Assinar contratos e fechar negociações nunca foi uma coisa simples de se fazer no Brasil, graças à tamanha burocracia envolvida nos processos. Isso sem contar ainda com diversos contratempos que podem ocorrer durante esse trâmite e por isso as assinaturas convencionais, feitas à mão estão ficando cada vez mais obsoletas e já são coisa do passado.
Empresas modernas que acompanham a evolução tecnológica já não se utilizam mais desse meio para assinar contratos, haja vista a quantidade de problemas que um contrato desse tipo pode trazer dificultando o fechamento dos mesmos.
Confira os principais problemas que podem ocorrer quando se utiliza da assinatura tradicional para assinar contratos.
Assinar contratos manualmente custa tempo, dinheiro, segurança e extravios
Assinar contratos de forma manual pode levar muito tempo e muito mais dinheiro do que se imagina, já que o processo se torna muito mais complexo do que a assinatura digital de um contrato.
Agilidade não é uma palavra que pode ser usada junto com o processo tradicional de assinatura de contratos, já que o processo envolve a coleta de assinaturas, registro em cartório, envio do documento pelo correio (leva o tempo de envio e o de retorno, pode ser danificado ou extraviado), caso seja enviado por um mensageiro há a possibilidade de extravio também.
Agora digamos que o documento seja enviado por e-mail, o processo pode ser mais rápido. Correto?
Não necessariamente.
O documento enviado por e-mail exige que a pessoa imprima o mesmo (nem todo mundo tem uma impressora à disposição o tempo todo), assine-o, confira se está tudo bem, depois é preciso digitalizá-lo (nem todo mundo tem um scanner) e depois de tudo isso o documento deve ser devolvido por e-mail.
Esse método pode ser um pouco mais rápido que o tradicional e ser menos dispendioso, porém, não depende só da força dos indivíduos envolvidos na transação. Esse método exige o uso de ferramentas que nem sempre estarão à disposição exigindo, consequentemente, o deslocamento do indivíduo a fim de buscar tais ferramentas. Fato que demanda ainda mais tempo e dinheiro.
Fazer transações contratuais pelo método manual ainda traz mais problemas na hora do seu armazenamento, arquivamento e organização.
Muitas empresas ainda possuem aqueles gigantes arquivos dos tempos das cavernas onde todos os documentos da instituição são guardados.
Agora imagine como pode ser complicado guardar, descobrir onde está guardado, ter referência de data, garantir que ele não será extraviado ou fraudado, poder encontrar um contrato rapidamente. Isso sem contar o espaço físico gigantesco necessário para guardar todos os documentos. Complicado, não?
Mesmo empresas que já arquivam seus contratos em computador ou em nuvem também podem passar por algumas dessas dificuldades e isso já não é mais viável.
Vivemos a era tecnológica e não temos tempo a perder.
E para solucionar todos esses problemas citados até aqui, a tecnologia nos trouxe o advento das assinaturas digitais e dos softwares de gestão de documentos, que eliminam toda a complexidade dos processos diminuindo custos, economizando tempo e espaço físico, além de garantirem a segurança dos documentos e a organização dos mesmos de forma que possam ser acessados a qualquer hora e de qualquer lugar.
E aí, que tal facilitar a sua vida e entrar no mundo das Assinaturas Eletrônicas?
Conheça agora o NPaper e reduza o tempo e os gastos com a assinatura de documentos: www.npaper.com.br
