Como otimizar as cobranças de sua assessoria?

Ninguém quer ter que passar por um processo jurídico para receber o que lhes é devido por lei — na sua assessoria de cobrança, então, é ainda mais importante otimizar os processos para garantir que a cobrança aconteça de forma suave e sem problemas com o devedor.

Para isso, é natural que sua assessoria utilize diversas táticas de cobrança antes de optar pela execução da dívida. Mas nós sabemos que essa não é uma tarefa fácil. Otimizar os processos de cobrança requer bastante paciência, diplomacia e inteligência estratégica, por isso é sempre bom procurar dicas e práticas que permitam ao negócio ter mais sucesso.

Confira agora algumas ações que podem auxiliar a otimizar as cobranças para aumentar a taxa de sucesso sem que a execução da dívida seja necessária!

A importância da abordagem para otimizar cobranças

Este é o momento mais crítico do trabalho de uma assessoria: a hora de cobrar as pessoas. Enviar uma carta padrão gerada por um programa de computador não é a melhor abordagem — uma ligação direta para lembrar ao devedor do débito é geralmente um método de cobrança mais convincente. Veja algumas dicas para melhorar sua abordagem:

1. Atenue o tom da conversa

Na primeira abordagem, uma boa estratégia é fazer com que essa comunicação soe como um lembrete e não como uma cobrança. Isso atenua o peso da cobrança e abre espaço para que a pessoa se programe. Um ponto principal nessa hora é se certificar de perguntar a previsão de pagamento da conta.

Tome cuidado com a cobrança, pois o Código do Consumidor possui regras para inibir a exposição do devedor na qual haja alguma situação vexatória (artigos 42 e 71). Esse tipo de situação pode gerar problemas jurídicos para a empresa, por isso o ideal é apresentar toda a situação de maneira clara e impessoal, respeitando os direitos do consumidor.

2. Seja empático

Uma dica para evitar problemas e otimizar cobranças é ser empático. Empatia é o exercício de se colocar no lugar de alguém para compreender melhor o que se passa com a pessoa. É importante que a pessoa responsável por fazer aquela cobrança se coloque no lugar de quem está do outro lado e tente compreender o porquê do atraso e da falta de pagamento.

Não se trata de compadecimento, de deixar a emoção tomar conta, afinal uma assessoria de cobrança deve efetuar seu trabalho independente do que acontece na vida daqueles que são cobrados. Porém, é importante tentar mostrar que a empresa não trata o devedor apenas como mais um, mas como alguém que merece atenção.

Essa estratégia deve ser alinhada com todos os cobradores, pois alguns podem ser mais enérgicos e objetivos enquanto outros são mais compreensivos. Alinhe bem para que todos operem da maneira como deseja a direção da empresa.

3. Organize a demanda

Se a equipe da assessoria está com a agenda cheia de trabalho, a melhor coisa a ser feita é a organização e alinhamento dessas tarefas. Divida as cobranças de acordo com as habilidades e disponibilidade de cada colaborador e coordene metas para que o trabalho seja entregue e o gargalo seja extinto.

Lembre-se que o trabalho em equipe, quando bem executado e coordenado, faz toda a diferença na performance de uma empresa, ainda mais quando se trata de uma empresa de cobranças, que precisa efetuar seu trabalho com agilidade em prol do cliente.

Os benefícios da tecnologia para otimizar cobranças

Muitas soluções tecnológicas foram criadas para auxiliar o trabalho das empresas, inclusive das assessorias de cobrança. É por isso que, para otimizar cobranças na sua organização, além de cuidar da abordagem é preciso contar com as ferramentas certas que auxiliem o trabalho da equipe.

Utilizar um sistema de gestão integrado, com interface personalizada para cobrança é uma ótima maneira de organizar sua empresa. Veja abaixo quais são os benefícios:

1. Aumento da produtividade

Embora as margens de cobrança de dívidas mais estreitas e a crescente dificuldade em alcançar os clientes tenham afetado o setor, a tecnologia implementada de forma adequada pode melhorar a lucratividade e a produtividade da assessoria de cobrança.

Os agentes que fazem contato com os clientes podem usar essas ferramentas automatizadas para gerenciar melhor seu tempo e suas decisões. Ferramentas automatizadas também podem realizar transações e coletar informações para pagamentos, liberando tempo e aumentando a produtividade dos agentes.

O emprego de tecnologia na cobrança de dívidas também melhora a capacidade de resposta — é possível utilizar o WhatsApp, por exemplo, e tornar o contato mais pessoal e prático de ser registrado.

2. Melhor tomada de decisão

A tecnologia também permite uma análise de dados mais profunda e eficiente, além do acompanhamento das cobranças e pagamentos realizados. Tudo isso também resulta na produção de relatórios, que ajudam os supervisores a compreender quais são suas demandas e quais foram os resultados, algo fundamental para realizar a análise de desempenho do escritório.

A automação pode oferecer percepções profundas usando dados para sugerir tendências e padrões da cobrança. Um gerente pode usar esses dados para identificar quais funcionários estão indo melhor e examinar a quantidade de tempo gasto na coleta de cada conta.

3. Eliminação de tarefas manuais

No lado administrativo, a tecnologia pode ajudar a eliminar tarefas administrativas manuais, como pesquisa, documentação e revisão de relatórios, que tendem a deixar espaço para erros humanos. Esses tipos de atividades “sem valor” podem retardar o progresso, o que por sua vez pode atrasar a conclusão das atividades essenciais de um negócio.

Um exemplo de automação da tomada de decisão é o uso de dados como receita, pontuação de crédito e patrimônio líquido para auxiliar na determinação do potencial de liquidação. Quanto mais decisões são automatizadas, os funcionários ficam mais livres para se envolver em tarefas mais inovadoras e valiosas.

Essas são algumas dicas para otimizar cobranças e auxiliar no sucesso da sua empresa. Conhece mais alguma tática eficiente? Então compartilhe suas experiências nos comentários!