Você sabe quais documentos podem receber assinaturas eletrônicas?

Desde a chegada do novo milênio, há duas décadas, entramos em uma era em que processos digitais realizados pela internet são a norma.Hoje, com uma força de trabalho composta a cada dia mais por millenials, empresas de todos os setores precisam investir em ferramentas que acelerem o trabalho e tornem as atividades mais eficientes.As assinaturas eletrônicas são parte fundamental desse processo de transformação digital.Mas mesmo agora, com os processos digitais tomando conta de todas as frentes de trabalho, é comum que haja dúvidas sobre o que exatamente é uma assinatura eletrônica, como ela pode ser usada por empresas e quais os seus benefícios.

Então, o que é assinatura eletrônica exatamente? Veja abaixo como a assinatura eletrônica é definida, qual o benefício para consumidores e empresas e quais documentos podem ser assinados eletronicamente!

O que são assinaturas eletrônicas e qual a sua legalidade?

As assinaturas eletrônicas são uma versão digital de uma assinatura manual ou física e, na maioria das regiões, incluindo no Brasil, possuem validade jurídica para substituir os documentos impressos.

Desde que a Lei E-SIGN foi aprovada nos EUA em 2000, a adoção de assinaturas eletrônicas tem aumentado. Atualmente, a prevalência do trabalho remoto devido à pandemia da COVID-19 reforçou ainda mais a importância dos fluxos de trabalho de assinatura de documentos online versus a assinatura em papel.

Prevê-se que o mercado de assinaturas eletrônicas cresça em torno de 24,6% nos próximos 10 anos, de US $ 951 milhões em receita gerada em 2019. Apesar de quão amplamente adotadas as assinaturas eletrônicas se tornaram, a conscientização do consumidor permanece limitada.

De acordo com a Lei E-SIGN, assinaturas eletrônicas são um “som, símbolo ou processo eletrônico, anexado ou logicamente associado a um contrato ou outro registro, e executado ou adotado por uma pessoa com a intenção de assinar o registro”.

Em outras palavras, uma assinatura eletrônica é uma versão digitalizada da sua assinatura manuscrita e possui muitas das mesmas implicações legais (dependendo das leis regionais), podendo ser usada para aprovar ou aceitar o conteúdo de um documento.

No Brasil, a legalidade das assinaturas eletrônicas é instituída pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), criada em 2001, responsável por equiparar a validade das assinaturas eletrônicas com a assinatura de próprio punho.

Quais documentos podem ser assinados com assinaturas eletrônicas?

Para responder essa pergunta, precisamos primeiro diferenciar alguns conceitos. No Brasil, em 2001 foi promulgada a Medida Provisória 2.200-2, que instituiu o ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas), que é o órgão responsável por definir o padrão de certificado digital que garanta a autenticidade, a integridade, e a validade jurídica de documentos em formato eletrônico.

Com isso, no mercado brasileiro se convencionou como Assinatura Digital, a assinatura eletrônica que utiliza um certificado digital padrão ICP-Brasil e, de Assinatura Eletrônica, as demais assinaturas eletrônicas que não utilizam certificado digital.

Ambos os formatos de assinatura eletrônica são legais e possuem validade jurídica, estando previstos na MP citada acima. No entanto, alguns documentos de maior valor agregado ou de maior importância ou significado para as partes envolvidas, exigem assinaturas digitais, ou seja, assinaturas eletrônicas com a utilização de certificado digital — é o caso da emissão de notas fiscais eletrônicas, acesso e transações na Receita Federal do Brasil, etc.

Já os demais documentos — como contratos de prestação de serviço, compra e venda, relatórios, cartas e outros — podem ser assinados por meio de assinaturas eletrônicas, sem certificado digital, possuindo também validade legal, também coberta pela referida MP.

Como um documento pode ser assinado eletronicamente?

Diferentemente do que alguns pensam, digitalizar uma assinatura não é a mesma coisa que assinar um documento eletronicamente. A assinatura eletrônica deve ser feita por meio de um software dedicado.

O software deve utilizar o padrão DTM, Digital Transaction Management, que é aceito em todas as partes do mundo e confere ao processo uma série de certificações de segurança, tais como ISO 27.001, PCI DSS, entre outras medidas para garantir segurança e integridade aos documentos eletrônicos.

O programa fará a conexão da assinatura com o contrato, documento ou carta que será assinado e com isso poderá garantir que o mesmo não sofreu alteração após ser assinado.

Quais os benefícios das assinaturas eletrônicas?

O processo de assinatura tradicional é demorado e dispendioso — o documento precisa ser impresso, assinado, enviado e arquivado para ter validade.

As assinaturas eletrônicas, por outro lado, chegaram ao mercado trazendo diversos benefícios, como:

  • Maior velocidade do contrato: a assinatura eletrônica pode impedir atrasos desnecessários na finalização de contratos, resultando em melhor desempenho. As negociações podem ser aceleradas porque cada etapa do processo é autenticada digitalmente e facilmente acessada por todas as partes. Mesmo que as partes estejam geograficamente dispersas, as assinaturas são feitas eletronicamente, para que não haja atraso na atualização ou execução de contratos;
  • Segurança aprimorada: outra vantagem das assinaturas eletrônicas é que há menos preocupação com a segurança do que com o papel, que pode ser facilmente adulterado. O software de gerenciamento de contratos com capacidade de assinatura eletrônica pode detectar automaticamente pequenas alterações e registrar mais pontos de dados do que papel.
  • Menor custo de transação: além da economia de custos em itens como papel, cópia, embalagem e transporte, os processos automatizados de assinatura eletrônica podem reduzir o impacto financeiro de erros humanos. Além disso, o software de assinatura eletrônica pode ajudar a mitigar os riscos, fornecendo alertas sobre registros suspeitos ou problemas de conformidade envolvidos em um contrato.

Por enquanto ainda é cedo para afirmar quando os documentos em papel serão eliminados da nossa rotina, certamente estamos caminhando cada dia mais para um mundo completamente digitalizado — e as assinaturas eletrônicas possuem papel principal nesse cenário.

Agora que você sabe quais documentos podem receber assinaturas eletrônicas, assine nossa newsletter para receber muito mais dicas como essa no seu e-mail!