Nem todas as tarefas operacionais são iguais. Alguns são blocos de construção vitais para manter a estrutura da sua assessoria de cobrança funcionando, enquanto outras drenam a produtividade da sua equipe. Muitas, também, são simplesmente demoradas, consumindo seus recursos mais preciosos – e seus lucros.
A solução para esse dilema é a automação. A configuração de certas tarefas operacionais para execução em segundo plano com intervenção mínima por meio de um software de gestão beneficia todas as áreas de negócios. Tirar essas tarefas operacionais e recorrentes da sua lista de atividades é essencial para garantir máxima produtividade. Mas o que exatamente você pode automatizar?
No artigo de hoje, vamos listar algumas das tarefas operacionais que podem ser automatizadas na gestão de uma assessoria de cobrança. Acompanhe!
Como identificar tarefas operacionais que podem ser automatizadas?
Nem todas as tarefas podem ser automatizadas; mas certamente algumas que você nem imagina não só podem como devem ser automatizadas para garantir máxima eficiência. Por isso para tornar a automação um sucesso, vá primeiro aos seus funcionários. Peça à sua equipe para auditar seu tempo e pensar em como eles podem executar melhor suas tarefas.
Por exemplo, talvez um agente gaste quase 40% de seu tempo mandando lembretes de cobrança para devedores, e um programa de automação pode reduzir isso com a cobrança online, permitindo que ele contribua de forma mais estratégica para a recuperação do débito.
Também revise seus processos e fluxos de trabalho para ver onde eles podem ser mais rápidos. Quando você e sua equipe detalham cada tarefa em seus processos e fluxos de trabalho, você pode pesquisar quais ferramentas melhor atendem às suas necessidades.
Os benefícios de automatizar tarefas operacionais são inúmeros. Para que você tenha uma ideia, listamos abaixo os principais deles:
- Economiza o tempo de seus funcionários: um software de gestão pode executar as tarefas operacionais com muito mais rapidez e sem erros, permitindo que você e sua equipe usem melhor seu tempo de trabalho;
- Ajuda a reduzir custos: uma equipe mais produtiva significa menos custos. Além disso, processos ineficientes também podem custar caro. Dessa forma, a automação economiza dinheiro para sua organização;
- Aumenta a produtividade: softwares de gestão podem fazer muito mais tarefas, em menos tempo, do que um humano. Além disso, a automação também melhora a experiência do funcionário, permitindo que sua equipe se concentre em tarefas de valor;
- Torna os processos de negócios mais eficientes: quando uma série de etapas predefinidas é executada de forma consistente, não há espaço para desvios. Além disso, a automação se traduz em melhor qualidade e comunicação, maior visibilidade e gerenciamento eficiente;
- Minimiza erros: errar é humano, mas não é tecnológico. A tecnologia elimina os erros básicos que sua equipe pode cometer pelo caminho e padroniza como os processos são realizados internamente na sua assessoria.
3 tarefas operacionais que você deve automatizar
Não sabe por onde começar? Aqui estão três tarefas operacionais que podem ser automatizadas na sua assessoria de cobrança:
1. Envio de dados entre sistemas
Vamos começar com uma tarefa comum, mas básica. Muitas assessorias ainda migram dados de um sistema a outro manualmente.
Por exemplo, talvez seu sistema de gestão não esteja integrado com os principais bureau de crédito, e você precise jogar os dados do cliente manualmente para fazer uma análise de crédito. Isso não apenas desperdiça tempo, como aumenta o risco de erros na análise, aumentando a exposição ao risco da sua assessoria.
Este é apenas um exemplo, mas existem muitas outras integrações que podem agilizar a vida na sua assessoria. Sempre que você estiver movendo dados manualmente de um software para outro, esse processo deve ser automatizado.
2. Geração de relatórios
A geração de relatórios é uma das maiores oportunidades de automação, mas poucas assessorias dão esse passo. Para muitas empresas, a geração de relatórios ainda é um processo manual. Em alguns casos, os funcionários perdem horas manipulando dados no Excel e criando relatórios.
No mundo dos negócios orientado a dados de hoje, relatórios automatizados são obrigatórios. Aqui estão algumas razões pelas quais é tão importante:
- Precisão dos dados: os relatórios manuais geralmente dependem do Excel, o que aumenta a probabilidade de erros;.
- Velocidade: atualmente, os usuários de negócios precisam de uma maneira rápida de acessar ou criar seus próprios relatórios em tempo real ou receber relatórios automaticamente diariamente.
- Eficiência: quando você automatiza os relatórios, seus funcionários que costumavam lidar com os relatórios podem se concentrar em outras tarefas.
3. Cobranças e lembretes
Os proprietários de pequenas empresas passam a noite acordados com preocupações com o fluxo de caixa. Um de seus maiores problemas são com recebíveis pendentes — cobranças que já deveriam ser coletadas e ainda não foram.
O problema é que muitas assessorias ainda lidam com seus processos de cobrança e lembretes manualmente. Elas estão presas enviando cobranças e acompanhando faturas não pagas, e não podem pensar em maneiras mais estratégicas de aumentar a coleta. Como você pode imaginar, esse processo é demorado e cansativo.
Por que você deve automatizar seu faturamento e processamento de pagamentos? Isso ajudará você a fazer a coleta mais rapidamente. Automatizar esse processo significa que as faturas são enviadas instantaneamente e seus agentes não precisam perder tempo com lembretes manuais. Além disso, libera tempo para se concentrar em outros aspectos do negócio.
Assuma o controle de suas tarefas operacionais antes que elas saiam do controle — com a automação, suas tarefas realmente trarão valor para sua assessoria.
