A padronização de processos, sobretudo, é fundamental para que todas as tarefas da empresa possam ser conhecidas e executadas de forma uniforme pelos colaboradores, no menor tempo e com os melhores resultados, da forma como haviam sido previamente planejadas. A falta de planejamento, por outro lado, contribui para o surgimento de gargalos e atrasos recorrentes nas entregas.
Desse modo, para que a sua empresa se mantenha organizada e não encontre dificuldades ao executar suas atividades, nesse artigo separamos 5 benéficos que vão te ajudar a entender a importância da padronização de processos nos negócios.
O que é padronização de processos?
A padronização de processos está diretamente ligada a maneira como as atividades são realizadas dentro de uma empresa. Ou seja, tal prática funciona como uma espécie de roteiro para os funcionários da empresa, que os orientam como cada tarefa precisa ser feita e qual resultado deve entregar.
Além disso, a padronização deixa claro o impacto dos processos nos resultados e o tamanho da responsabilidade que cada etapa possui. Por fim, existem alguns pontos que te ajudam a entender a falta de padronização de processos na sua empresa, como por exemplo:
- Tarefas executadas de formas diferentes;
- Erros e atrasos constantes nas entregas;
- Dificuldade em encontrar dados internos;
- Dificuldade em eleger pessoas responsáveis por tarefas;
- Falta de informações para tomada de decisões.
5 benefícios da padronização de processos
Podemos dizer que a padronização de processos funciona como um manual de boas práticas dentro da organização. Em um ambiente onde dezenas ou até mesmo centenas de pessoas estão executando diferentes processos, seguir um método de trabalho pré determinado se faz essencial.
Sendo assim, veja abaixo alguns dos maiores benefícios da padronização de processos e como ela pode ajudar o seu negócio a se desenvolver rapidamente.
Mantém um fluxo operacional organizado e distribui tarefas com mais facilidade
Quando existe um roteiro explicando como cada tarefa deve ser executada, as chances dos funcionários errarem ou apresentarem resultados insatisfatórios são muito menores. O motivo é que cada colaborador sabe exatamente o que fazer, quando fazer, quem fazer e como fazer, reduzindo a probabilidade de retrabalho e aumentando o nível de produtividade.
Otimização de recursos e redução de custos
A princípio, a padronização de processos deve ser adotada por todas as unidades da empresa – matrizes e filiais e respectivos departamentos. Aspectos como qualidade, agilidade e custo-benefício são sempre considerados na hora de colocar esse processo em ação.
Em síntese, os resultados obtidos com o aumento da produtividade e a utilização correta de recursos, fazem com que a redução dos custos seja possível. Sob o mesmo ponto de vista, ao evitar desperdícios e fazer investimentos corretos, o aumento do lucro tende a ser significativo.
Entregas consistentes
Em suma, tanto o seu cliente quanto a sua empresa sabem exatamente o que esperar ao final de cada etapa, pois a padronização de processos garante uma entrega consistente e sem erros.
Podemos usar de exemplo uma confeitaria que não padroniza seus processos na hora de fazer seus bolos. Se ao se dirigir a esse estabelecimento o cliente se depara com um gosto diferente a cada dia, ele provavelmente irá optar pelo concorrente.
Ajuda na cultura de treinamento de novos funcionários
O treinamento dos funcionários se dá de maneira muito mais simples quando os processos da empresa estão mais organizados. Isso porque todo material utilizado já se encontra consolidado – em forma de diagramas, matrizes de responsabilidades e ferramentas a serem utilizadas – permitindo que as etapas a serem executadas possam ser acessadas pelos colaboradores a qualquer momento.
Melhor experiência do cliente
Como se sabe, algumas funções precisam ser executadas na presença do público, as quais exigem mais atenção em função da sua carga de responsabilidade. Dessa forma, processos de valor bem padronizados geram uma satisfação e um engajamento maior dos clientes com a sua empresa.
Quais processos dentro de uma empresa podem ser padronizados?
- Processos primários: São os processos que têm relação com a entrega final, ou seja, aquilo que é feito para o cliente em forma de produto ou serviço. É com eles que a empresa atende as necessidades do cliente. Algumas características dos processos primários são o contato direto com o cliente; gerar a percepção de valor para o mesmo e poder começar e terminar fora da empresa.
- Processos de apoio: Também chamados de processos de suporte, não tem relação com o público externo. O foco aqui é de atender e dar continuação ao processo primário, sendo, de fato, o apoio necessário para o seu desenvolvimento. Assim, ele tem um caráter de fortalecer e auxiliar o estágio primário.
- Processos gerenciais: estão ligados aos dois anteriores — primário e de apoio. Ele tem uma finalidade mais estratégica e com foco na eficácia dos processos, com um viés de monitoramento e melhoria de pontos que precisam de atenção. De forma resumida, são fundamentais para uma gestão altamente acompanhada e aprimorada.
Como começar a padronizar os processos da sua empresa?
Mapeie os processos
Primeiramente, realize o mapeamento de como as atividades são executadas atualmente. Este exercício é importante para que você possa se familiarizar com as estratégias como um todo, desde o seu início até o final.
Faça registros
Feito o mapeamento dos processos, não se esqueça de criar um registro descrevendo como todas as tarefas deverão ser realizadas. Em resumo, essa documentação não apenas irá promover a padronização na sua empresa, como também tornará mais fácil a aplicação de treinamentos.
Integre-a na cultura da empresa
Acima de tudo, o mapeamento de processos exige a participação das equipes, afinal, essa é uma etapa colaborativa e precisa do envolvimento de todos os funcionários desde a fase inicial.
Logo, encoraje os times a trocarem pontos de vista diferentes e a fomentar novas ideias o tempo todo, compreender como o trabalho de uma pessoa afeta o de outra e, assim, identificar novos processos que possam proporcionar melhorias para todas as áreas.
Mantenha um monitoramento constante
Verifique constantemente se existe espaço para melhorias ou se existem inconsistências a serem corrigidas. Vale ressaltar que esse processo visa promover melhorias contínuas e para isso é fundamental que novas propostas sejam colocadas na mesa.
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