Como delegar tarefas de forma eficaz

Você deve ter ouvido que a melhor maneira de fazer algo é fazendo você mesmo. Embora esse seja um bom conselho para alguns aspectos da vida, você descobrirá que sempre segui-lo no trabalho pode ser contraproducente.

Os pequenos empreendedores, geralmente, têm muitas coisas a fazer. Eles negociam com os clientes, fazem o controle financeiro do negócio e dão o seu melhor para alcançar o sucesso sem quaisquer problemas.

Nessas circunstâncias, você precisa priorizar as atividades, se concentrar naquelas mais importantes e reduzir sua carga delegando tarefas de maneira eficaz.

Mas como delegar tarefas? A gente te conta no artigo de hoje! Continue lendo e aprenda:

Por que é importante delegar tarefas?

Antes de falar como delegar tarefas, é preciso entender o que é e porque fazê-lo.

A delegação de tarefas nada mais é do que transferir a responsabilidade de algumas atividades na sua empresa para seus funcionários.

Isso é importante porque, como gestor de um negócio, você não pode e não deve fazer tudo sozinho.

Para começar, fazer tudo sozinho significaria colocar nas suas costas mais trabalho do que você dá conta. Além de prejudicar seu bem-estar, isso prejudica o trabalho em si, que pode não ser feito da melhor maneira pela falta de tempo.

Em segundo lugar, você pode não ser especialista em determinadas tarefas, e transferir a responsabilidade dela para profissionais que possuem as habilidades corretas para executá-la poderá gerar melhores resultados.

Mas não é só por isso que delegar tarefas é importante. A delegação também gera confiança, produtividade e estimula sua equipe a entregar o melhor.

Isso permite que seus funcionários desenvolvam suas próprias habilidades e mostra que você realmente acredita neles.

Por um lado, funcionários motivados são mais produtivos e comprometidos com o trabalho. Por outro, a delegação te libera para pensar em estratégias que realmente podem fazer sua empresa crescer, enquanto você tem a tranquilidade de saber que o negócio está operando como deveria.

Como saber o que deve ser delegado?

Uma barreira comum à delegação é que os líderes não têm certeza de quais tarefas devem ou não devem delegar.

Na carga de trabalho de cada empreendedor, há provavelmente tarefas que você deve fazer você mesmo. Mas como saber quais são elas? Veja a seguir algumas dicas de tarefas que devem ser delegadas:

  • Tarefas curtas: são aquelas que levam pouco tempo para serem executadas, mas que são numerosas. Isso pode ser agendar reuniões, reservar voos para viagens de negócios ou fazer acompanhamento com fornecedores;
  • Tarefas repetitivas: são tarefas que requerem pouco pensamento crítico e acontecem regularmente;
  • Tarefas complexas: são aquelas tarefas grandes o suficiente que podem ser divididas em pequenos pedaços. Esses pedaços podem então ser delegados aos seus funcionários, para encurtar o prazo de entrega da tarefa;
  • Tarefas que exigem habilidades específicas: como falamos, algumas vezes você pode não ser o mais apto a realizar determinadas tarefas. Por isso, delegue elas às pessoas que possuem as habilidades necessárias para fazer o trabalho bem e rápido;
  • Tarefas sensíveis ao tempo: você também pode estar sem tempo para lidar com determinadas tarefas urgentes na sua agenda. Elas, então, podem ser delegadas a funcionários que estejam com a agenda mais vazia.

Como delegar tarefas: 7 dicas

Depois que você definir quais tarefas delegar, existem algumas dicas que deve seguir para fazer a delegação de forma eficaz. Veja abaixo quais são elas:

1. Jogue com os pontos fortes de seus funcionários

Para algumas tarefas, é provável que haja alguém em sua equipe com o conjunto de habilidades específicas necessárias para alcançar o resultado desejado. Aproveite isso e jogue com os pontos fortes de seus funcionários. Quando alguém tem uma chance maior de se destacar, fica mais motivado e engajado, o que beneficia toda a empresa.

2. Defina o resultado desejado

Simplesmente despejar trabalho em outra pessoa não é delegação. As tarefas que você transfere devem vir com o contexto adequado e um vínculo claro com os objetivos da organização. Isso inclui definir e comunicar os resultados e prazos esperados. Antes que alguém comece a trabalhar em um projeto, eles devem saber o que precisa ser concluído e até quando, incluindo as métricas que você usará para medir o sucesso de seu trabalho.

3. Forneça os recursos necessários

Se a pessoa a quem você está delegando trabalho precisa de treinamento ou recursos específicos para concluir a tarefa atribuída, é sua função como gestor fornecer todos as duas. Escolher alguém para uma tarefa impossível frustrará ambos os lados; seu funcionário não será capaz de alcançar o resultado desejado, e você provavelmente precisará colocar esse trabalho de volta em sua lista de tarefas pendentes.

4. Não microgerencie

Você também precisa lutar contra o desejo de microgerenciar. Dizer ao seu funcionário, passo a passo, como você realizaria a tarefa e, em seguida, controlar cada parte do processo não permitirá que eles aprendam ou ganhem novas habilidades. Em vez disso, concentre-se no objetivo final desejado e no porquê a tarefa é importante, e ajude a resolver quaisquer lacunas entre o resultado e o conjunto de habilidades atual.

5. Estabeleça um canal de comunicação claro

Embora você queira evitar microgerenciamento, você deseja estabelecer um canal de comunicação para que a pessoa a quem você está delegando se sinta confortável para fazer perguntas e fornecer atualizações de progresso.

6. Seja tolerante com a falha

Essa etapa é particularmente importante para os perfeccionistas que evitam delegar tarefas porque acham que o jeito deles é o melhor de fazer o trabalho. Você precisa ser tolerante com o fracasso — não porque seus funcionários possam falhar, mas porque isso permitirá a experimentação e capacitará as pessoas às quais você está atribuindo tarefas para que adotem uma nova abordagem.

7. Forneça feedback

Além de monitorar o progresso, você também deve fornecer feedback aos seus funcionários após a conclusão das tarefas que você delegou. Se uma tarefa não foi concluída conforme desejado, não tenha medo de fazer críticas construtivas. Por outro lado, lembre-se de fornecer feedback positivo e mostrar sua apreciação quando uma tarefa for bem executada.

Delegar tarefas de forma eficaz certamente ajudará a melhorar a gestão do seu negócio. Mas, para isso, é preciso organizar seus processos de forma clara e consistente.

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