Tudo sobre o que é e como fazer assinatura eletrônica

Devido a toda praticidade oferecida pelas assinaturas eletrônicas, o número de empresas adeptas a essa prática tem crescido a cada ano.

Entretanto, embora essa não seja uma tecnologia recente, ainda vemos diversos gestores se perguntando como fazer assinatura eletrônica e qual a sua validade jurídica.

Dito isso, nesse artigo você vai aprender como fazer assinatura eletrônica, quais seus principais benefícios, sua diferença para a assinatura digital e muito mais.

O que é uma assinatura eletrônica?

Antes de aprender a como fazer assinatura eletrônica, primeiro, você precisa entender o que ela é. Assim como sua assinatura com caneta e papel, assinar documentos eletronicamente é uma forma de você reconhecer sua identidade em um documento. Quando falamos de assinatura eletrônica, existem múltiplas formas de fazê-la.

Você pode usar uma ferramenta de assinatura eletrônica que permite assinar um documento com um clique do mouse ou desenhar sua assinatura em um documento digital com um dispositivo eletrônico, como o mouse, por exemplo.

A presença de tal assinatura em um documento pode ou não conferir a ele um status legal (mais forte ou mais fraco), dependendo de vários fatores que falaremos no decorrer do texto.

Qual a diferença entre assinatura eletrônica e digital?

Diferente do que muitas pessoas pensam, as assinaturas digitais são um tipo de assinatura eletrônica e se diferenciam basicamente porque utilizam certificados digitais.

Em uma rápida analogia, a assinatura digital é uma assinatura reconhecida em cartório, enquanto a assinatura eletrônica é uma assinatura comum.

Basicamente, uma assinatura eletrônica não precisa ser necessariamente uma “assinatura”. Pode ser um sinal ou um conjunto de sinais, um símbolo ou um processo anexado a um documento.

Ela abrange todas as assinaturas online e tem uma definição mais ampla do que as assinaturas digitais.

Quais os benefícios da assinatura eletrônica?

Benefício #1: Transações executadas com mais agilidade

Em geral, profissionais de todas as áreas já têm o suficiente com que se preocupar, sem ter que esperar a papelada ser distribuída para assinaturas antes de um contrato necessário ser colocado em prática.

Com a assinatura eletrônica, eles podem acelerar a execução de contratos urgentes. Ela evita atrasos desnecessários na finalização de contratos, resultando em melhor desempenho.

Assim, o processo do contrato pode ser utilizado das seguintes formas:

• A assinatura eletrônica vale por toda a vigência do contrato, eliminando a necessidade de atualização;
• É mais fácil e potencialmente mais rápido identificar e corrigir erros em uma assinatura eletrônica;
• Mesmo que as partes estejam geograficamente distantes, as assinaturas são feitas eletronicamente para que não haja demora na atualização ou execução dos contratos.

Benefício #2: Segurança aprimorada

Outra vantagem das assinaturas eletrônicas é que há menos preocupação com a segurança do que com o papel, que pode ser facilmente adulterado.

O software de assinatura eletrônica criptografa a assinatura e os dados dos documentos e pode detectar automaticamente qualquer mínima alteração, diferente do que ocorre nas assinaturas manuais.

Benefício #3: Menor custo de transação

Além da redução de custos de impressão e de transporte, os processos automatizados de assinatura eletrônica podem reduzir o impacto financeiro de erro humano, como erros de assinatura, que podem retardar o processo ou causar eventuais problemas onerosos se inicialmente não detectados.

O software de assinatura eletrônica pode ajudar a mitigar riscos, fornecendo alertas sobre registros suspeitos ou problemas de conformidade envolvidos em um contrato.

As assinaturas eletrônicas garantem que tudo esteja em ordem, economizando o custo de corrigir problemas que poderiam ter sido evitados.

Benefício #4: Mais praticidade

Como sabemos, a assinatura manual de documentos exige o deslocamento das partes ou de envio e transporte dos documentos para a conclusão desse processo.

Além disso, existe também o gasto com papéis, etapas envolvendo a impressão e o armazenamento dos arquivos e etc.

Em suma, com a assinatura digital todos esses percalços são reduzidos instantaneamente, vez que todo processo é realizado online e o arquivamento das informações é feito em pastas virtuais.

Benefício #5: Compromisso ambiental

Antes de tudo, saiba que empresas que se preocupam com o ecossistema geram vantagem competitiva perante seus concorrentes e se destacam no mercado.

Em síntese, ao assinar seus documentos digitalmente, você reduz o consumo de papel e contribui com a regeneração do meio ambiente.

