O dia a dia em uma assessoria de cobrança exige a prestação de contas exata para os credores, envolvendo recebimentos, acordos, baixas e apuração de valores. Erros no relatório de prestação de contas são comuns e podem prejudicar a credibilidade na prestação do serviço e trazer consequências negativas para a assessoria de cobrança, além de prejuízo para os clientes (credores).
Para ajudá-lo, listamos os 6 erros mais frequentes e prejudiciais nesse processo. Confira.
1. Erros em pareceres técnicos
O preenchimento dos relatórios com pareceres técnicos é fundamental para que o credor consiga entender o que está acontecendo e avaliar o trabalho da assessoria de cobrança. Esses pareceres precisam ser de fácil compreensão e compatíveis com as informações, contendo, inclusive, gráficos, quando possível.
Na ocorrência de parecer técnico inconsistente, o credor estará impossibilitado de analisar a efetividade das ações tomadas e traçar medidas corretivas para os próximos casos.
2. Falta de dados “obrigatórios” no relatório de prestação de contas
Um relatório deve compreender todas as informações pertinentes e se esquecer disso poderá tornar o documento totalmente ineficaz. Com isso, além de o responsável pelo relatório ter trabalho redobrado para refazê-lo, o credor ficará insatisfeito pela demora.
Em um relatório não pode faltar:
- data de pagamento;
- valor principal;
- valores complementares cobrados (tarifas, juros, etc.);
- repasses;
- títulos não localizados;
- quantidade e percentuais de cobranças bem sucedidas ou não (amigáveis, cartas de cobrança e ações judiciais ou extrajudiciais).
3. Omissão da ficha devedora
A ficha devedora corresponde a todos os dados de “devedor”, ou seja, valores e outras empresas credoras. É importante constar na ficha:
- dados pessoais e de contato do devedor;
- dados do credor referente às dívidas;
- informações gerais sobre a dívida (valor, data de vencimento, etc.);
Essas informações são relevantes para que o credor avalie potenciais acordos e tome precaução se habilitando ao crédito em ações trabalhistas ou falência, por exemplo.
4. Informações sobre o acordo de pagamento
A assessoria de cobrança tende a realizar dezenas, às vezes centenas de acordos. Neles constarão o valor total do pagamento, forma de pagamento, prazo, multas por atraso, multa rescisória e as obrigações contraídas pela devedora em face do pagamento.
Destaque as obrigações do credor que irá receber a prestação de contas, principalmente referente à retirada das restrições dos órgãos competentes após o pagamento da primeira parcela do acordo. Elas costumam ocasionar multa por atraso e são até mesmo passíveis de indenização judicial quando providências não são tomadas.
5. Necessidade de inclusão e exclusão em órgãos restritivos ao crédito
A maior parte dos devedores faz acordo justamente para ver seu nome retirado dos cadastros restritivos ao crédito, mantendo-se atenta a essa medida. Destaca-se que existem casos de devedores que, após constatar o “atraso” da empresa em tomar a providência, deixam de pagar o restante das prestações do acordo.
6. Viabilização do acesso às gravações das negociações
O relatório de prestação de contas está além de um documento escrito. Todas as negociações realizadas via voz (telefone) devem ser gravadas e armazenadas em um servidor. Descrever no relatório a forma para que o credor possa acessar essas gravações e conferir/comparar os dados do relatório com o que foi executado pela assessoria de cobrança é sugerível e considerado um diferencial competitivo no setor.
Utilizar um software específico para recuperação de crédito é decisivo para garantir que as cobranças sejam realizadas corretamente e estejam organizadas e dentro dos padrões legais. Veja mais sobre o assunto e diferenciais da solução aqui.
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