As planilhas eletrônicas apresentam praticidades que são úteis para o nosso cotidiano. Entre elas estão a realização de cálculos simples (soma, subtração, porcentagem etc.) e elaboração de gráficos básicos. No entanto, essa lógica não se aplica na gestão empresarial. A utilização delas na gestão da ESC (Empresa Simples de Crédito) torna o processo administrativo mais demorado e com mais riscos de falhas e erros.
Por outro lado, muitos empreendedores, especialmente os que estão iniciando no mercado, ainda não sabem qual ferramenta utilizar no lugar das planilhas. Caso essa também seja a sua situação, este post foi feito inteiramente para você. Neste conteúdo abordaremos sobre as razões para não usar planilhas eletrônicas e informaremos sobre a melhor ferramenta para a gestão da sua ESC. Boa leitura.
6 razões para não usar planilhas na sua ESC
As planilhas apresentam diversas praticidades para o nosso cotidiano, porém elas apresentam algumas desvantagens em relação ao seu uso na gestão empresarial. Por esse motivo, na sequência do post explicaremos sobre os principais aspectos negativos dessa ferramenta.
1. Maior gasto de tempo
A primeira razão para não utilizar planilhas na gestão da ESC é um maior gasto de tempo na sua elaboração e manutenção. Isso acontece porque você vai precisar gerenciar diversas planilhas e, consequentemente, além de ocupar grande parte do seu tempo, terá dificuldade para acompanhar os resultados e identificar as necessidades do seu negócio.
Além disso, cada departamento empresarial precisa de diferentes tipos de planilha para registrar as suas atividades. Com isso, a sua empresa terá várias planilhas e consequentemente perderá o controle em relação ao modo pelas quais elas são formatadas.
2 . Limitação de recursos
Os recursos disponibilizados pelas planilhas são limitados. Isso pode ser bastante prejudicial na gestão do seu negócio, porque cada departamento precisa de relatórios personalizados, pois cada área apresenta necessidades e características específicas.
Desse modo, as planilhas não vão te ajudar a fornecer uma visão global sobre o desempenho e as necessidades de diferentes setores dos negócios.
3. Não é personalizável
Essa questão se relaciona justamente com o tópico anterior. Isso porque, os recursos das planilhas são padronizados e limitados. Com isso, não há a possibilidade de personalizar cada planilha de acordo com a necessidade de cada segmento do seu negócio.
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4. Não possui muita segurança dos dados
As planilhas não possibilitam a recuperação rápida de desastres. Isso ocorre porque os dados dificilmente vão ser mantidos em um único banco centralizado. Com isso, as informações vão circular sem um controle adequado.
Essa questão pode complicar ainda mais caso os funcionários não entendam a importância das práticas de segurança de informação e da necessidade de backup dos dados.
Caso aconteça algum desastre, a recuperação de todos os dados das planilhas fica bastante complicado. Isso pode gerar graves prejuízos financeiros e impedir que a empresa retome as suas atividades de maneira rápida e ágil.
5. Maior risco de erros
As planilhas apresentam alto risco de erros humanos. Em algumas situações, algum funcionário (podendo ser, por exemplo, um diretor, colaborador, consultor etc.) pode digitar algum um dado em uma célula errada ou digitar um número errado, sem falar nos erros e inconsistências nas fórmulas de cálculos.
Com isso, informações importantes podem ser apagadas e fórmulas para a realização de cálculos podem desaparecer. Ambas as questões podem comprometer a confiabilidade dos dados presentes nos relatórios empresariais.
6. Maior dificuldade em visualizar os dados
Os dados se tornam mais difíceis de serem visualizados justamente pelo fato de existirem várias planilhas. Como as informações não estarão centralizadas em um único local, os gestores terão dificuldade para analisar as necessidades de diferentes segmentos da empresa, podendo comprometer a tomada de decisão.
O que usar no lugar das planilhas?
Diante das questões que abordamos anteriormente, a melhor ferramenta a ser utilizada no lugar das planilhas são os softwares de gestão. A ferramenta tecnológica vai ajudar a sua empresa a garantir a agilidade nos processos e também aumentar as probabilidades de crescimento do seu negócio. Vale destacar ainda que você poderá contar com o suporte da empresa a ser contratada.
Também conhecido como ERP, os sistemas de gestão reúnem informações em relação a diferentes segmentos das empresas. Entre eles estão a área financeira, de marketing, contabilidade, recursos humanos etc.
Com a centralização dos dados, os gestores vão ter uma visão abrangente das necessidades de diferentes setores da empresa, vão ter mais segurança na tomada de decisões e também serão capazes de desenvolver planos de ações assertivos para garantir o crescimento do negócio no mercado.
Quais as funcionalidades mais comuns nos softwares de ESC?
O DIESC é o nosso software de gestão desenvolvido especialmente para atender as empresas de ESC. a ferramenta conta com diversas funcionalidades que ajudam os negócios do setor a agirem conforme as diretrizes previstas pela lei da ESC. Além disso, o sistema contribui para deixar as operações da sua empresa mais ágeis, pois diversas atividades serão automatizadas no cotidiano empresarial.
Entre as principais funcionalidades existentes nos softwares de ESC estão:
- comunicação com os principais bancos: com essa funcionalidade torna-se possível pagar e receber contas com rapidez e tranquilidade;
- apresentação de relatórios de gestão: os relatórios de gestão vão te ajudar a ter o conhecimento do desempenho e das necessidades do seu negócio;
- templates de contratos e documentos: essa funcionalidade vai te ajudar a elaborar diversos tipos de documentações na sua empresa;
- operações de desconto e empréstimo: ambas as operações são fundamentais no setor financeiro e o sistema registra todas elas de forma automática.
Diante de todas as funcionalidades mencionadas, podemos dizer que a ferramenta vai ajudar a simplificar diversas tarefas operacionais, e garantir a agilidade nas operações, e a diminuir os riscos do negócio. A instalação do sistema pode ser local ou em nuvem.
Como é possível perceber, a utilização das planilhas na gestão da ESC não é uma prática recomendada. Isso se dá por conta das diferentes desvantagens na administração das empresas, pois elas lidam com um amplo volume de dados. Por isso, apresentamos o software de gestão para que você possa entender dos benefícios proporcionados pela ferramenta e possa implementá-la para ajudar na implementação da transformação digital na ESC.
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