Dicas para otimizar o controle de contas da sua factoring

controle de contas

Um bom fluxo de caixa está no cerne de qualquer negócio, especialmente um como uma factoring. Independentemente do tamanho da empresa, sem um controle de fluxo de caixa consistente, mesmo factorings viáveis e potencialmente lucrativas vão à falência.

Um estudo do SEBRAE buscou apontar a causa mortis das empresas, ou seja, os motivos que fazem negócios novos (com até 5 anos) a fecharem as portas. O estudo descobriu que 7% das empresas fecham por falta de lucro, 20% encerram o negócio por falta de capital e quase 50% dos pequenos empresários do Brasil não sabem precisar se têm lucro ou prejuízo.

Ou seja, para a maioria dessas empresas, não é a falta de clientes que é responsável pelo seu desaparecimento, é simplesmente a falta de dinheiro — algo que poderia ser evitado com um controle de fluxo de caixa eficiente.

Importantes decisões financeiras devem ser feitas desde o início, especialmente se tratando de uma factoring. Embora alguns proprietários de factorings possam ter experiência anterior na administração de uma empresa ou ter um grande conhecimento financeiro, conhecer as especificidades do mercado de fomento mercantil é fundamental.

Pensando nisso, no artigo de hoje daremos dicas para otimizar o fluxo de caixa da sua factoring e evitar que ela entre para as estatísticas. Mas antes, vamos começar pelo básico.

O que é o fluxo de caixa?

O fluxo de caixa é uma das demonstrações financeiras mais importantes para uma factoring. Ele nada mais é do que uma lista dos valores que entram e saem do negócio. Pense no fluxo de caixa como sua conta corrente no banco: os depósitos e transferências recebidas são a entrada de dinheiro e as retiradas (saques ou pagamentos) são as saídas de dinheiro. O saldo em sua conta corrente é seu fluxo de caixa líquido em um momento específico.

Existem dois instrumentos ligados ao fluxo de caixa importantes para a gestão eficaz de uma empresa: a demonstração e a projeção.

  • A demonstração de fluxo de caixa contempla os gastos e receitas que ocorreram durante o período contábil anterior, mostrando o desempenho real da empresa no período e apontando o valor em caixa no momento;
  • A projeção de fluxos de caixa é uma previsão do orçamento futuro da empresa, considerando os gastos e receitas esperados para determinado período futuro.

A importância do fluxo de caixa para factoring

Ao contrário do que muitos pensam, a factoring não se enquadra como instituição financeira. Uma factoring realiza uma operação comercial, fazendo a aquisição de direitos creditórios e passando a ser responsável pelo recebimento desses.

O fluxo de caixa de uma factoring, portanto, é o que permite que o dinheiro seja movimentado de maneira eficiente ao longo deste ciclo. Isso significa gerenciar as taxas de giro de direitos creditórios e a cobrança e recebimento dos débitos em tempo hábil.

Durante a gestão da sua factoring, é preciso fazer aquisição de novas duplicatas, ao mesmo tempo que paga todas as contas para manter a operação da empresa. O fluxo de caixa serve para que essas contas fechem no verde no final do mês. Ele permite que a factoring se planeje para ter liquidez suficiente para enfrentar possíveis crises econômicas e prosperar quando o momento for propício.

Em suma, um bom controle de fluxo de caixa permitirá que sua factoring nunca fique sem dinheiro para cumprir com suas obrigações e servirá de base para o seu crescimento. Ao implementar uma estratégia de gerenciamento de fluxo de caixa inteligente, você será capaz de resolver quaisquer deficiências imediatamente, preparar seu negócio para crescimento futuro e ter a tranquilidade de que sempre poderá pagar suas contas em dia;

Como fazer o fluxo de caixa para factoring

Então, o que você pode fazer para garantir que sua factoring não fique sem dinheiro? Vamos às nossas dicas de fluxo de caixa para factoring:

1. Crie uma declaração e projeção de fluxo de caixa

A melhor maneira de ficar de olho no fluxo de caixa que entra e sai de sua empresa é criar uma demonstração e uma projeção do fluxo de caixa. Esses documentos financeiros fornecerão um instantâneo de seu fluxo de caixa mensal real e de sua previsão de fluxo de caixa mensal.

