A assinatura eletrônica, aquela que é feita digitalmente, já existe há algum tempo. No entanto, foi com a pandemia do coronavírus que o modelo ganhou um boom de adesão. Com o fechamento do comércio necessário como forma de reduzir a propagação do vírus, os documentos eletrônicos passaram a ser os preferidos na hora de fechar contratos e até enviar receitas médicas.
Apesar do ganho de popularidade, ainda há muita dúvida sobre a validade da assinatura eletrônica. Por medo de perderem um registro válido judicialmente, muitos empresários ainda possuem receios de utilizar métodos digitais para assinar contratos e documentos.
Afinal, a assinatura eletrônica é válida?
O receio de pessoas físicas ou jurídicas de utilizar a assinatura eletrônica é infundado, pois a assinatura eletrônica é sim uma forma legal de reconhecimento de identidade.
As assinaturas eletrônicas tornam a assinatura de documentos mais rápida e segura, com a flexibilidade de escolher a opção mais eficiente para cada organização, departamento ou projeto. No Brasil, o uso da assinatura eletrônica está determinado na Medida Provisória 2.200-2, de agosto de 2001.
Mas antes de continuar e te explicar as bases legais para isso, é preciso fazer uma distinção entre a assinatura eletrônica e a assinatura digital.
- A assinatura eletrônica se refere a qualquer processo eletrônico que indica a aceitação de um contrato ou registro. Para isso, a assinatura eletrônica pode usar uma grande variedade de métodos comuns de autenticação eletrônica para verificar a identidade do signatário, como e-mail, ID corporativo, proteção por senha ou um PIN enviado para um telefone celular;
- A assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica que usa um certificado digital de um provedor de serviços de confiança, como uma autoridade de certificação, para autenticar a identidade de um signatário. Os certificados digitais demonstram prova de assinatura vinculando o certificado digital associado a cada assinatura ao documento usando criptografia.
Validade assinatura eletrônica: o que diz a MP 2.200-2?
Ambos os formatos são considerados legais e previstos na MP 2.200-2. No caso da assinatura eletrônica, a regra diz que os documentos assinados dessa forma são legais “desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento”. Para isso, eles devem cumprir alguns requisitos:
- Identidade verificável: a identidade do signatário deve ser verificável. Quanto mais rígido for o controle de identidade no método, maior será a segurança da transação;
- Intenção das partes: tal como acontece com uma assinatura manuscrita, o signatário deve mostrar a intenção clara de assinar um contrato eletronicamente
- Consentimento para fazer negócios eletronicamente: a lei também exige alguma forma de consentimento para fazer negócios eletronicamente;
- Cópias assinadas: todos os signatários devem receber uma cópia totalmente assinada do contrato;
- Integridade do documento: o documento deve ser mantido integro e conter certificado que comprove sua integridade, provando que ele foi mantido intacto após a assinatura das partes.
A MP 2.200-2 também foi responsável por estabelecer a ICP-Brasil, Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira. A ICP é a entidade que controla as autoridades certificadoras responsáveis por emitir os certificados para a assinatura digital, criptografada.
A utilização do certificado digital emitido por autoridade autorizada pela ICP-Brasil é como o reconhecimento de firma em cartório. O certificado digital vincula o documento à identidade da pessoa. Esse tipo de assinatura digital é utilizada por médicos, para envio de receita, advogados, para envio de despachos jurídicos e empresas em geral para firmar contratos.
No entanto, assim como as assinaturas manuscritas sem reconhecimento de firma possuem validade, as assinaturas eletrônicas emitidas com certificado corporativo (e não emitido pela ICP-Brasil) também possuem validade jurídica e podem ser utilizadas para assinar diversos documentos, tais como contratos de negócios, prestação de serviços e vendas de produtos.
Como fazer assinatura eletrônica válida?
Como mostramos, a assinatura eletrônica pode ser tão válida e ter propriedades legais quanto uma assinatura manuscrita. No entanto, ela precisa cumprir alguns requisitos. Dessa forma, a melhor maneira de garantir a integridade dos documentos e legalidade das assinaturas é utilizado uma ferramenta própria para isso.
Por exemplo, para coletar o consentimento de assinar o documento eletronicamente, as soluções de assinatura eletrônica empresarial pedem aos signatários que “cliquem para aceitar” uma cláusula de consentimento padrão ou forneçam uma opção para personalizar uma cláusula de consentimento, como:
- “as partes concordam que este acordo pode ser assinado eletronicamente”; ou
- “as partes concordam que as assinaturas eletrônicas que aparecem neste contrato são iguais às assinaturas manuscritas para fins de validade, exequibilidade e admissibilidade”.
As soluções de assinatura eletrônica também fornecem automaticamente cópias executadas de contratos aos signatários como parte do fluxo de trabalho de aprovação.
Escolha uma solução de assinatura eletrônica que seja simples de usar para todos em sua organização — e fácil para seus clientes também. O processo de assinatura deve ser rápido e intuitivo, levando apenas alguns segundos ou um ou dois cliques do mouse, o que significa menos resistência ou relutância dos signatários.
Sua solução de assinatura eletrônica também deve fornecer os recursos que são importantes para a maneira de trabalhar da sua organização, como vários tipos de assinaturas, assinaturas personalizáveis, várias assinaturas em um único documento e processos de assinatura em lote.
Ao usar tecnologia estabelecida, as empresas podem ter a certeza da validade da assinatura eletrônica e de que os contratos são legalmente admissíveis, ao mesmo tempo que fornecem aos consumidores e contrapartes de negócios uma experiência de assinatura intuitiva e contínua.
Quer saber mais sobre a validade da assinatura eletrônica? Veja tudo sobre o que é e como fazer assinatura eletrônica agora mesmo!
