Atualmente, ter uma assinatura digital é sinônimo de rapidez e praticidade, já que, a partir da utilização dessa ferramenta, consequentemente você se vê livre das filas no cartório e do desperdício de papel. Entretanto, é certo que ainda existem alguns mitos sobre assinatura eletrônica que acabam confundindo as pessoas e até fazendo com que elas fiquem receosas ao aderirem a esse método.
Sabendo dessa dificuldade e com o intuito de esclarecer todas as dúvidas relacionadas a esse assunto, resolvemos trazer nesse texto 9 verdades e mitos sobre assinatura eletrônica, explicando cada um deles detalhadamente e de forma simples. Confira
9 verdades e mitos assinatura eletrônica
1. Assinatura digital é a mesma coisa que assinatura eletrônica
A princípio, esse é de longe um dos principais mitos sobre assinatura eletrônica. Assinatura Digital e Eletrônica são tipos diferentes de assinaturas. Em suma, como analogia, a assinatura eletrônica pode ser considerada o gênero que designa todas as espécies de assinatura de documentos eletrônicos. Por sua vez, a assinatura digital pode ser considerada uma das espécies do “gênero” assinatura eletrônica.
Em outras palavras, podemos dizer que a assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica, entretanto, não podemos dizer que ambas são a mesma coisa.
Além disso, a assinatura digital é aquela que é gerada a partir de um certificado digital, conforme a MP 2.220-2, criador da Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP Brasil), o qual estabeleceu a equivalência à uma assinatura de próprio punho, dando-lhe validade jurídica inquestionável, garantindo assim a integridade do documento e o não repúdio da assinatura.
Agora, com relação às assinaturas eletrônicas, elas podem ser consideradas todas as outras formas que não utilizam o certificado digital, como por exemplo login e senha, biometria digital ou facial, entre outras.
2. Assinatura eletrônica possui validade jurídica
A assinatura eletrônica, em suas várias formas, possui legitimidade jurídica, conforme prescrito na Medida Provisória 2.200-2/2001. Dessa forma, a assinatura eletrônica tem exatamente o mesmo valor jurídico da assinatura manuscrita com reconhecimento de firma em cartório, conforme o §1º do art. 10 da referida Medida Provisória.
3. Assinatura digital só tem validade em documentos eletrônicos
É importante entender que todo documento eletrônico, só possui validade jurídica dentro no ambiente digital, já que, uma vez impresso, não é possível utilizar ferramentas de auditoria que comprovem sua autenticidade.
Assim, todos os documentos assinados eletronicamente deverão ser mantidos em segurança, pois, sem o documento em formato digital, sua versão impressa não poderá substituí-lo.
4. Assinatura eletrônica é um processo seguro
Um dos mitos assinatura eletrônica que causam mais receio entre os novos adeptos, fica por conta da real segurança fornecida por essa ferramenta. Em suma, esse mito existe em função do processo ser realizado online, fazendo com que algumas pessoas achem esse método menos seguro.
Entretanto, alguns aspectos como criptografia forte do documento assinado tornam a assinatura eletrônica mais segura do que a assinatura feita com o próprio punho, os quais falaremos a seguir:
5. Certificado digital é a mesma coisa que assinatura digital (mito)
O certificado digital e a assinatura digital são duas coisas distintas e não podem ser confundidos. O certificado difital funciona como uma espécie de CPF ou CNPJ eletrônico, o qual garante a autenticidade que pode ser verificada digitalmente.
Por outro lado, assinatura digital é uma técnica que permite assinar um documento virtualmente. Por fim, o certificado digital traz mais segurança ao assinar os documentos, já que ele dá mais credibilidade às transações virtuais.
6. Assinar com certificado digital substitui reconhecimento de firma (verdade)
Conforme já mencionado acima, o certificado digital, além de trazer mais segurança durante todo processo de assinatura, ele tem a mesma validade jurídica que a assinatura à caneta para 95% das transações nacionais, independentemente de esta última trazer ou não o carimbo de um cartório.
Entretanto, a única exceção fica por conta da compra/venda de imóveis, que exige escritura pública e da transferência de proprietário para um imóvel usado.
7. É possível verificar se uma assinatura digital é válida (verdade)
No site do ITI (Instituto Nacional de Tecnologia da Informação), é possível verificar se uma assinatura com certificado digital é de fato válida ou não. Lembrando que a assinatura digital possui três padrões estabelecidos pelas políticas da ICP-Brasil: CAdES, XAdES e PAdES, os quais serão analisados pelo site do ITI.
Por último, após passar pela verificação, esses são os possíveis resultados que poderão retornar:
- Aprovado: assinatura em conformidade com o padrão ICP-Brasil;
- Reprovado: assinatura não mantém conformidade com o padrão ICP-Brasil;
- Indeterminado: informações disponíveis são insuficientes para afirmar se a assinatura está em conformidade ou não com o padrão ICP-Brasil.
8. A assinatura eletrônica contribui para conformidade da LGPD (verdade)
Em síntese, assinar os documentos de forma manual, devido a intensa tramitação de papéis, o acesso aos dados se dá de forma mais facilitada. Por outro lado, no ambiente digital, todo o processo acontece de uma forma muito mais segura.
Além disso, os documentos assinados digitalmente podem ser armazenados em ambientes protegidos, e, portanto, seu acesso é mais restrito, ou seja, somente as pessoas autorizadas podem acessar os dados destes documentos.
9. A assinatura digital é obrigatória em todos documentos de RH (mito)
Por fim, temos o último mito sobre assinatura eletrônica, o qual afirma que a assinatura digital é obrigatória em todos documentos de RH como por exemplo, folha de ponto, benefícios, aviso de férias, entre outros. Embora seja muito mais economico e vantajoso utilizar assinatura eletrónica nos processos de RH, essa obrigatoriedade não procede.
Dessa forma, para essas atividades, a assinatura eletrônica (a que não necessita do certificado digital) pode ser utilizada normalmente.
A escolha melhor software de assinatura eletrônica
Esclarecidos as verdades e os mitos sobre assinatura eletrônica, é importante ressaltar a importância de se ter um software especializado para realizar as suas assinaturas digitais com o máximo de eficiência e rapidez, bem como fazer essas assinaturas sempre com o mesmo programa.
Atualmente, ter uma assinatura digital é sinônimo de rapidez e praticidade, já que, a partir da utilização dessa ferramenta, consequentemente você se vê livre das filas no cartório e do desperdício de papel. Entretanto, é certo que ainda existem alguns mitos sobre assinatura eletrônica que acabam confundindo as pessoas e até fazendo com que elas fiquem receosas ao aderirem a esse método.
Nesse sentido, a Decisão Sistemas decidiu criar um dos softwares de assinatura digital mais completos do mercado, o NPAPER, capaz de administrar todas as suas assinaturas eletrônicas em só lugar e de maneira extremamente segura.
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