Quer você seja uma pequena ou uma média organização, todas as empresas desejam aumentar a receita e economizar dinheiro. Uma maneira ideal de fazer isso é eliminar o papel e assinar documentos comerciais online.
O uso de software de assinatura eletrônica não é nenhuma novidade: empreendedores em todo o mundo estão percebendo os benefícios que ele pode fornecer, especialmente a simplicidade que fornece na hora de assinar documentos.
Se sua empresa lida com um grande número de documentos físicos diariamente, você deve considerar a adoção de assinaturas eletrônicas. Elas não apenas abrirão o caminho para um futuro sem papel, mas também tornarão seu fluxo de trabalho mais eficiente e aumentarão a produtividade, economizando tempo e dinheiro.
Abaixo, explicamos como funciona um software de assinatura eletrônica e por que você pode contar com um na sua empresa agora mesmo! Acompanhe:
Como funciona um software de assinatura eletrônica?
Embora os sistemas possam variar de fornecedor para fornecedor, a ideia geral por trás de um software de assinatura eletrônica é semelhante.
Você começa enviando um documento (Word, PDF ou arquivo de imagem) para o software e, em seguida, marca-o com anotações especiais sobre os assinantes. O software envia esse arquivo aos destinatários especificados, que então o “assinam” em apenas alguns cliques.
A assinatura pode ser tão simples quanto marcar uma caixa, digitar ou desenhar a assinatura. A marca que você faz são os dados que protegem o seu documento e certificam que ele foi assinado. O software, por sua vez, garante que a versão assinada será protegida por criptografia, conferindo segurança e validade legal à assinatura.
Por que ter um software de assinatura eletrônica na empresa?
Veja abaixo os benefícios de contar com um software de assinatura eletrônica:
1. Resposta rápida
Os funcionários de empresas que usam assinaturas tradicionais precisam realizar várias etapas para assinar e devolver um documento recebido por e-mail. Usando a assinatura eletrônica, qualquer tipo de documento e contrato pode ser assinado com o clique de um botão.
Com isso, você economiza tempo, pois esses códigos permitem substituir o processo de aprovação em papel por um sistema totalmente digital, mais rápido e barato. Graças às assinaturas eletrônicas, os documentos podem ser assinados quase instantaneamente, de qualquer lugar, pela internet.
2. Economia de custos
A implantação da digitalização tem um custo, mas, no longo prazo, você acabará economizando dinheiro. Com uma assinatura eletrônica, o envio de documentos em papel é desnecessário. Portanto, os custos de impressão e entrega / envio diminuirão.
Haverá também economia em outros custos indiretos, como arquivamento, recriação de dados, arquivamento ou rastreamento e nas despesas relacionadas ao processamento de arquivos confidenciais. O uso de assinaturas eletrônicas também tornará sua empresa mais sustentável.
3. Eficiência do fluxo de trabalho
A assinatura eletrônica reduz os tempos na assinatura de documentos e aumentam a eficiência no fluxo de trabalho. Os processos, que costumavam levar dias desde o momento em que um documento é solicitado até o recebimento, podem ser realizados em menos tempo.
O software de assinatura eletrônica também facilita a organização de informações e documentos, porque não há papéis físicos para examinar. Pesquisar documentos digitais é mais fácil e rápido do que pesquisar documentos em papel armazenados em arquivos ou caixas.
Outro benefício é que você poderá controlar melhor os documentos. Alguns softwares até mesmo enviam aos signatários um lembrete se um documento ainda não foi assinado.
4. Fortaleça a segurança
O software de assinatura eletrônica reduz o risco de duplicação, alteração ou adulteração do documento e garante que as assinaturas sejam verificadas e legítimas, pois cada uma delas é protegida por um selo inviolável, que avisa se alguma parte do documento foi alterada após a assinatura.
Os signatários também recebem PINs, senhas e códigos que podem autenticar e verificar sua identidade e aprovar suas assinaturas. Criptografia digital e trilhas de auditoria mantêm sua assinatura segura, protegendo sua organização contra fraudes e mantendo suas informações seguras.
5. Aumente o espaço de armazenamento
Devido ao fato de os arquivos digitais serem armazenados em servidores virtuais conectados à rede de TI ou na nuvem, você não precisa manter seus armários de armazenamento cheios de arquivos de papel e seu escritório pode ter mais espaço disponível para outras coisas.
Veja mais >> Quais documentos podem receber assinatura eletrônica
Como escolher um software de assinatura eletrônica?
Pode ser muito fácil escolher o software de assinatura eletrônica certo para o seu negócio. Veja abaixo três perguntas que te ajudarão a fazer a opção certa:
- Ele fornece uma experiência de usuário intuitiva? Um dos principais itens a serem considerados ao escolher um aplicativo de assinatura eletrônica é a facilidade de uso. Criar e armazenar uma assinatura deve ser fácil. Se os usuários precisarem passar horas lendo um manual antes de começar, essa pode não ser a solução certa;
- Ele se integra às suas ferramentas? Sua equipe pode já ter muitos aplicativos de negócios para gerenciar tarefas diárias. Aproveitar um software de assinatura eletrônica que se integra com seus aplicativos existentes economizará muito tempo para seus funcionários e melhorará seu desempenho;
- O software é seguro? Outro fator importante na escolha de um aplicativo de assinatura eletrônica é o nível de segurança oferecido. Aplicativos perigosos contendo malware são portas de entrada para atividades maliciosas. Reserve um tempo para conhecer a confiabilidade do fornecedor.
Você sempre pode contar com um software de assinatura eletrônica para proteger seus documentos e facilitar seus processos organizacionais. Se você ainda não contratou um, faça agora mesmo! É a maneira mais eficiente de administrar sua organização.
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