Você sabe quais documentos podem receber assinaturas eletrônicas?

A princípio, as assinaturas eletrônicas vieram para facilitar o trabalho das pessoas que precisam lidar com diferentes tipos de documentos todos os dias. Esse processo permite que documentos possam ser assinados em segundos e de qualquer lugar do mundo, trazendo muito mais comodidade e conforto para os gestores.

Entretanto, não são todos os documentos que aceitam as assinaturas eletrônicas. Desse modo, hoje falaremos sobre o que pode ser assinado eletronicamente, além de citarmos alguns dos seus benefícios. Confira.

O que são assinaturas eletrônicas?

As assinaturas eletrônicas são uma versão digital de uma assinatura manual ou física e, na maioria das regiões, incluindo no Brasil, possuem validade jurídica para substituir os documentos impressos. Desde que a Lei E-SIGN foi aprovada nos EUA em 2000, a adoção de assinaturas eletrônicas tem aumentado.

Atualmente, a prevalência do trabalho remoto e híbrido devido à pandemia da COVID-19 reforçou ainda mais a importância dos fluxos de trabalho de assinatura de documentos online versus a assinatura em papel.

Em outras palavras, uma assinatura eletrônica é uma versão digitalizada da sua assinatura manuscrita e possui muitas das mesmas implicações legais (dependendo das leis regionais), podendo ser usada para aprovar ou aceitar o conteúdo de um documento.

É importante ressaltar que, junto às assinaturas eletrônicas, existem também as digitais. Embora sejam parecidas, o que diferencia esses dois procedimentos é a maneira como é verificada a autenticidade de ambas.

Assinaturas eletrônicas e assinaturas digitais são sinônimos para assinaturas efetivadas por meio de dispositivos eletrônicos, mediante regras e critérios especificados por autoridades públicas creditadas, como o ICP-Brasil.

Nesse sentido, as assinaturas eletrônicas passam por processos de coleta de dados dos dispositivos, do ambiente operacional, dos documentos e dos assinantes e os criptografam conforme critérios próprios ou conforme critérios da autoridade certificadora.

Neste último caso, no Brasil, a legalidade das assinaturas eletrônicas é instituída pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), criada em 2001, responsável por equiparar a validade das assinaturas eletrônicas com a assinatura de próprio punho.

Quais documentos podem ser assinados com assinaturas eletrônicas?

Após a criação da Medida Provisória 2.200-2 no ano de 2001, foi instituído o ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas), responsável por definir o padrão de certificado digital que garanta a autenticidade, a integridade, e a validade jurídica de documentos em formato eletrônico.

Com isso, no mercado brasileiro se convencionou como Assinatura Digital, a assinatura eletrônica que utiliza um certificado digital padrão ICP-Brasil e, de Assinatura Eletrônica, as demais assinaturas eletrônicas que não utilizam certificado digital.

Ambos os formatos de assinatura eletrônica são legais e possuem validade jurídica, estando previstos na MP citada acima.

No entanto, alguns documentos de maior valor agregado ou de maior importância ou significado para as partes envolvidas, exigem assinaturas digitais, ou seja, assinaturas eletrônicas com a utilização de certificado digital

Dito isso, veja abaixo quais documentos podem ser assinados com assinaturas eletrônicas conforme prescrito na lei:

• Contratos em geral;
• Documentos relacionados ao departamento pessoal e recursos humanos (folhas de pagamento, rescisões, formulários);
• Receitas médicas;
• Ordens de pagamento;
• Relatórios;
• Contratos de compra e venda.

Como assinar um documento eletronicamente?

Diferente do que alguns pensam, digitalizar uma assinatura não é a mesma coisa que assinar um documento eletronicamente. A assinatura eletrônica deve ser feita por meio de um software específico.

O software deve utilizar o padrão DTM, Digital Transaction Management, que é aceito em todas as partes do mundo e confere ao processo uma série de certificações de segurança, tais como ISO 27.001, PCI DSS, entre outras medidas para garantir segurança e integridade aos documentos eletrônicos.

O programa fará a conexão da assinatura com o contrato, documento ou carta que será assinado e com isso poderá garantir que o mesmo não sofreu alteração após ser assinado.

Quais os benefícios das assinaturas eletrônicas?

Maior velocidade do contrato

A assinatura eletrônica pode impedir atrasos desnecessários na finalização de contratos, resultando em melhor desempenho. As negociações podem ser aceleradas porque cada etapa do processo é autenticada digitalmente e facilmente acessada por todas as partes. Mesmo que as partes estejam geograficamente dispersas, as assinaturas são feitas eletronicamente, para que não haja atraso na atualização ou execução de contratos;

Segurança aprimorada

Outra vantagem das assinaturas eletrônicas é que há menos preocupação com a segurança do que com o papel, que pode ser facilmente adulterado.

O software de gerenciamento de contratos com capacidade de assinatura eletrônica pode detectar automaticamente pequenas alterações e registrar mais pontos de dados do que papel.

Menor custo de transação

Além da economia de custos em itens como papel, cópia, embalagem e transporte, os processos automatizados de assinatura eletrônica podem reduzir o impacto financeiro de erros humanos.

Além disso, o software de assinatura eletrônica pode ajudar a mitigar os riscos, fornecendo alertas sobre registros suspeitos ou problemas de conformidade envolvidos em um contrato.

Mais praticidade para os processos

Esse é certamente um dos principais motivos para aderir a essa prática no dia a dia da sua empresa. Isso porque toda etapa de assinatura pode ser feita de qualquer lugar do mundo, desde que se tenha um dispositivo móvel e acesso a internet.

Dessa forma, gestores atarefados poderão separar minutos do seu dia para dar andamento às suas assinaturas de maneira rápida e extremamente prática.

Menos uso de papel

Por último, um dos principais problemas enfrentados pelas empresas está relacionado à utilização excessiva de papel. Sob o mesmo ponto vista, sabe-se que, quanto maior o uso dessa matéria prima, maiores são os gastos.

Logo, com o fim das assinaturas manuais, o uso de papel também é reduzido, promovendo assim a redução de custos. Além disso, companhias que contribuem com a preservação do meio ambiente são bem vistas pelo público e são capazes de gerar vantagem competitiva perante os concorrentes.

E então, viu como as assinaturas eletrônicas podem ser importantes para o desenvolvimento do seu negócio? Para mais artigos como esse, não se esqueça de visitar o nosso blog.