Gerenciar contas a pagar e receber é essencial para qualquer negócio. Você precisa ser capaz de rastrear o que deve a um fornecedor, o que você vendeu e o que seu cliente deve a você. Isso é especialmente verdadeiro para empresas que gerenciam dezenas ou centenas de transações por dia.
Manter o controle dessas contas significa a diferença entre controlar mal suas compras e potencialmente pagar mais por elas ou não receber por bens e serviços que você já vendeu. Isso torna o gerenciamento adequado das contas a pagar e receber mais importante do que nunca.
Mas o que pode ser feito para otimizar esse controle? Abaixo, separamos 4 dicas que te ajudarão nesse processo. Acompanhe!
O que é o controle de contas a pagar e receber?
Antes de seguir com as dicas, você já parou para entender exatamente o que as contas a pagar e receber da empresa significam?
Toda empresa tem gastos com os quais precisa arcar para funcionar. Seja o aluguel do espaço de escritório, compra de matéria-prima ou outros insumos, existem diferentes gastos que devem ser gerenciados para que nenhuma conta atrase e a empresa pague multas e juros. A gestão dessas contas é chamada de controle de contas a pagar.
Da mesma forma, vender a prazo é uma forma de otimizar as relações com os clientes, mas também exige um controle adequado para garantir que os valores sejam recebidos nas datas combinadas. Esse controle é chamado de contas a receber.
Contas a pagar são passivos. As contas a receber são ativos. O controle de contas a pagar e receber verifica, gerencia e registra suas transações não pagas ou não recebidas para seus fins contábeis. Eles são mantidos levando em consideração as políticas financeiras, práticas, padrões e diretrizes do setor. Ambas as áreas estão interligadas e não podem ser separadas uma da outra.
Elas fazem referência aos dois lados de uma mesma moeda e são utilizadas para registrar o fluxo de caixa de entrada e saída para garantir que haja um registro preciso das transações financeiras e dos ativos e passivos de uma empresa.
Controle de contas a pagar e receber: 4 dicas
O processo de contas a pagar e a receber são fatores-chave para uma organização. O controle adequado desses fatores é essencial para garantir a gestão eficiente do fluxo de caixa da empresa e otimizar a receita.
Abaixo, mencionamos algumas dicas que podem ajudar a atingir esse objetivo:
1. Estabeleça políticas de crédito
Os departamentos de contas a receber costumam estabelecer condições de crédito, que podem variar de acordo com a clientela que atendem.
Os clientes regulares com classificações de crédito mais altas recebem um período de maior flexibilidade para o pagamento, ao passo que os clientes eventuais provavelmente não têm tanta margem de manobra.
Estabelecer políticas claras vai facilitar a vida na hora de gerenciar as contas. Isso permite um melhor controle do pagamento de fornecedores também, uma vez que é preciso ter dinheiro em caixa nos momentos certos para pagar os fornecedores em dia. Se você fizer isso, poderá até tirar proveito dos descontos oferecidos pelos fornecedores para pagamentos antecipados.
2. Minimize o erro humano com automação
Infelizmente, quando lidamos com processos manuais, sempre há o risco de erro humano. A grande questão é que as consequências de um erro humano quando lidamos com o dinheiro da empresa podem ser desastrosas — as possibilidades de erro, então, devem ser minimizadas.
A automação de certos processos é a forma de reduzir essas chances. Humanos tendem a ficar cansados e desmotivados quando atuam com tarefas repetitivas, já a tecnologia pode lidar muito melhor com elas.
Um bom sistema de automação fará verificações e balanços integrados, ajudando você a detectar erros em potencial, caso eles ocorram. Essa abordagem proativa também é essencial para minimizar o risco de fraude contínua em sua organização.
3. Reduza os ciclos de transação e régua de cobrança
Um ciclo de transação mais curto para itens comprados e vendidos pode te ajudar a economizar dinheiro. Ciclos mais longos podem ser sintomáticos de gargalos de fluxo de trabalho ou baixo fluxo de caixa.
Para evitar essa situação, estabeleça prazos para contas a pagar e pense na sua régua de cobrança. O ideal é que você estabeleça cronogramas de contas a receber mais curtos para que você possa lidar rapidamente com suas contas a pagar.
Crie o hábito nos departamentos de emitir faturas, pedidos de compra e outras documentações em dias designados para gerar uma rotina com a qual possa trabalhar.
4. Use a tecnologia a seu favor no processo de cobrança
O rastreamento de contas a pagar e receber envolve a criação de faturas, recibos, pedidos de remessa, pedidos de compra, demonstrações financeiras e ainda a cobrança de clientes inadimplente. Este último é um processo meticuloso e ainda mais complicado, considerando que pode estremecer suas relações com quem compra de você.
O uso de software de cobrança em nuvem para automatizar o processo e reunir as informações necessárias para controlar contas a receber de perto é fundamental. A tecnologia ajuda a rastrear anomalias que incluem contas inadimplentes ou interrupções no fluxo de trabalho, para que você mantenha tudo em dia.
Um fluxo de caixa positivo e estável é um elemento essencial do desempenho financeiro de curto e longo prazo de sua empresa. Para isso, é preciso controlar contas a pagar e receber de forma a minimizar os impactos negativos de pagamentos atrasados, tanto aos seus fornecedores quanto dos seus clientes para você.
Embora os problemas de cobrança sejam uma reclamação comum de proprietários de pequenas empresas, essas etapas somadas ao uso de software de cobrança, como o DICOB, podem ajudá-lo a gerenciar melhor as contas e evitar os problemas resultantes.
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