Atualmente, seu software de contabilidade deve ter uma demonstração de fluxo de caixa como um de seus relatórios padrão. No entanto, se não, esses documentos são muito fáceis de criar e não exigem nenhuma experiência anterior em contabilidade. Este modelo simples de fluxo de caixa do SEBRAE pode ajudar.

2. Defina as seções do seu fluxo de caixa

Quando se trata do que consta em uma demonstração de fluxo de caixa, existem três tipos de fluxos de caixa que você deve analisar para obter o máximo valor e visão de sua demonstração:

  • Fluxo de caixa das atividades operacionais: se refere aos valores que sua empresa movimenta para manter as tarefas normais do dia a dia (atividades operacionais);
  • Fluxo de caixa das atividades de investimento. Esses são os valores referentes às aplicações da empresa, seja em títulos de mercado ou na melhoria da infraestrutura organizacional para o crescimento;
  • Fluxo de caixa das atividades de financiamento. As atividades de financiamento incluem o dinheiro que se move entre uma empresa e seus proprietários, investidores e credores, como por meio da emissão de ações ou dívidas.

Você também pode incluir uma seção de “outras atividades” para qualquer tipo de fluxo de caixa que não se enquadre nessas três atividades principais. Cada seção deve incluir itens de linha que separam os vários tipos de fluxo de caixa pertencentes a essa atividade, de forma que nenhum pagamento em dinheiro seja perdido.

3. Defina o método de fluxo de caixa

Existem dois métodos de gerar seu fluxo de caixa: o indireto e o direto.

O método indireto é baseado no regime de competência, o que significa que as receitas e despesas são contadas quando incorridas, não quando o dinheiro realmente muda de mãos.

Para a seção de atividades operacionais da demonstração do fluxo de caixa, o método indireto envolve primeiro mostrar o lucro líquido da empresa (que deve ser facilmente encontrado na demonstração de resultados da empresa). Em seguida, você mostra quaisquer ajustes de fluxo de entrada ou saída que não sejam em dinheiro que precisam ser feitos para calcular o fluxo de caixa total das atividades operacionais.

Já o método direto depende do regime de caixa, o que significa que as receitas e despesas são contadas quando os recebimentos e pagamentos de caixa reais são feitos durante o período de relatório.

O método direto geralmente leva mais tempo e analisa os números porque você está subtraindo as saídas de caixa reais das entradas, em vez de simplesmente ajustar a receita líquida. Os itens de linha comuns usando o método direto incluem recibos do cliente, pagamentos a fornecedores, pagamentos a funcionários, juros e dividendos recebidos e pagamentos de imposto de renda.

Embora a distribuição de cada tipo de recibo ou pagamento leve tempo, este método oferece mais detalhes e visibilidade sobre as finanças da sua factoring. Por exemplo, pode mostrar quanto dinheiro foi recebido durante o período do relatório de cada cliente, em vez de ter essas fontes agrupadas em “receita líquida”.

Aposte na tecnologia para otimizar seu fluxo de caixa

Quase todas as empresas investem em alguma forma de software de gestão, e com as factorings não seria diferente. Afinal, com o software para factoring certo, é possível facilitar todos os pontos mencionados acima.

O software permite gerenciar desde os documentos do negócio, como contratos e aditivos, até as integrações com bancos, instituições de proteção ao crédito, Receita Federal e Prefeituras, facilitando o fluxo de caixa da empresa. As funcionalidades incluem verificação de duplicatas dos seus clientes, análise de crédito automatizada, entrega e retorno de documentos eletronicamente e geração de relatórios.

Saiba tudo que o DIFACT, o software da Decisão Sistemas, pode oferecer para seu negócios!

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