Como evitar os tipos mais comuns de fraude de documentos?

De fato, a tecnologia trouxe uma infinidade de benefícios às empresas, simplificando processos fundamentais para seu crescimento em resultados e relevância no mercado. Porém, ela também facilitou ações criminosas, aumentando o número de golpes, como, por exemplo, a fraude de documentos.

De acordo um levantamento do Serasa Experian, marca de análises e informações sobre decisões de crédito, os brasileiros sofreram uma tentativa de fraude a cada 8 segundos em 2021. Sendo um reflexo da digitalização acelerada proveniente da pandemia da Covid-19.

Em outras palavras, o acesso aos dados e recursos financeiros das empresas ficou mais fácil para criminosos aplicarem golpes. Então, um pequeno descuido ou falta de conhecimento sobre determinadas ações, podem ser o bastante para  que seu negócio seja lesado.

Principalmente, com fraude de documentos. Isso porque, é uma das melhores formas de criminosos enganarem profissionais da sua equipe ou adquirirem dados importantes.

Dessa forma, você precisa entender por A mais B como funciona a fraude de documentos, os tipos mais comuns deste golpe e quais ações podem ser feitas para evitá-lo. Logo abaixo, te explicamos tudo isso para ajudá-lo a lidar com um problema cada vez mais comum nos empreendimentos. Confira!

O que é fraude de documentos?

Fraude de documentos consiste em qualquer alteração feita em um documento original com o intuito de enganar terceiros para obter vantagens ilícitas. Trata-se de um crime que acontece há muito tempo, mas que agora tem ganhado força por conta das ferramentas que os criminosos têm à disposição.

Com o avanço tecnológico, os criminosos encontram mais facilidade para praticar ações fraudulentas. Basta um pequeno descuido, falta de preparo ou ação equivocada para que eles consigam lesar seu negócio de alguma forma.

Geralmente, o principal risco que empresas correm pela fraude de documentos é relacionado às finanças, além de danos prejudiciais à imagem do empreendimento.

Na maioria das vezes, o prejuízo pode ser irreparável. Ou seja, você pode não conseguir recuperar os valores ou credibilidade que foram perdidos com a fraude de documentos.

Entretanto, é possível lidar com este problema. Primeiramente, você deve conhecer a fundo os tipos mais comuns de fraude de documentos. Em seguida, promover ações que neutralizem tentativas de golpe contra sua empresa.

4 principais tipos de fraude de documentos

Atualmente, existem diversos tipos de golpes que envolvem a fraude de documentos. Aliás, dá para dizer que os criminosos preferem utilizá-los, porque como algumas plataformas digitais, por exemplo, ainda são relativamente novas, favorecem essa modalidade de crime. Dentre, os principais tipos de fraudes de documentos, destacam-se:

Boletos falsos

Boletos falsos é um tipo de fraude de documento em que o criminoso manipula o código de barras original do boleto original e envia para empresa por correspondência, links ou páginas falsificadas.

Roubo de dados

Roubo de dados, por sua vez, é quando o criminoso se passa por sites ou marcas oficiais e levam a empresa a clicar em um link fraudulento, roubando informações importantes. É um tipo de fraude de documentos comum de ser feito por e-mail e SMS.

Pedido de empréstimos com documentos falsificados

Outro tipo de fraude de documentos feito por criminosos é o pedido de empréstimos com documentos falsificados. De alguma forma, eles se esforçam para obter os dados pessoais dos profissionais que trabalham em sua empresa para então utilizá-los para solicitações que os beneficiam financeiramente.

Abertura de empresas

Também acontece dos criminosos abrirem uma empresa com o nome das vítimas, isto é, líderes e gerentes de seu negócio. Assim, aplicam golpes em grande escala, solicitando empréstimos ou financiamentos de valores altíssimos com o nome dessas pessoas.

Como evitar fraude de documentos?

Conhecendo cada um dos principais tipos de fraude de documentos, é hora de você entender quais ações deve promover pensando em evitar cair em golpes como esses. Veja abaixo!

Verifique a validação

Para não cair em fraude de documentos, é necessário verificar a validação do arquivo enviado para sua empresa. Você deve, por exemplo, comparar  características do documento com outro recebido anteriormente, analisando:

  • resolução das imagens;
  • tamanho de símbolos de órgãos oficiais;
  • inserção de marcas d’água, selos, adesivos ou impressões.

Isso porque, há um padrão para documentos públicos e você pode aproveitá-lo para essa finalidade. Além disso, você pode solicitar a foto de mais um documento pelo menos para confirmar sua veracidade.

Faça perguntas

Caso você tenha dúvidas sobre a autenticidade do documento, também pode realizar perguntas para o suposto titular, questionando informações sobre o próprio arquivo, além de seus dados pessoais.

Como os criminosos lidam com montantes de documentos para aplicar golpes, é bem provável que eles não memorizem o que te passaram pelo documento fraudulento. Então, essa pode ser uma ótima forma de desmascará-los, confirmando a falsificação do arquivo em questão.

Use assinatura eletrônica

Uma das melhores formas de evitar a fraude de documentos é utilizar assinatura eletrônica. Ela conta com um processo de autenticação que garante sua veracidade.

Para efeito de comparação, o uso de tokens para legitimar o acesso a uma página é um bom exemplo. Assim como, o envio de um SMS com um código exclusivo para o smartphone do indivíduo.

Nesse sentido, assinaturas eletrônicas possuem recursos criptográficos que inviabilizam qualquer mudança no documento assinado, de modo que criminosos não possam falsificá-la. Além disso, essa opção tem validade jurídica, permitindo você utilizá-la em diversos formatos de negociação.

Evite digitalizar a assinatura

Em contrapartida, evite digitalizar sua assinatura. Essa prática não possui validade jurídica, nem oferece nenhuma proteção para a empresa. Então, é melhor optar pela assinatura eletrônica para não cair em fraude de documentos.

Invista em um software de gestão de documentos

Se por um lado, criminosos utilizam os recursos tecnológicos para tentativas de fraude de documentos, por outro, você pode investir em soluções que te protegem desses golpes, como:

  • machine learning;
  • big data;
  • analytics;
  • business intelligence.

Treine a equipe

Manter os colaboradores cientes e bem treinados quanto a fraude de documentos, sem dúvidas, é uma ótima medida para lidar com eventuais golpes contra sua empresa.

Ainda mais porque nem todos entendem como os tipos mais comuns de fraude acontecem e podem ser a isca perfeita para os criminosos lesarem seu negócio, prejudicando-o em termos financeiros e credibilidade no mercado.

Conclusão

Agora que você já sabe quais são os tipos mais comuns de fraude de documentos, bem como os meios de evitar cair em golpes como esse na sua empresa, pode preparar-se melhor para eventuais problemas nesse sentido.

Os criminosos estão lesando vários empreendimentos nos últimos tempos, principalmente por conta do avanço da tecnologia. E sem medidas preventivas contra ações fraudulentas, o seu negócio pode ser a próxima vítima. Então, todo o cuidado ainda é pouco para lidar com a fraude de documentos.

Veja também: porque você deve ter um software de assinatura eletrônica!

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