Quando se tratar de pensar no sucesso da sua factoring, há uma série de fatores que você deve levar em consideração. Um dos mais importantes é otimizar os processos de negócios internos.
Um processo de negócios é uma série de ações ou etapas que sua organização executa para atingir uma meta específica. A gestão e otimização desses processos, portanto, é a prática de revisar e melhorar continuamente cada um deles para que a organização seja mais eficiente e, claro, lucrativa.
Para empreendedores que desejam fazer sua factoring crescer, otimizar os processos internos deve ser uma prioridade. Veja abaixo como funciona o gerenciamento de processos de negócios, junto com as etapas que os empreendedores precisam seguir para identificar quais processos em sua organização precisam ser melhorados.
O que é um processo de negócio?
Um processo de negócio é uma série de tarefas repetitivas, necessárias para atingir um objetivo de negócio específico. Ele pode ser conduzido por apenas um indivíduo ou um grupo de indivíduos na factoring. O importante aqui é que ele seja repetitível.
Tarefas repetitivas, muitas vezes, são cansativas porém essenciais para que o negócio funcione. Um exemplo é a gestão de contas da empresa — inserir os dados manualmente é cansativo, porém necessário para a gestão financeira. Por isso, a otimização de processos como esses tem o potencial de melhorar os resultados da empresa. Como? Vamos dar uma olhada nos benefícios a seguir.
Benefícios de otimizar os processos da factoring
Melhorar os processos de negócios pode ser uma ótima maneira de aumentar o valor da sua factoring.
Conforme um negócio cresce, independentemente de qual o ramo, ele se torna mais complexo de ser gerenciado. Aumentam o número de pessoas na equipe e aumenta a expectativa do cliente.
Isso pode tornar os processos da factoring mais variáveis e difíceis de ser gerenciados, o que incorre em custos e risco à empresa como um todo. Para crescer de maneira sustentável, é importante otimizar processos e torná-los escaláveis, de forma que possam crescer junto com a empresa, de maneira ordenada.
A primeira etapa crucial para a melhoria efetiva do processo é definir metas claras e alcançáveis que conectem suas iniciativas de processo ao valor comercial. Essas metas podem ser reduzir os custos, melhorar a experiência do cliente ou tornar a factoring mais fácil de gerenciar.
Como otimizar os processos da factoring
A maioria dos proprietários de empresas tende a ter uma mentalidade de “não conserte o que não está quebrado”. A menos que você realmente tenha passado muito tempo otimizando os processos, no entanto, pode haver muitas maneiras simples de melhorar os processos da sua factoring. Veja abaixo quais são elas:
1. Documente e padronize o processo
A simples aplicação de um processo em toda a empresa pode ser muito útil para melhorias.
Na maioria das vezes, existem 4 a 5 maneiras diferentes pelas quais os funcionários realizam um processo. Se você descobrir qual abordagem é a melhor, pode simplesmente documentá-la e garantir que todos os seus funcionários a cumpram.
Embora existam diferentes maneiras de documentar um processo, a abordagem mais direta é visualizá-lo e transformá-lo em um mapa de processo.
Um mapa de processo é um fluxograma simples que explica as etapas que você precisa seguir para conclui-lo. Isso será útil caso sua equipe mude, garantindo que os processos continuem em sua melhor forma, independentemente de quem os realiza.
2. Simplifique os processos
Se você acha que um determinado processo não está funcionando tão bem quanto poderia, tente simplificá-lo.
Por definição, simplificar um processo de negócios significa melhorar sua eficiência, eliminando etapas inúteis, adicionando novas etapas melhores, otimizando as etapas restantes etc.
Para agilizar seus processos, você deve começar criando um mapa de processo (como já abordamos).
Assim que tiver o mapa, você terá uma compreensão muito melhor do processo, permitindo fazer previsões precisas sobre o que pode melhorar.
Você pode fazer a si mesmo as seguintes perguntas para obter um senso de direção:
- Algumas das etapas do processo estão custando mais do que deveriam? Demorando mais do que deveriam?
- Existem muitos prazos perdidos e gargalos no processo?
- Qual etapa do processo é mais crítica? Existe alguma maneira de torná-la mais eficiente?
3. Utilize a tecnologia a ser favor
Embora seja muito raro ser capaz de automatizar um processo do início ao fim, geralmente há muitas oportunidades para automatizar várias de suas etapas.
A automação de um processo (ou etapas do processo) por meio de tecnologia ou software é essencial para o sucesso de uma factoring. Muitas das tarefas que você realiza no dia a dia podem ser automatizadas com uma ferramenta como o DIFACT.
A automação é a base da transformação digital. É uma das maneiras mais rápidas e fáceis de não apenas aumentar a eficiência em seus processos de negócios, mas também de tornar cada processo mais envolvente e gratificante para sua equipe.
Por exemplo, sua equipe gasta horas verificando as duplicatas do cliente? O DIFACT verifica tudo com apenas alguns cliques, consultando o status das notas junto à SEFAZ. Isso libera tempo para que você e sua equipe se preocupem com tarefas mais estratégicas para a factoring.
Os processos de negócios são a base para que sua factoring tenha sucesso. Quando esses processos funcionam bem, eles permitem que você aumente a produtividade, reduza os custos e conquiste novos clientes.
A chave para otimizar os processos de negócios é entender e fazer um mapa de um processo, entender o desempenho atual e identificar o nível de desempenho desejado e utilizar a tecnologia como principal ferramenta. Isso poderá ajudá-lo a executar melhorias e medir a melhoria do processo ao longo do caminho.
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