Como a tecnologia pode melhorar a gestão de documentos?

Homem sentado segurando vários papéis em frente a um notebook

A boa gestão de documentos precisa ser encarada como uma qualidade inerente a qualquer empresa, vez que esse processo simplifica a execução de diversas atividades internas, além de manter o ambiente corporativo organizado.

Desse modo, a tecnologia exerce um papel fundamental nesse sentido, trazendo mais comodidade e segurança na hora de guardar os arquivos da companhia.

Dito isso, hoje falaremos sobre o que é gestão de documentos no mundo digital, por que ela é tão importante e quais são os seus principais benefícios.

O que é a gestão digital de documentos e por que ela é tão importante?

A princípio, independentemente do tamanho da empresa, é fundamental que ela se preocupe em organizar seus arquivos corretamente, evitando assim qualquer tipo de problema relacionado a falta ou perda de documentos.

Nesse sentido, a gestão de documentos digital nada mais é do que o armazenamento de certidões, declarações, registros, contratos e etc, dentro do ambiente virtual.

Como sabemos, manter os documentos de uma instituição em ordem pode ser uma tarefa extremamente complexa. Entretanto, devido aos avanços tecnológicos no meio corporativo, hoje em dia é possível escanear os arquivos de determinada empresa e transferi-los para pastas virtuais hospedadas em plataforma na nuvem (cloud).

Logo, ao abrir mão daquelas grandes gavetas físicas e passar a armazenar os dados confidenciais da sua empresa em ambientes digitais, você estará:

  • Garantindo que seus documentos possam ser encontrados com mais facilidade;
  • Reduzindo o espaço físico;
  • Reduzindo o tempo para armazenamento e localização;
  • Eliminando o uso de papel;
  • Reduzindo os custos significativamente;
  • Mantendo as informações da sua empresa muito mais seguras.

8 benefícios da tecnologia na gestão de documentos

Agilidade nos processos

De antemão, um dos principais objetivos da gestão de documentos é fazer com que você consiga organizar suas pastas adequadamente em um ambiente de fácil acesso, fazendo com que as pessoas autorizadas consigam encontrar o que estão procurando sem gastar muito tempo.

Assim, ao separar as informações da empresa por categoria e de acordo com a sua necessidade, você e a sua equipe estarão otimizando tempo e tornando o processo de busca muito mais ágil.

Organização

Diferente dos armários físicos que dependem da utilização de pastas de papel/plástico – que se deterioram com o passar do tempo – para guardar os documentos, a gestão de documentos eletrônicos é feita em formato digital e de forma muito mais organizada.

Isso porque os documentos digitalizados e transferidos para o computador passarão a ser alocados em pastas conforme a sua natureza. Por exemplo, você poderá criar uma pasta denominada “documentos de clientes” e organizá-los por ordem alfabética. Além disso, caso seja necessário, você poderá escolher quem irá ter acesso a essas informações.

Redução de custos

Em suma, aspectos relacionados à quantidade de cópias necessárias para uma mesma certidão, documentos que podem ser descartados, arquivos que precisam ser guardados e etc, podem ser controlados por meio da gestão de documentos.

Assim, com essas informações em mãos é possível economizar e reduzir custos com impressões, tempo de trabalho dos colaboradores, manutenção de arquivos, entre outros.

Por fim, investir em softwares projetados com esse intuito pode te trazer um controle ainda maior sobre esses processos e fazer com que você economize mais.

Maior segurança

Conforme já mencionado no artigo, os documentos sigilosos podem ser arquivados em pastas especiais e com senha. Ou seja, se quiser que determinado setor da sua empresa não tenha acesso a uma pasta de documentos específica, tudo o que você precisa fazer é configurar uma senha e disponibilizá-la apenas para as pessoas autorizadas.

Vale lembrar que, além do controle de acesso, o sistema também é criptografado de ponta a ponta, elevando ainda mais a segurança.

Vantagem competitiva

Em um mercado cada vez mais competitivo, contar com ferramentas capazes de otimizar o dia a dia da sua empresa pode ser fundamental para o seu desenvolvimento.

Desse modo, ao adotar a gestão de documentos como parte dos seus processos internos, seu time passará a direcionar sua atenção à conclusão das metas estabelecidas pelos gestores e assim contribuir para o crescimento saudável do seu negócio.

Maior produtividade

Em síntese, é muito mais viável se concentrar nos seus clientes quando você não precisa despender de boa parte do seu tempo procurando documentos. Logo, além de tornar as tarefas diárias mais prazerosas em razão da facilidade proporcionada pela gestão de documentos, o acesso rápido às informações também auxilia nas tomadas de decisões.

Capacidade de armazenamento

As empresas que estão a bastante tempo no mercado e que ainda utilizam arquivos físicos, sabem o quanto é difícil conseguir guardar todos os documentos necessários em um só lugar, devido a limitação de espaço. Além disso, mesmo que as pastas estejam organizadas, sempre que um arquivo mais antigo precisa ser encontrado, os colaboradores enfrentam grandes dificuldades.

Em resumo, o sistema digital oferece um espaço de armazenamento bastante amplo e com estruturas que possibilitam a localização de qualquer informação em questão de segundos.

Garantia de segurança jurídica

Toda empresa possui suas obrigações legais e os documentos servem como garantia de que tudo está sendo feito dentro da lei. Com isso, o sistema digital não apenas protege os seus arquivos e a sua integridade, como também se compromete a disponibilizá-los rapidamente sempre que algum órgão fiscal solicitar.

Veja algumas boas práticas para gestão de documentos

  • Crie um protocolo de armazenamento: Defina regras de como a gestão de documentos precisa ser feita, seguindo critérios determinados para cada situação;
  • Ter organização inteligente: Organize os documentos digitalmente de maneira simples e eficiente, otimizando a rotina de quem precisa acessá-los todos os dias;
  • Definir critérios de backup: Determine uma rotina periódica para a realização do backup dos seus documentos.

E então, viu como a tecnologia pode melhorar a gestão de documentos do seu negócio? Se gostou do conteúdo, não se esqueça de acessar o nosso site para mais artigos como esse.

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