A gestão de contratos é um processo que envolve todo o gerenciamento dos documentos, desce a criação, até a execução, principalmente a análise de desempenho operacional do contrato e a mitigação de riscos financeiros.
Os resultados dessa gestão estão intimamente ligados à forma como é feito o gerenciamento da criação, análise e execução do contrato.
Então, se você quiser saber mais sobre isso, leia nosso conteúdo para que você consiga entender de uma forma definitiva o que é gestão de contratos, a importância de um gerenciamento eficiente de seu processo de contratação e os benefícios para os seus negócios.
O que é a gestão de contratos?
Um eficiente gerenciamento de documentos vai muito além do simples acompanhamento de suas etapas.
Resumidamente, a gestão de contratos é o conjunto de atividades relacionadas ao monitoramento das etapas do documento, a padronização de termos, organização de documentos que comprovem os cumprimentos dos atos, visualização geral dos contratos da empresa e a diminuição de riscos.
Um contrato tem como objetivo dar segurança jurídica às partes envolvidas, e portanto, precisa ser bem redigido e ter regras claras. Afinal, contratos com cláusulas mal elaboradas trazem riscos judiciais e possíveis problemas para a empresa.
Qual é o objetivo da gestão de contratos
Os contratos envolvem diferentes setores e atividades de uma empresa, e a gestão destes documentos tem como principais objetivos:
- Agilizar requisições e simplificar processos internos e externos da empresa;
- Manter um histórico e armazenamento das informações do contrato;
- Controlar prazos, sejam eles de fornecimento de documentos, de assinatura, de vencimento ou de renovação;
- Facilitar a comunicação entre os envolvidos;
- Contribuir para a formalização de um documento isento de erros;
- Garantir o fiel cumprimento das cláusulas e obrigações.
Por que é importante ter uma gestão de contratos?
Certamente a gestão de contratos é uma atividade chave nos departamentos jurídicos de empresas.
Ela é de suma importância porque:
- É responsável pela organização do relacionamento profissional da empresa com clientes, fornecedores, prestadores de serviços e outros;
- Oferece segurança jurídica;
- Monitora as etapas e organização de anexos que garantem o cumprimento das obrigações, formas claras de cobrança de valores e penalidades coerentes para caso de descumprimento do acordado;
- Diminui os riscos da empresa com cobranças assertivas e diminuição da perda de dinheiro em litígios desnecessários e danos causados por cláusulas malfeitas;
- Oferece um panorama aos gestores sobre os prazos e cumprimento de obrigações estipuladas por meio do documento.
Ou seja, resumidamente, podemos dizer que uma boa gestão de contratos implica em poupar gastos desnecessários, padronizar negociações, reduzir custos, diminuir litígios e criar uma cultura organizacional mais forte nos diversos setores da empresa.
Como fazer a gestão de contratos?
O processo de gestão de contratos passa por diferentes etapas, então continue sua leitura para saber dicas valiosas para estruturar esse processo em sua empresa.
Identifique principais riscos
A gestão de contratos envolve muitos riscos, que podem afetar a capacidade da empresa de cumprir seus objetivos, como por exemplo a não conformidade, o risco financeiro, operacional ou jurídico.
Por isso, a gestão de contrato implica em primeiramente analisar todos os termos, para minimizar qualquer possibilidade de prejuízo para a empresa.
Mantenha um canal de comunicação
Em uma gestão de contratos, podem ocorrer pedidos de alteração ou de aditivos.
Para que não haja chance de perder ou esquecer informações importantes, é fundamental criar ou definir um canal fixo para todas as solicitações, seja por e-mail, aplicativos internos ou softwares específicos.
Assim, além de ter um histórico de tudo o que foi feito, é possível que as partes saibam sempre em que etapa do contrato estão.
Se atente aos prazos e procedimentos
A depender do grau de complexidade de cada contrato, a sua gestão pode exigir mais ou menos etapas no processo. Por isso, é fundamental ter uma definição dos prazos de atendimento das solicitações, revisão, análise e execução.
Para ter um processo mais eficiente, estas questões precisam ser definidas e informadas previamente às partes.
Faça uma boa redação do contrato
Como falamos, um dos objetivos da gestão de contratos é proteger judicialmente a empresa em todos os seus processos. Por isso, a redação do contrato precisa ser perfeita, para evitar riscos e perdas financeiras.
Defina as formas de assinatura
Hoje é possível ter a assinatura eletrônica e a digital. As duas possuem validade jurídica e garantem a segurança do documento e da identidade das partes contratantes.
Porém, é importante que sejam definidas as formas de assinaturas que poderão ser utilizadas para dar o aceite nos contratos elaborados pelo departamento jurídico.
Armazene e organize as informações
Esta é certamente uma das etapas mais importantes na gestão de contratos: o armazenamento de todas as versões, aditivos e documentos que os acompanham.
Portanto, para uma gestão eficiente, é fundamental que seja previamente definida a forma de armazenamento dessas informações, bem como o modo pelo qual elas serão organizadas.
Isso pode ser feito através de diretórios internos ou na “nuvem” e drivers online, porém, é fundamental que seja uma opção segura, com acesso limitado de usuários, para que os arquivos e históricos não se percam e não sejam excluídos ou corrompidos por pessoas não autorizadas.
Acompanhe todas as etapas
Desde antes da assinatura até o cumprimento de obrigações durante a execução do instrumento, é essencial que haja um monitoramento.
Assim, é possível manter controle sobre prazos e o cumprimento das obrigações.
Use a tecnologia a seu favor
Como é possível perceber, a gestão de contrato é um processo complexo, que passa por várias fases até que tudo saia conforme negociado entre as partes. Por ser complexo, o uso da tecnologia pode ser uma alternativa incrível para o sucesso dessa gestão.
Os responsáveis pelo departamento jurídico podem automatizar muitas tarefas, visando tornar a gestão de contratos mais rápida e eficiente através da escolha de um bom software que forneça as funcionalidades que a empresa precisa.
Assim, os advogados podem centralizar, em um só lugar, todas as etapas de gestão contratual, desde o recebimento de pedidos até a assinatura do documento.
Um bom software também permitirá o armazenamento dos contratos, suas versões e aditivos, além de criar alertas sobre o cumprimento de obrigações e vencimento de prazos.
Afinal, formas obsoletas de assinar contratos podem trazer problemas para as empresas, então, é preciso se modernizar.
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