No mercado de cobrança, o desafio de localizar devedores implica em possuir seus dados atualizados e em contatá-los por meio de canais eficientes. Os resultados de uma operação de cobrança são positivos quando se traduzem em recuperação de crédito e quando geram custo benefício favorável à assessoria de cobrança.
Otimizar custos no processo de recuperação de dívidas é possível com a adoção de canais alternativos ao envio de boletos físicos por Correios. O uso do e-mail, por exemplo, implica em vantagens práticas, mas para que se efetivem é preciso atentar-se a alguns cuidados. Acompanhe e entenda melhor.
Vantagens do uso do e-mail para efetuar cobranças
A comunicação via e-mail ganha espaço crescente na rotina das empresas. Para o mercado de cobrança essa prática traz as seguintes vantagens:
- O envio de cobrança por e-mail é 10 vezes mais econômico que o envio do boleto físico pelo correio.
- O uso do e-mail traz praticidade e segurança às operações de cobrança, pois há a possibilidade de confirmar o sucesso de entrega e leitura do e-mail, o que traz mais garantia em relação à efetivação do pagamento.
- Operações de cobrança por e-mail levam menos tempo em relação ao envio de boleto físico. Correios possuem um prazo de 10 dias depois da postagem para realizar a entrega e correm risco de extravio.
Além disso, a determinação da Febrabran (Federação Brasileira dos Bancos) relativa ao fim do boleto sem registro implica em mais custos para as atividades de cobrança e recuperação de crédito. Um mesmo boleto com registro bancário pode gerar várias tarifas. Diante disso, evitar os gastos que a emissão de boleto físico por correio representa passa a ser ainda mais necessário.
Melhores práticas para enviar e-mails
O sucesso do uso desse canal está condicionado à manutenção de uma base de e-mail atualizada e na prática de alguns cuidados para que o aumento da recuperação de crédito seja efetivo. Conheça 4 recomendações importantes a seguir.
1. Formule bem o assunto do e-mail
Para que o e-mail seja aberto e lido, seu assunto deve ser atrativo. O ideal é que seja direto, apresente o tema central e seja persuasivo.
Uma técnica de persuasão que pode ser adotada é deixar claro que trata-se de uma cobrança com prazos e limites bem estabelecidos. Dê a entender que algo precisa ser feito dentro de um tempo previsto para que não fracasse.
Notificações extrajudiciais funcionam basicamente dessa maneira. Quando o devedor entende que se tornará réu em ação judicial caso não pague sua dívida, costuma buscar a resolução para o problema.
2. Use templates
Recuperar a capacidade do devedor que inadimpliu com seu cliente é oferecer assessoria em recuperação de crédito, mais do que apenas emitir cobranças. Por isso, é preciso ajudar o inadimplente a retomar sua capacidade de pagamento e estar pronto para se relacionar com ele.
Uma forma de fazer isso com eficiência é criar materiais explicativos adequados a circunstâncias específicas que serão úteis para orientações e esclarecimento de dúvidas. Isso pode ser feito em um documento de templates no seu computador, por exemplo. Assim, você poderá replicar respostas prontas, otimizando seus processos.
3. Aproxime-se do destinatário
Aproxime-se o máximo que puder do seu destinatário, identificando o tratamento que se adequa ao seu perfil e demonstrando que quem está entrando em contato é uma pessoa e não a empresa. Para isso, insira o seu nome no endereço de e-mail utilizado (seunome@nomedaassessoria.com).
Também não deixe de adaptar os templates para torná-los mais específicos e pessoais. Chame sempre o destinatário pelo nome, por exemplo.
4. Evite que seu e-mail seja classificado como spam
Para que seu e-mail não seja marcado como spam acidentalmente por filtros ou leitores, siga as seguintes instruções:
- Limite seu assunto a 50 caracteres, no máximo, para que o usuário consiga absorvê-lo ao navegar em sua caixa de entrada.
- Evite alguns termos no corpo e assunto do e-mail, como “clique aqui”, “crédito” ou “de/para sua empresa” e verbos como “divulgue” ou “consulte”. Procure não usar exclamações, cifrões, ou caixa alta.
- Configure o SPF para que o envio de e-mails em nome do endereço usado como remetente esteja autorizado.
Seguindo essas dicas, é possível fazer o melhor uso do e-mail e aumentar a recuperação de crédito com mais praticidade e menos custos, pois não basta escolher os melhores canais de contato. É preciso saber utilizá-los a seu favor.
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