SPED: O que é e como gerar arquivo?

mulher analisando finanças

Quem almeja ver seu empreendimento em pleno crescimento necessita dominar algumas práticas básicas, e precisa também buscar otimizar processos. Dentro de um negócio existem diversas responsabilidades, e não é fácil atender a todas ela. Um desses detalhes que é necessário entender é sobre o SPED.

O cumprimento dessas responsabilidades pode ser facilitado através de uma boa gestão de empresa, o que, diz respeito a todos os processos (administrativos, fiscais, etc) e constitui o coração ativo do seu negócio atual!

O que é SPED e quais os seus tipos?

O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) é um projeto do governo brasileiro que tem como objetivo modernizar e informatizar a maneira como as empresas enviam informações contábeis, fiscais, tributárias e trabalhistas aos órgãos governamentais.

Existem diversos tipos de SPED no Brasil, cada um deles com um objetivo e escopo específicos. A seguir, descrevemos brevemente os principais tipos:

SPED Fiscal: também conhecido como EFD (Escrituração Fiscal Digital), é um arquivo digital que contém informações sobre as operações de compra e venda realizadas pela empresa, além de dados sobre a apuração e recolhimento dos impostos. Ele é obrigatório para empresas que estão sujeitas ao regime de tributação do ICMS e do IPI.

SPED Contábil: o SPED Contábil é um arquivo digital que contém informações sobre a contabilidade da empresa, como balanços, demonstrativos de resultado, movimentações de contas, entre outras. Ele é obrigatório para empresas de todos os portes e regimes tributários.

SPED Contribuições: também conhecido como EFD-Contribuições, é um arquivo digital que contém informações sobre as contribuições sociais (PIS e COFINS) e a retenção na fonte (CSLL, PIS, COFINS) realizadas pela empresa. Ele é obrigatório para empresas que estão sujeitas ao regime de tributação do lucro real e do lucro presumido.

SPED ECF: a Escrituração Contábil Fiscal (ECF) é um arquivo digital que contém informações sobre a escrituração contábil e fiscal da empresa, além de dados sobre a apuração e recolhimento dos impostos. Ele é obrigatório para empresas de todos os portes e regimes tributários.

eSocial: o eSocial é um sistema que unifica a prestação de informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias das empresas. Ele é obrigatório para empresas de todos os portes e regimes tributários e substitui diversas obrigações acessórias, como a GFIP e a RAIS.

EFD-Reinf: trata-se de um módulo que tem como finalidade a apuração das contribuições previdenciárias, além da escrituração das retenções na fonte de Imposto de Renda, Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL), Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS), Programa de Integração Social (PIS) e a Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB).

Diferenças entre o SPED Fiscal e o SPED Contribuições

Agora que você já conhece alguns tipos de SPED e qual a importância de cada um, vale a pena aprofundarmos um pouco mais em dois dos formatos que citamos: o SPED Fiscal e o Contribuições.

O SPED Fiscal possui atribuições próprias: ele determina que os contribuintes enviem informações exclusivamente sobre ICMS e IPI, em vista de digitalizar os dados envolvidos que possam vir a ser utilizados em processos tributários.

Já o SPED Contribuições também se refere ao envio de dados sobre impostos, não os mesmo que os anteriores, mas sim sobre o PIS/PASEP e Cofins, além de tratar de outros documentos fiscais.

Conseguiu reconhecer a diferença? É fundamental que ambos os SPEDs não sejam confundidos, pois dessa maneira os dados seriam invalidados e não haveria benefício algum para a sua empresa caso isso acontecesse.

Confira os 6 erros mais recorrentes na elaboração do SPED

Embora o SPED tenha trazido muitos benefícios para as empresas, ainda é comum que ocorram erros na sua elaboração. Alguns dos erros mais recorrentes são:

Falta de conhecimento das regras fiscais: muitas empresas não possuem o conhecimento necessário sobre as regras fiscais e tributárias, o que pode levar a erros na elaboração do SPED.

Ausência ou incorreção de informações: a falta ou a incorreção de informações no SPED é um dos principais motivos de geração de multas e autuações por parte dos órgãos fiscalizadores. É importante garantir que todas as informações estejam completas e corretas.

Falhas na escrituração contábil: a escrituração contábil deve ser realizada de forma correta e completa para que o SPED seja elaborado sem erros. A falta de atenção na escrituração contábil pode levar a divergências nas informações.

Erros de digitação: erros de digitação podem ocorrer em qualquer fase do processo e podem ser evitados com uma conferência e revisão cuidadosa dos dados antes do envio do SPED.

Falta de integração dos sistemas: a integração dos sistemas contábeis e fiscais é essencial para evitar erros no SPED. A falta de integração pode levar a informações desencontradas e erros no envio das informações.

Atrasos no envio das informações: o envio tardio do SPED pode acarretar em multas e juros. É importante que as empresas tenham um cronograma de envio das informações e cumpram os prazos estabelecidos pelos órgãos fiscalizadores.

Para evitar esses erros, é importante que as empresas realizem um trabalho de capacitação dos seus funcionários, invistam em sistemas de integração e adotem práticas de revisão e validação das informações. 

Além disso, é importante que as empresas estejam sempre atualizadas sobre as mudanças nas regras fiscais, tributárias e trabalhistas e sejam proativas na adoção das melhores práticas de gestão fiscal e contábil.

Como os arquivos podem ser gerados?

Para gerar o arquivo SPED, é necessário utilizar um software específico, que pode ser obtido no site da Receita Federal. Esse software é responsável por compilar as informações  e gerar o arquivo digital, que deverá ser enviado ao governo.

O processo de geração do arquivo SPED pode variar dependendo do software utilizado, mas em geral envolve as seguintes etapas:

  • Coletar e organizar as informações fiscais e contábeis da empresa;
  • Importar essas informações para o software do SPED;
  • Validar as informações e corrigir eventuais erros;
  • Gerar o arquivo SPED propriamente dito;
  • Assinar digitalmente o arquivo SPED;
  • Enviar o arquivo para os órgãos governamentais responsáveis (por exemplo, a Receita Federal).

É importante ressaltar que a geração e envio do arquivo SPED é uma obrigação fiscal das empresas brasileiras e, portanto, deve ser realizada de forma correta e dentro dos prazos estipulados.

Qual a importância do SPED para empresas e malhas fiscais?

Dito isso, fica quase evidente a importância do SPED (todos os tipos) para as empresas, que é manter a saúde fiscal em dia e jamais cair na temida malha fina da Receita.

Não basta ter uma boa ideia, empreender com vontade e torcer para dar certo. O sucesso a curto e longo prazo da sua empresa depende de ações estratégicas e do cumprimento das obrigações legais.

Nesse sentido, elabore seu SPED com o auxílio correto e tenha o seu merecido sucesso!

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