Como organizar os documentos da sua empresa

Abrir um negócio é estressante por si só — mas existem muitos detalhes que você deve cuidar para garantir que tudo dê certo. É por isso que organizar documentos da sua empresa não pode ser mais um problema, mas sim uma solução.

Muitos empreendedores chegam em um ponto de se sentirem sufocados pela quantidade de documentos (e por não saber ao certo onde cada um está). São contratos, notas, relatórios, planilhas, contra-cheques e muito mais documentos que precisam ser meticulosamente organizados para garantir a conformidade da empresa.

Organizar documentos te dará a visão necessária para saber o que você tem e o que está faltando para manter sua empresa em ordem. Também te ajudará a ter mais controle sobre a parte administrativa do seu negócio.

Pensando nisso, separamos abaixo 5 dicas para você organizar os documentos da sua empresa e reduzir o estresse de lidar com a papelada!

Por que criar um arquivo digital para organizar documentos?

A ideia de um arquivo físico, com gabinetes e mais gabinetes de documentos em papel, remonta aos anos 1990. A vantagem desse modelo era que você realmente precisava tirar um tempo para definir onde cada tipo de documento iria (e nomear os gabinetes) para que conseguisse achar o que precisasse, quando precisasse.

Quando falamos de documentos digitais, no entanto, a história fica um pouco mais complicada. Os documentos digitais trouxeram diversas vantagens, a começar pela economia de espaço e pela redução do risco de perder os arquivos. No entanto, como você não pode sentir ou pegar os documentos, fica fácil deixá-los espalhados por todo o computador.

O problema com isso é que, muitas vezes, você não percebe que tem um problema até ter um problema, ou seja, até não encontrar um arquivo de que precisa. Isso porque, em geral, as ferramentas de pesquisa no computador acabam ajudando a encontrar documentos perdidos — no entanto, depender inteiramente dessas ferramentas mostra pouca governança operacional e ainda te faz perder um tempo precioso.

Fato é: um arquivo digital te economizará tempo e dinheiro, contudo é preciso gastar um tempo pensando na estrutura de organização que você utilizará para realmente usufruir desses benefícios. Mas como?

Veja mais >> Você sabe quais documentos podem receber assinatura eletrônica?

Como organizar documentos e otimizar a gestão da sua empresa

Existem três objetivos gerais que você deve alcançar ao organizar documentos e montar o seu sistema de organização de arquivos:

  • Fácil de arquivar: você não quer que seu sistema de arquivamento seja um labirinto enorme e hierárquico. Você deseja que seja rápido e fácil salvar arquivos;
  • Fácil de encontrar: você deseja que seu sistema facilite a localização do arquivo ou pasta de que precisa;
  • Reutilizável: sempre que possível, você deseja usar modelos reutilizáveis e convenções de nomenclatura, que oferecem suporte aos dois objetivos anteriores.

Para conquistar esses objetivos, recomendamos seguir as dicas abaixo:

1. Armazene documentos em um local compartilhado

É tentador apenas salvar tudo em “Meus documentos”, mas isso cria dois grandes problemas. Primeiro, outras pessoas em sua empresa não conseguirão acessar esses documentos. Você precisa ter certeza de que está salvando arquivos em um servidor, unidade de rede ou outro local compartilhado. O armazenamento em nuvem compartilhado também pode ser uma boa opção.

2. Organize por categoria e data

Uma das maneiras mais eficazes de organizar seus arquivos é por categoria. Pense em quando você vai ao supermercado. Os alimentos são organizados em seções como produtos, laticínios, alimentos embalados etc., o que facilita encontrar o que você precisa quando você não sabe em que corredor o produto está. O mesmo vale para organizar documentos na sua empresa.

O truque é descobrir exatamente quais categorias usar que fazem sentido para o tamanho da sua empresa, setor ou como está organizado. Um bom lugar para começar é dividir os documentos por departamento (RH, marketing, contas a pagar etc.).

Além disso, muitas atividades de negócios são recorrentes, portanto, a organização por ano e mês facilita a identificação dos arquivos mais atuais e a localização de versões anteriores.

3. Crie novas camadas

Depois de organizar documentos, você desejará adicionar camadas adicionais que o ajudem a restringir ainda mais. É aí que entram as subpastas. As subpastas ajudam a criar grupos lógicos dentro de suas categorias maiores. Por exemplo, em uma pasta de cliente, você pode ter uma subpasta separada para cada contrato.

4. Use boas convenções de nomenclatura

É muito frustrante quando você está trabalhando duro em uma confusão de arquivos com nomes vagos como “apresentação” ou “notas”. Use nomes de arquivo claros e descritivos que facilitam a identificação do que está no arquivo, não importa onde esteja.

Aqui estão algumas práticas recomendadas:

  • Ser conciso; alguns softwares não funcionam bem com nomes de arquivo longos;
  • Use informações descritivas;
  • Para datas, use um formato AAAAMMDD para que fiquem em ordem cronológica;
  • Use numeração sequencial (01, 02, etc., em vez de 1, 2, etc.);
  • Evite caracteres especiais (como ~! @ # $%, etc.);
  • Use sublinhados (file_name) ou travessões (file-name) em vez de espaços;

5. Utilize um software próprio

Já falamos que você precisa salvar seus documentos em um local compartilhado para que todos na empresa tenham acesso. Mas, além disso, é recomendável utilizar um software próprio para o serviço.

Em geral, esse tipo de software armazena seus documentos na nuvem, garantindo que seus arquivos estejam seguros e possam ser acessados, não importa onde você esteja. Como um extra, o software oferece a possibilidade de assinar seus documentos eletronicamente, com validade jurídica, para resguardar sua empresa contra qualquer eventualidade.

Organizar documentos é uma parte básica de ter um negócio de sucesso. Quem quer ver sua empresa crescer, precisa começar de baixo para garantir a governança necessária para se tornar uma organização de renome no mercado.

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