Ciclo e régua de cobrança são conceitos importantes que auxiliam um escritório de cobrança a criar estratégias efetivas, antes de iniciar o trabalho.
Para oferecer soluções eficientes nas operações de cobrança, todo escritório precisa conhecer o perfil das dívidas, bem como o público e quais as condições de pagamento que podem ser oferecidas ao devedor.
Para isso, entender o que são o ciclo e régua de cobrança é essencial. Isso permite não só aumentar a taxa de sucesso do escritório como também melhorar o ROI (Retorno Sobre Investimento) do negócio como um todo.
Pensando nisso, abaixo explicamos o que são cada um desses conceitos e o que você precisa saber para aplicá-los na sua assessoria! Vamos lá?
O que é régua de cobrança?
A régua de cobrança é a definição das datas e métodos de cobrança da sua assessoria de acordo com o perfil de cada devedor. Ela documenta todos as datas das ações que serão tomadas por seus agentes para garantir a cobrança da dívida.
Isso inclui informações como a forma de contato que será utilizada em cada tentativa, o período de descanso entre cada contato, envio de lembretes e qualquer outra etapa do processo.
O objetivo da régua de cobrança é identificar os melhores meios e estratégia para garantir a coleta do débito no menor tempo possível, adequando ao perfil de cada devedor. Ela permite orientar seus agentes sobre os passos a serem tomados, evitando que sua assessoria realize a cobrança de forma vexatória e reduzindo a inadimplência.
Não há uma regra fixa sobre os passos que sua assessoria deve incluir na régua de cobrança. Sua régua deve ser única e incluir as particularidades do seu negócio e das contas que ele atende.
O que é ciclo de cobrança?
Já o ciclo de cobrança é a junção de todas as etapas de cobrança que seus agentes seguem, desde o primeiro contato até a recuperação do débito ou até o envio da conta para cobrança judicial.
Além de entender qual é sua régua (que define, majoritariamente, os meios e os prazos de contato), é preciso planejar de forma estratégica todas as etapas do ciclo, que incluiram itens como as soluções que serão apresentadas ao devedor, como os agentes devem lidar com devedores hostis e o que fazer caso um devedor não aceite os termos.
Diferenças entre ciclo e régua de cobrança
Embora existam diferenças entre ciclo e régua de cobrança, é importante ter em mente que ambos os conceitos são complementares, uma vez que juntos dão suporte à uma estratégia de ação para o escritório de cobrança.
No ciclo de cobrança o objetivo é identificar todas as etapas de recuperação de valores, considerando desde as ações mais leves, como o envio de SMS ou telefonemas, até as ações mais severas como as notificações extrajudiciais e judiciais.
Já no caso da régua de cobrança, a ideia é identificar o perfil dos devedores, para então definir qual a melhor estratégia de abordagem.
No primeiro caso, portanto, a ideia é pensar em quais são as formas de recuperação dos valores que podem ser oferecidas pelo escritório de cobrança, já no segundo caso, a ideia é adaptar essas formas ao perfil do devedor, buscando sempre a maior efetividade na hora de receber as dívidas.
Funcionalidades do ciclo de cobrança e régua de cobrança
Enquanto no ciclo de cobrança é fundamental pensar em todas as soluções que podem ser apresentadas ao devedor, na régua, o trabalho é mais estratégico e visa encontrar a melhor solução considerando o perfil do devedor e também o tipo de dívida.
Tanto o ciclo de cobrança quanto a régua de cobrança são conceitos que se complementam, como já explicamos. Por isso, o ideal é que o escritório de cobrança aplique ambos antes de definir uma estratégia final e, consequentemente, colher resultados.
Definindo o ciclo e a régua de cobrança da sua assessoria
Agora que você já conhece as diferenças entre ciclo e régua de cobrança é importante saber como elaborar cada uma delas.
Quando se trata de elaborar um ciclo de cobrança, a metodologia é praticamente única. Um ciclo interno, em geral, é dividido em quatro partes, considerando sempre o tipo de ação e sua severidade.
- Contato considerando cobranças leves: existem as ações mais brandas, como por exemplo, o contato via SMS, E-mail e Whatsapp. O objetivo dessa ação é lembrar o devedor sobre a necessidade de pagamento, bem como, as suas condições.
- Contato solicitando providências: também existem o contato formal, onde além de notificar o devedor é solicitado uma resposta para a solução da dívida;
- Notificação extrajudicial: a notificação extrajudicial é outra parte do ciclo, onde o nome do devedor é registrado nos órgãos de proteção ao crédito;
- Notificação judicial: por fim, existe a notificação judicial, onde após o protesto, é ajuizada uma ação propriamente visando a obtenção dos valores.
Em geral, como as duas partes iniciais do ciclo costumam trazer resultados mais rápidos, a maior parte dos escritórios de cobrança aplica todas as fases. No entanto, nada impede, por exemplo, da cobrança já começar por uma notificação extrajudicial.
Já a elaboração da sua régua de cobrança é mais simples. Ela passa pelo estabelecimento de quais serão os momentos de contato com o seu cliente e a definição dos métodos de contato com o objetivo de levá-lo ao pagamento de sua fatura. Além disso, deve-se considerar os meios de pagamento que serão oferecidos ao devedor, como boleto, depósito ou cartão de crédito.
Gestão de cobrança eficiente
Uma gestão de cobrança eficiente é um desafio para qualquer escritório de cobrança. Mais do que conhecer o perfil de dívidas do Credor, as diferenças entre ciclo e régua de cobrança, e as metodologias certas para fazer um bom plano de ação, contar com boas ferramentas também auxilia na performance.
Hoje, graças à tecnologia, já existe softwares especializados que auxiliam tanto na aplicação do ciclo de cobrança quanto na régua de cobrança.
Por meio desses softwares é possível ter um controle total sobre as ações executadas durante as operações de cobrança, bem como, mensurar os resultados. Além de garantir maior eficiência ao escritório de cobrança, um software especializado em cobrança é capaz de melhorar as estratégias já que tudo pode ser controlado e medido, auxiliando assim uma abordagem mais eficiente.
