O momento atual vivido pela nossa economia representa uma grande oportunidade para os escritórios de cobrança, um vez que as empresas têm visto aumentar suas demandas por cobrança e recuperação de créditos, ao mesmo tempo em precisam manter o foco em sua atividade fim. Nesse caso, o que elas fazem? Contratam um serviço terceirizado de cobranças, claro!
No entanto, ao mesmo tempo em que seu escritório vê o volume de contratos aumentar, vê crescer também os desafios. Como evitar, por exemplo, que parte de seu faturamento seja pedido com processos ineficientes? Pois saiba que com alguns procedimentos você pode otimizar processos em seu escritório de cobranças e assim, obter mais resultados com menos recursos. Quer saber quais são? Prossiga na leitura:
Conheça seus processos
Você tem certeza de que conhece os processos de seu escritório de cobranças? Um conjunto de atividades formam os processos de qualquer empresa, inclusive aquelas que podem passar despercebidas. Despercebidas, mas, capazes de consumir tempo e recursos. Quanto custa cada processo e quais são seus resultados efetivos? Quantas etapas tem cada processo? O quanto cada etapa é importante para o resultado final? Quais e como as informações circulam entre cada processo e entre cada etapa de cada um deles?
Essas são as perguntas para as quais você deve procurar respostas. Pode parecer trabalhoso, mas só assim você será capaz de identificar inúmeras oportunidades de melhorar os seus processos e obter mais resultados com menos recursos. Não deixe de registrar todos os recursos utilizados. Até é fácil se lembrar de registrar os custos das ligações telefônicas, mas quem se lembra dos gastos com papel e tinta, por exemplo?
Descubra o que pode ser melhorado
Ao fazer uma análise criteriosa de seus processos, você pode acabar encontrando processos que podem ser otimizados, melhorados ou simplesmente extintos. Ligar para cada cliente para fazer a cobrança, por exemplo, pode representar mais um custo que uma vantagem. Lembre-se de que foco é essencial; tudo aquilo que não contribui para a obtenção de resultados deve ser descartado. Cada real investido na atividade tem que, obrigatoriamente ser revertido em vários outros, pois, só assim a sustentabilidade do escritório estará garantida.
Mantenha sua equipe motivada
A otimização de seus processos depende, em grande parte, da motivação de sua equipe. Afinal, não adianta criar um fluxo otimizado de processos, se a equipe não estiver disposta a segui-lo. Por isso, é importante que todos os colaboradores estejam bem treinados para executarem cada tarefa da forma mais eficiente possível e, principalmente, que estejam cientes da importância de sua atuação para o sucesso do negócio.
Como obter esse engajamento de sua equipe? Implementando uma política de reconhecimento. Para isso não é preciso fazer grandes investimentos em dinheiro. Basta criar um programa que reconheça os melhores desempenhos (não só em volume, mas, também em qualidade) e estimule seus colaboradores a se tornarem cada vez mais produtivos.
Você pode ainda, contar com ferramentas que facilitam o controle operacional e gestão do seu escritório. Inclusão de dívidas a serem cobradas e distribuição dessas dívidas entre os cobradores, prestação de contas e gestão do desempenho da cobrança, dentre outras são atividades que podem ser executadas com muito mais eficiência com o apoio de uma solução tecnológica.
Otimizar processos em um escritório de cobranças é possível quando se busca o conhecimento necessário. E mais ainda, quando esse conhecimento é transformado em ações proativas. Gostou das nossas dicas? Assine nossa newsletter e receba muitas outras dicas importantes para o sucesso de seu negócio.
