5 maneiras de aumentar a produtividade em sua assessoria de cobrança

Toda empresa lida com uma mesma questão: como aumentar a produtividade interna e fazer mais em um menor espaço de tempo? Nas assessorias de cobrança, isso é especialmente verdade.

O lucro de uma assessoria de cobrança está intimamente ligado ao quanto sua equipe interna consegue realizar durante o período de trabalho. Quanto mais ligações e cobranças forem realizadas, mais eficaz será o time.

Isso garante também que os tempos de retorno para cada caso sejam respeitados, e que o contato com o devedor seja feito no momento exato.

Felizmente, existem técnicas simples que nos ajudam a melhorar os métodos de cobrança e tornar o trabalho em uma assessoria de cobrança mais produtivo. Continue acompanhando e veja como aumentar a produtividade no seu escritório!

1. Determine a organização de propriedade

Em primeiro lugar, se você tiver vários clientes dos quais cobra dívidas em nome deles, você precisará decidir se os casos de dívidas são compartilhados com sua equipe de cobrança, ou se você tem um operador específico atribuído a cada cliente.

Antigamente, era comum que houvesse apenas uma maneira de gerenciar contas: atribuí-las a um único operador do início ao fim do processo. Isso é chamado de abordagem focada na propriedade.

Mas agora existe outra opção habilitada pela tecnologia moderna, chamada abordagem focada em recursos, onde as responsabilidades da conta são distribuídas dinamicamente para um variedade de recursos.

Cabe a você comparar os prós e os contras de cada abordagem. A abordagem de propriedade funciona bem para contas corporativas e gerenciamento de litígios. Os cobradores podem se familiarizar com seus clientes e suas necessidades. Os cobradores também conhecem sua fila e sabem exatamente como trabalhá-la.

A abordagem de recursos funciona melhor para cobrança de grande volume de dívidas menores. Se você estiver usando um discador automático, isso funciona bem. As contas podem ser segmentadas e distribuídas, dependendo do estágio da cobrança. Diferentes estratégias podem ser implementadas e os cobradores podem se especializar em sua própria área/etapa da cobrança.

2. Aplique um planejamento operacional

As assessorias de cobrança, assim como qualquer empresa, costumam seguir o que chamamos de “planejamento operacional”. Trata-se de um roteiro que detalha as tarefas rotineiras a serem cumpridas e como estas tarefas devem ser executadas, passo a passo.

Esse planejamento economiza tempo da empresa, pois padroniza as instruções de trabalho e reúne informações necessárias em um só documento. Ele é a referência para a maioria das dúvidas que a equipe de cobrança possa ter durante o exercício de suas atividades.

Além disso, se a equipe de cobrança tiver acesso ao planejamento operacional, poderá usá-lo como referência para organizar uma rotina de trabalho básica. A rotina de trabalho é útil para aumentar a produtividade, porque organiza e enfoca as atividades que são realmente prioritárias na assessoria de cobrança, ajudando a controlar procrastinações e interrupções.

3. Estabeleça metas para aumentar a produtividade

A produtividade depende de aproveitar ao máximo o capital humano à sua disposição. Você precisará definir metas para sua equipe, como valor a arrecadar diariamente, semanalmente e mensalmente, número de casos para trabalhar a cada dia, número de ligações para fazer ou o número de encaminhamentos para a equipe jurídica.

Determine as métricas corretas para medir para sua equipe de cobrança de dívidas. Em seguida, meça cada uma dessas métricas.Esse tipo de ação ajuda a manter o foco nos resultados, ao mesmo tempo em que estimula a equipe a bater as metas que foram propostas.

Só é preciso ter o cuidado de estabelecer objetivos reais e alcançáveis — para não correr o risco de desmotivar o time —, criando um processo de avaliação justo, visto que, as pessoas que possuem responsabilidades diferentes, devem ser avaliadas por critérios distintos.

4. Automatize tarefas com o uso de softwares

Até agora, falamos da produtividade como se fosse uma questão bem individual. Porém, em um escritório de cobrança, o que realmente importa é aumentar a produtividade dos cobradores como um todo. Nessa busca, nosso melhor aliado é a automação das atividades, e, dentro deste tema, podemos mencionar o uso de software.

Se você tem mais de, digamos, 50 questões de dívidas a cada mês, não confie apenas em seu software de contabilidade normal para lidar com cobranças. Invista em um software de cobrança especializado que pode lidar com todos os itens acima.

A utilização de softwares voltados à gestão de cobranças permite aumentar a eficiência, pois simplifica a execução de diversas tarefas cotidianas dos cobradores. Com um software adequado, é possível:

  • acessar, importar e exportar dados rapidamente;
  • localizar um devedor específico em uma base de dados de grande porte;
  • registrar e arquivar uma quantidade superior de informações nos históricos de negociação.
  • emitir documentos essenciais, como boletos, confissão de dívidas, contratos de prestação de serviço, mala direta, carta boleto, renegociações, entre outros.

Para que essa automação tenha sucesso, é preciso ensinar à equipe de cobrança como utilizar corretamente o software. Se for preciso, crie um manual enxuto. Esse conhecimento precisará de algum tempo para sedimentar na mentalidade de todos. Porém, uma vez que o software esteja em uso, os resultados no aumento de produtividade devem surgir rapidamente

5. Treine a sua equipe para aumentar a produtividade

Outro grande obstáculo para a alta produtividade é não saber lidar com as interrupções diárias — e-mails, telefone, reuniões inesperadas, entre outras. Sendo assim, vale a pena conversar melhor com os colaboradores, explicando como essas distrações podem afetar o desempenho e os resultados.

Veja algumas dicas que podem ajudar:

  • ler todos os e-mails logo pela manhã e avaliar o que é urgente e o que pode ser feito depois;
  • evitar o uso de celulares e redes sociais fora dos horários de intervalo;
  • criar uma lista de tarefas, listando das mais importantes, para as menos relevantes e, quando uma tarefa crítica estiver sendo executada, evitar ao máximo interrompê-la;
  • fazer os horários de intervalo adequadamente, para garantir a qualidade de vida no trabalho e a motivação.

Como você pôde ver, existem diversas maneiras de conseguir aumentar a produtividade em sua assessoria de cobrança, além de várias opções que não foram citadas no texto. Para obter resultados mais satisfatórios, vale a pena adotar mais de uma simultaneamente, ou todas elas, dependendo da viabilidade na sua operação.

E você, já utiliza algum dos métodos que mostramos ou aplica algum outro para aumentar a produtividade em seu escritório de cobrança? Compartilhe suas experiências conosco!

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