O que um sistema de assinatura eletrônica deve ter?

Imagem de uma mesa de escritório com um tablet, uma caneta preta e um celular.

A pandemia da COVID-19 — e o impulso que ela deu rumo a transações sem papel e à transformação digital — acelerou a adoção de um sistema de assinatura eletrônica tanto em organizações grandes quanto pequenas.

A adoção de um sistema de assinatura eletrônica pode ser algo transformador para as empresas, especialmente para as PMEs. Mas muitas ainda são cautelosas com a tecnologia, mantendo caneta e papel porque acham que o software de assinatura eletrônica pode expô-las a fraudes e outras formas de crime cibernético.

A verdade é justamente o oposto: o sistema de assinatura eletrônica não só te dará mais segurança nas suas transações, como reduzirá os custos e acelerará os processos. Contudo, nem todos os softwares são criados iguais, e é preciso sim cuidado na hora de escolher o sistema que melhor atende às suas necessidades.

Mas o que as empresas devem observar ao migrar da caneta e papel para um sistema de assinatura eletrônica? Vamos dar uma olhada em alguns fatores que você deve considerar antes de escolher o seu provedor.

Mas antes, veja nosso vídeo explicando o que é assinatura eletrônica e como ela pode beneficiar sua empresa.

1. Experiência de usuário intuitiva

Uma das principais coisas a considerar ao escolher um sistema de assinatura eletrônica é a facilidade de uso. Se seus funcionários precisam passar horas folheando um manual antes de começar, nossa aposta é que você precisa de outra solução em pouco tempo.

Escolha um software que seja simples e intuitivo: um que seja projetado para facilitar sempre uma experiência positiva do cliente. Modelos reutilizáveis ​​e campos obrigatórios destacados são apenas alguns dos recursos úteis que ele deve oferecer para facilitar sua vida e de quem trabalha com você.

2. Integração com ferramentas existentes

Sua equipe provavelmente manipula uma dúzia de aplicativos de negócios para gerenciar tarefas diárias. Aproveitar um software de assinatura eletrônica que se integra com seus aplicativos de negócios ajudará a aumentar a produtividade dos funcionários instantaneamente.

Por isso, verifique se a solução oferece uma API poderosa e flexível que equipa seu negócio para uma experiência intuitiva de assinatura eletrônica dentro de suas ferramentas. Isso economizará muito tempo de seus funcionários.

3. Mobilidade e experiência móvel

O mercado competitivo de hoje exige uma solução que permita que os funcionários enviem, assinem e gerenciem documentos com segurança em qualquer lugar. Opte por um software de assinatura eletrônica que ofereça aplicativos nativos para todas as principais plataformas: iOS, Android e web.

Esse nível de compatibilidade permitirá que você aproveite as notificações instantâneas para garantir que seus funcionários estejam sempre em dia, não importa de onde estejam trabalhando. Isso é especialmente importante para forças de trabalho remotas ou híbridas.

4. Segurança do sistema de assinatura eletrônica

Outro fator importante ao escolher um sistema de assinatura eletrônica é manter seus dados seguros. Diferentes soluções oferecem diferentes níveis de segurança, e você precisa entender qual o nível daquela que escolhe para sua empresa para garantir a validade das assinaturas.

Como regra geral, opte por proteger seus documentos usando criptografia SSL. Junte isso a uma trilha de auditoria detalhada que rastreia todo o processo de assinatura: desde o endereço de e-mail do assinante, IP do dispositivo, impressão digital do documento e carimbo oficial do tempo.

Essas trilhas de auditoria também podem ser úteis como evidência legal, caso sua empresa tenha que enfrentar um escrutínio no tribunal.

5. Uso da marca da empresa

Sua marca é o que o diferencia da concorrência aos olhos do consumidor. Então, por que não deixá-la brilhar usando o software de assinatura eletrônica escolhido? Colocar a identidade da sua empresa na frente dos olhos dos clientes é um passo pequeno, mas essencial para oferecer uma experiência consistente.

Isso é um fator-chave para fidelizar os clientes à sua marca. Por isso, ao buscar um fornecedor de sistema de assinatura eletrônica, procure aquele que permita customizar às assinaturas com a marca da sua organizações, oferecendo uma experiência perfeita em todos os pontos de contato.

6. Entendimento do seu negócio

O grande objetivo dos sistemas de assinatura eletrônica é eliminar os processos de caneta e papel, e a maioria dos softwares por aí cumprem isso. No entanto, alguns serão mais eficazes em oferecer um sistema que seja realmente adequado ao seu negócio.

Alguns setores, como financeiro, factoring, cobranças e seguros, precisam contratar um provedor que tenha experiência e conhecimento especializado das regulações que regem as operações nesses mercados.

7. Reputação do fornecedor do sistema

Por último, o fornecedor do sistema deve ser confiável para assegurar que você terá o suporte necessário durante todo o ciclo de vida do software na sua empresa. Pesquise sobre o fornecedor e busque recomendações de outros consumidores que já utilizaram o software.

Escolha um parceiro que tenha boa reputação e que ofereça o tipo de suporte que você precisa, tanto durante a implementação quanto após ela. Sites de revisão de usuários podem ajudá-lo com isso, mas não se limite ao que encontrar pela internet e faça uma busca proativa.

Escolher a plataforma de assinatura eletrônica certa para o seu negócio lhe dará a garantia de que seus documentos serão assinados pelas pessoas certas e não serão comprometidos por falsificações e outras atividades fraudulentas. Por isso, cheque os itens que listamos acima e garanta que escolheu o melhor para sua empresa!

Para saber mais sobre o software de assinatura eletrônica, veja nosso material completo sobre o assunto e aprenda como este é o futuro da assinatura de contratos!

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