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Controle como você gasta seu tempo
Os melhores cursos de produtividade começam sempre com a mesma lição: é preciso entender para onde o seu tempo está indo. Em outras palavras, uma boa dica é criar uma planilha e, durante uma semana, registrar o que você faz ao longo do dia. Dessa forma, é possível entender se o seu tempo está sendo desperdiçado em atividades que não agregam valor. Por exemplo, se você gasta uma hora por dia apenas limpando sua caixa de entrada no e-mail, este é um tempo que poderia ter sido melhor aproveitado buscando novos clientes.
Depois de identificar quais atividades estão “atacando” sua produtividade no trabalho, você pode começar a identificar estratégias para distribuir melhor seu tempo. No caso do nosso exemplo, uma solução seria limpar a caixa de entrada do e-mail menos vezes na semana, ou criar filtros automáticos para que os e-mails sejam guardados nas pastas certas.
Aplique um planejamento operacional
As assessorias de cobrança, assim como qualquer empresa, costumam seguir o que chamamos de “planejamento operacional”. Trata-se de um roteiro que detalha as tarefas rotineiras a ser cumpridas e como estas tarefas devem ser executadas, passo a passo. Esse planejamento economiza tempo da empresa, pois padroniza as instruções de trabalho e reúne informações necessárias em um só documento. Ele é a referência para a maioria das dúvidas que a equipe de cobrança possa ter durante o exercício de suas atividades.
Além disso, se a equipe de cobrança tiver acesso ao planejamento operacional, poderá usá-lo como referência para organizar uma rotina de trabalho básica. A rotina de trabalho é útil para a produtividade porque organiza e enfoca as atividades que são realmente prioritárias na assessoria de cobrança, e ajuda a controlar procrastinações e interrupções.
Automatize tarefas com o uso de softwares
Até agora, falamos da produtividade como se fosse uma questão bem individual. Porém, em um escritório de cobrança, o que realmente importa é aumentar a produtividade dos cobradores como um todo. Nessa busca, nosso melhor aliado é a automação das atividades; e, dentro deste tema, podemos mencionar o uso de software.
A utilização de softwares voltados à gestão de cobranças permite aumentar a eficiência, pois simplifica a execução de diversas tarefas cotidianas dos cobradores. Com um software adequado, é possível acessar, importar e exportar dados rapidamente; localizar um devedor específico em uma base de dados de grande porte; registrar e arquivar uma quantidade superior de informações nos históricos de negociação; e inclusive emitir documentos essenciais, como recibo, confissão de dívidas, contratos de prestação de serviço, mala direta, carta-boleto, entre outros.
Para que essa automação tenha sucesso, é preciso ensinar à equipe de cobrança como utilizar corretamente o software. Se for preciso, crie um manual enxuto. Esse conhecimento precisará de algum tempo para sedimentar na mentalidade de todos; porém, uma vez que o software esteja em uso, os resultados no aumento de produtividade devem surgir rapidamente.
Você utiliza algum dos métodos que mostramos ou aplica algum outro para aumentar a produtividade em seu escritório de cobrança? Compartilhe suas experiências conosco!