Afinal, as assinaturas eletrônicas possuem validade jurídica?

Mesmo após aprender a como fazer assinatura eletrônica, pode ser que você fique na dúvida sobre a legalidade desse processo.

Nesse sentido, saiba que assinatura eletrônica é legal não apenas no Brasil, mas em mais de 30 países na Europa e nos Estados Unidos.

O ICP-Brasil é a instituição responsável por validar as assinaturas eletrônicas do país. Portanto, verifique se a sua plataforma de assinatura está de acordo com os critérios estabelecidos por esse órgão.

Por último, tenha em mente que o status legal desse procedimento depende de três elementos jurídicos essenciais:

Quem assinou?

Esta é a parte onde a identidade do signatário deve ser verificável. Em outras palavras, quanto mais rígido for o controle de identidade no método, maior será a segurança da transação.

O que foi assinado?

O conteúdo do documento exerce grande influência nesse processo, afinal, é preciso saber se as partes envolvidas pretendem assinar e se comprometer legalmente com o que está escrito.

É aqui que importa o conteúdo e o que as partes declararam na versão assinada do documento. Se um contrato for alterado antes de ser assinado, a nova redação se tornará uma nova versão do contrato.

Se houver mais de uma parte convidada a assinar o documento, então o contrato só é considerado como assinado quando todos o tiverem assinado, concordando assim com o conteúdo comum.

O documento foi alterado ou adulterado após a assinatura?

A parte final que é importante para determinar o status legal de um documento assinado eletronicamente é a integridade do documento após a assinatura.

Isso significa que, após as partes terem assinado o documento, ele deve ter mecanismos para ser mantido intacto e não pode ser modificado ou adulterado.

Na prática, onde posso usar uma assinatura eletrônica?

Você pode utilizar a assinatura eletrônica em diversos departamentos. A seguir, listamos algumas das suas forma de uso mais comuns:

RH

Entender as etapas de como fazer assinatura eletrônica, traz mais facilidade na hora de preencher formulários de inscrição, seguir com processos de recrutamento e seleção, contratação, holerites, recibos e toda documentação que envolve empregado e empregador podem ser assinados eletronicamente.

Área Jurídica

Em resumo, o departamento jurídico conquista mais tempo na coleta de assinaturas de registros como: acordos trabalhistas; contratos com parceiros e fornecedores e contratos comerciais.

Compras

Por fim, um sistema de assinatura eletrônica permite que os contratos de compra possam ser geridos adequadamente, bem como garantir suas entregas no local e na hora certa.

Quem pode ter assinatura eletrônica?

Qualquer empresa pode utilizar a assinatura eletrônica. Em geral, esse tipo de assinatura é utilizada em contratos de aluguel, planos de saúde, contratos de compra e venda, notificações jurídicas, aquisição de produtos e serviços em geral e nas relações trabalhistas, em contratos de trabalho, recibos de salários e de férias, por exemplo. No entanto, não há nenhuma limitação.

Quais os tipos de assinatura eletrônica? 

• Assinatura simples: não requer uso de certificado digital, apenas a auto declaração dos dados dos signatários. Nesse caso, esse tipo de assinatura é recomendado quando a identidade do usuário precisa ser confirmada em situações de baixo risco;
• Assinatura avançada: requer um tipo de certificado digital, mas que não precisa necessariamente ser emitido pela ICP-Brasil. Utiliza-se essa assinatura quando é necessário ter certeza da identidade da pessoa que está assinando o documento;
• Assinatura qualificada: Contratos de altos valores, de altos riscos, longos ou complexos, documentos sigilosos ou sensíveis ligados à área da saúde e segurança, recomenda-se assinaturas eletrônicas com uso de certificados digitais emitidos por autoridades públicas creditadas e reconhecidas, como a ICP-Brasil.

E como fazer assinatura eletrônica?

Enfim, chegamos no ponto onde falaremos como fazer assinatura eletrônica. Antes de tudo, veja que o ideal é que a assinatura eletrônica seja feita por meio de uma plataforma de assinatura desenvolvida especialmente para isso.

Por meio da plataforma, quando os signatários recebem documentos para assinatura eletrônica, eles são obrigados a fornecer credenciais para acessar o documento em seu portal.

Uma vez confirmada a identidade de todos, é colhido o consentimento do signatário para assinar eletronicamente os documentos e as partes têm a segurança de que a versão do documento está devidamente registrada e salva na nuvem.

Desse modo, uma plataforma especializada se mostra a melhor opção para assinatura de documentos online, já que ela assegura a legalidade, o registro e a imutabilidade dos documentos assinados.

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