para garantir aos seus clientes e fornecedores que fazer negócio com a marca é seguro, aumentando a confiabilidade de todos.

Exemplos de nota fiscal

Não existe um único tipo de nota fiscal, ou seja, isso varia de acordo com o tipo de empresa, serviço prestado ou produto comercializado.

Listamos aqui os sete tipos principais de notas fiscais:

  • Nota Fiscal de Produto ou Mercadoria;
  • Nota Fiscal Eletrônica de Serviços;
  • Nota Fiscal Eletrônica ao Consumidor;
  • Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e);
  • Nota Fiscal Complementar;
  • Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE);
  • Documento de Arrecadação de Receitas Federais.

Não emitir nota fiscal é crime

O caixa 2 é o processo de receber ou enviar dinheiro de uma instituição, que pode ser uma empresa comercial, sem os devidos registros fiscais e contábeis, ou seja, sem a nota fiscal.

Segundo o art. 1º da Lei nº 8.137/1990, o simples ato de não emitir uma nota fiscal pode gerar:

“a supressão ou redução de tributo por vários meios (entre os quais a omissão de informação e a adulteração ou corrupção de notas fiscais, bem como negar ou deixar de fornecer, quando obrigatório, nota fiscal ou documento equivalente), poderá ensejar reclusão de dois a cinco anos e multa.”

A sonegação de impostos por não emitir nota fiscal está sujeita à multa que varia entre 10% e 100% sobre o valor de cada nota não emitida.

Uma das sanções previstas nos casos de não emissão intencional é uma multa correspondente a 75% do valor da nota que não foi emitida.

Entretanto, a emissão da nota fiscal com informações erradas corresponde a 20% de seu valor.

Além de serem cumulativas, as infrações são compostas de juros que elevam ainda mais a quantia devida.

Em resumo, essa atividade é crime passível de punição com reclusão — isso mesmo, cadeia — e multa que pode variar de acordo com o valor sonegado.

Porque você não deve se arriscar

A Receita Federal, integrada com as secretarias fazendárias, utiliza um sistema complexo de cruzamento de dados fiscais para identificar as quantias sonegadas comparando os dados com as movimentações da empresa. Especialmente agora com a instituição da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), Sped Fiscal e Bloco K, o monitoramento remoto e em tempo real das operações fiscais pela Receita é ainda mais apurado.

Com isso, os sistemas da Receita e do Ministério da Fazenda são capazes de avaliar milhões de dados em segundos para determinar se as contribuições estão sendo geradas e pagas corretamente.

Os benefícios da nota para a empresa

Além de evitar problemas para o bolso da empresa, a importância da emissão da nota fiscal tem a ver com assegurar vantagens competitivas para o negócio, especialmente no caso dos pequenos prestadores de serviço.

O documento fiscal é o que permite ao seu contador escriturar a movimentação do negócio e lançar nas suas respectivas contas. É a partir disso que ele cria as demonstrações financeiras e contábeis — relatórios que mostram os resultados da empresa, ou seja, o quão lucrativa (ou não) ela é.

Num ambiente competitivo como temos hoje, é inegável a importância da emissão de nota fiscal. É necessário saber quais são os gastos que a empresa tem e onde a empresa está gastando para fazer uma melhor gestão. Além disso, emitir nota fiscal gera confiança e credibilidade.

Os benefícios da nota fiscal eletrônica

A NF-e foi criada em 2008, com o objetivo de oferecer mais segurança, agilidade e melhor controle fiscal.

A inclusão dessa tecnologia traz diversos benefícios para contribuintes, compradores e também para a sociedade como um todo.

Para o contribuinte, temos um menor custo de impressão e envio, aumento no espaço de armazenamento de documentos, simplificação do processo e consequente otimização do tempo, além do aumento da segurança e sigilo dos dados.

Para o comprador, não há mais necessidade de preenchimento das notas na entrada de mercadorias e por isso os erros são minimizados, além da diminuição do consumo de papel e uma garantia de troca ou devolução do produto adquirido.

Quando falamos da sociedade como um todo, a NF-e incentiva o comércio eletrônico e diminui os impactos ambientais.

Hoje, o processo de emissão de nota fiscal não poderia estar mais simplificado, devido à nota fiscal eletrônica. Contudo, muitas vezes, cuidar da contabilidade não é seu foco, e contar com um sistema de gestão para facilitar os processos e poder focar no que você realmente sabe fazer se torna grande diferencial.

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