Como calcular o tamanho da equipe de cobrança para a quantidade de inadimplentes

equipe de cobrança

Cada vez mais competitivo, o mercado demanda soluções inovadoras e inteligentes das empresas que querem se destacar e se tornar mais fortes e consolidadas. Nas assessorias de cobrança, a realidade não é diferente: é preciso se diferenciar para ser a escolha dos clientes. Uma das formas mais eficazes de se alcançar isso é contar com uma equipe de cobrança eficiente.

Encontrar o equilíbrio e o tamanho ideal da equipe de cobrança de sua assessoria é um desafio que pode ser alcançado. É preciso ter em mente que um número reduzido de cobradores significa economia em custos de contratação, o que é fundamental nos dias de hoje. Entretanto, isso só pode acontecer se a empresa contar com uma equipe capacitada e preparada para gerir as cobranças.

Neste artigo, vamos ajudar você a calcular o tamanho ideal da equipe de cobrança para a sua assessoria e como organizá-la para que seja o mais eficiente possível. Acompanhe!

Calculando o tamanho da equipe de cobrança: o que considerar?

É claro que a questão mais importante na determinação do tamanho da equipe de cobrança é o volume de serviço, ou seja, a quantidade de contas que a empresa possui e de inadimplentes com a qual a empresa precisará lidar.

Não existe uma fórmula exata ou medida que possa ser aplicada a todas as assessorias, uma vez que depende do tipo de serviço oferecido, do perfil dos devedores e das cobranças, da praça de atuação, dentre muitas outras questões.

Entretanto, de forma geral, alguns cálculos podem servir de base. Em uma estimativa, um cobrador consegue fazer vinte cobranças ao dia, totalizando quatrocentas por mês, em um ritmo constante, na chamada cobrança rotativa, ou seja, aquela que acontece várias vezes para o mesmo devedor até que a pendência seja solucionada.

Com esse número é possível estimar a capacidade de uma equipe: uma equipe de 40 pessoas, por exemplo, está capacitada para fazer até 16.000 ligações em um mês. No entanto, alguns detalhes da realidade de uma assessoria podem complicar esse cálculo.

Primeiro, nem todos os cliente trarão o mesmo número de cobranças à empresa. Segundo, a quantidade de cobranças realizadas por dia pode flutuar muito, uma vez que, a cada dia, antigos devedores pagam seus débitos e outras cobranças chegam ao sistema da empresa. Como, então, facilitar esse processo?

A importância da tecnologia para gerenciar sua equipe de cobrança

Gerenciar clientes e cobranças manualmente é impensável nos dias de hoje. Uma assessoria que deseja crescer precisa contar com um processo automatizado para que consiga realizar a cobrança massificada em menos tempo e conquistar a recuperação do valor no menor número de contatos possível. Por isso, a tecnologia deve ser uma grande aliada das assessorias de cobrança.

Muitas assessorias, especialmente no início, apostam em ferramentas simples, como o Microsoft Excel, para gerenciar suas contas. Enquanto essa ainda é uma forma melhor do que ter tudo em papel, não garantirá o nível de automação que sua empresa precisa para crescer, com o menor número de agentes.

Utilizar um software dedicado, construído de acordo com a realidade das assessorias de cobrança, é fundamental. O programa facilita o controle operacional e gerencial do ciclo de cobranças, reunindo as informações e otimizando o trabalho da equipe.

Com o auxílio do software para assessorias, será possível ter em mãos dados em tempo real que informem o número de clientes e cobranças a ser realizadas, quais já foram quitadas e devem sair do sistema, e quantas cobranças estão entrando para que os agentes realizem.

São esses os dados fundamentais para calcular com precisão o tamanho da equipe de cobrança, garantindo que os contatos sejam realizados no momento certo e que sua empresa economize custos com a folha de pagamento.

Na hora de escolher o software ideal, procure uma empresa parceira que possa te auxiliar no seu trabalho e na gestão dos processos. Busque uma solução que ofereça um mecanismo avançado de alocação de dívidas para os cobradores, de forma a garantir que através de uma fila de cobrança nenhuma dívida fique sem ser cobrada.

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Treinando seus agentes: a importância da capacitação

Não basta apenas calcular o número de colabores ideal para sua equipe de cobrança; é essencial garantir que possui os melhores agentes na equipe. Além de realizar um processo seletivo minucioso, é preciso investir no treinamento do time para poder contar com uma equipe eficiente e produtiva. E, sem dúvidas, a produtividade passa pela capacitação.

Para uma capacitação eficaz, é preciso pensar em três frentes:

  1. Conheça bem seu time: o primeiro passo é conhecer bem as habilidades e o perfil de cada membro do time. Isso permitirá identificar os pontos que precisam ser melhorados, além de otimizar a delegação de tarefas, de acordo com aquilo em cada colaborador se destaca;
  2. Ofereça treinamentos regulares: por melhor que sejam os agentes que você contratou, treinamentos são fundamentais para o sucesso da assessoria. Invista em treinamentos que mostrem as melhores formas de realizar uma cobrança, como conversar com os clientes e como ser mais produtivo no dia a dia de trabalho;
  3. Invista na gestão de pessoas: a gestão de pessoas tem como principal objetivo administrar os comportamentos internos e potencializar as capacidades dos seus colaboradores. Isso significa difundir a cultura da empresa e fortalecer a comunicação entre gestores e membros da equipe de cobrança.

Agora que você já sabe como mensurar o tamanho da sua equipe de cobrança, é só se preparar para fazer contratações adequadas e oferecer os treinamentos e condições ideais para uma boa realização do trabalho.

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