Atualmente, pode-se dizer que a digitalização de documentos é um dos recursos mais importantes adotado pelas empresas, considerando toda facilidade proporcionada por essa prática na hora armazenar e localizar qualquer documento.
Logo, resolvemos trazer esse artigo explicando como funciona a digitalização de documentos e quais são seus principais benefícios.
O que é a digitalização de documentos?
Antigamente, todos os arquivos das empresas eram armazenados em pastas e gavetas, que por sua vez eram separados por divisórias e colocados em ordem alfabética.
Em suma, esse esquema de separação foi usado por muitos e muitos anos, contribuindo fortemente para a organização de departamentos e setores.
O problema é que, ao guardar arquivos físicos em pastas, as chances desses documentos sofrerem com as ações do tempo são muito grandes. Além disso, pastas fora de ordem e perda de arquivos são algumas das desvantagens associadas a essa prática.
Diante desse cenário, surge a digitalização de documentos, que nada mais é do que passar os dados impressos no papel para uma pasta online – seja localizada no seu computador ou em algum servidor na nuvem.
Desse modo, as chances de você perder registros importantes devido a falta de cuidado ou organização são mínimas. Fora isso, a digitalização de documentos traz uma série de benefícios fundamentais para os negócios, os quais falaremos com mais detalhes a seguir.
Qual a importância de digitalizar documentos?
Diminuição de riscos (menos perdas de documentos)
Conforme mencionado acima, a perda de documentos é um dos grandes inconvenientes enfrentados por aqueles que optam por arquivar seus dados fisicamente. São vários os motivos que levam a esse problema, sendo a falta de ordenamento o principal deles.
Assim, com a digitalização de documentos esse problema deixa de existir, afinal, todos os seus registros estarão seguros nas pastas disponibilizadas no seu computador. Basta realizar o backup periodicamente que tudo permanecerá intacto no sistema.
Organização mais eficiente (mais fácil encontrar documentos, economia de espaço)
Os folders digitais possuem uma característica muito interessante e que serve de grande ajuda na hora de encontrar os documentos. No caso, basta digitar a palavra-chave do arquivo que o sistema localiza essas informações em questão de segundos.
Embora os registros sejam separados por ordem alfabética, o usuário decide a melhor forma de arranjo dos documentos, se pelo tamanho do arquivo, ordem decrescente, última atualização, entre outros.
Aumento da produtividade (facilita a rotina dos colaboradores)
Como se sabe, o tempo perdido à procura de documentos que sequer existem é gigantesco quando o método de arquivamento adotado ainda são as pastas físicas. Ou seja, todo esse tempo desperdiçado poderia ser utilizado em atividades estratégicas relacionadas ao crescimento da empresa.
Dessa forma, com os documentos digitalizados, ganha-se muito com produtividade, já que as buscas cansativas e maçantes por arquivos deixam de ser necessárias.
Da mesma maneira, essa modernização poupa o tempo de envio de uma certidão entre filiais ou funcionários, pois em apenas alguns cliques o conteúdo daquele item pode ser enviado para alguém a quilômetros de distância.
Redução de custos (impressões, papéis, tintas, além de ser sustentável)
Em síntese, os valores despendidos com papel e tinta para impressoras impactam diretamente no orçamento da empresa. Isso sem contar os desperdícios com impressões desnecessárias e erros de digitação.
Desse modo, ao aderir a digitalização de documentos os custos com impressoras serão reduzidos drasticamente. Vale ressaltar que, independente do tamanho do seu negócio, qualquer economia é bem vinda e o impacto causado no seu orçamento financeiro é sempre positivo.
Sustentabilidade
Empresas que zelam pela sustentabilidade, invariavelmente se veem à frente dos seus concorrentes em razão da vantagem competitiva gerada.
Em outras palavras, se preocupar com o meio ambiente faz com que as pessoas desenvolvam uma afeição por sua marca, contribuindo para que sua carteira de clientes cresça ainda mais.
Por fim, é extremamente válido informar os seus clientes sobre a digitalização de documentos, ratificando seu compromisso com o bem-estar da natureza e do meio ambiente de modo geral.
Economia de espaço
Ao escolher armazenar seus arquivos em armários, por exemplo, você acaba abrindo mão de um espaço que poderia ser usado para outras coisas. Além disso, o próprio armário já ocupa um espaço considerável no ambiente, muitas vezes dificultando a mobilidade das pessoas.
Entretanto, isso não acontece quando os documentos são armazenados em nuvem, vez que todos os registros da empresa podem ser acessados via internet sem a necessidade de conservá-los em locais físicos.
Restrição de acesso
Por último, a restrição de acesso pode ser considerada um dos benefícios mais relevantes ligados à digitalização de documentos. De antemão, veja que a única forma de impedir que funcionários não autorizados acessem arquivos confidenciais da companhia é através da elaboração de senhas.
Logo, as plataformas de nuvem permitem que os gestores insiram senhas nas suas pastas e as liberem para pessoas de sua confiança. Isso quer dizer que algumas informações só poderão ser acessadas por um grupo específico de colaboradores, aumentando a segurança de projetos e trabalhos que estão sendo executados em sigilo.
Conclusão
Por fim, a digitalização de documentos é uma forte tendência para os próximos anos, bem como faz parte das estratégias das companhias.
Nesse sentido, implementar o sistema NPAPER na sua empresa pode tornar o seu dia a dia muito mais produtivo, já que o software permite que os documentos em PDF sejam assinados de forma digital e eletrônica – conforme determina a lei.
Desse modo, para saber mais sobre o sistema NPAPER, visite nosso site e fique por dentro de todas as funcionalidades de uma das ferramentas completas do mercado.
