Com a alta competitividade no mercado atual, criar ações mais responsáveis e que ajudem a se destacar da concorrência é fundamental. Nesse contexto, pensar em implementar uma cultura de paperless na sua empresa, pode ser uma estratégia para ser mais sustentável.
Principalmente, porque o aumento de consciência da população em relação à sustentabilidade está cada vez mais evidente. De acordo com uma pesquisa feita pela agência de pesquisa norte-americana, Union + Webster e publicado no G1, 87% dos brasileiros preferem comprar produtos e serviços de empresas sustentáveis e 70% dos entrevistados disse que não se importa em pagar um pouco mais por isso.
Com isso, implementar ações de sustentabilidade com o foco voltado na consciência coletiva, é essencial para o seu negócio. A cultura de paperless traz diversos benefícios, tanto para a empresa quanto para a sociedade e o meio ambiente.
Quer saber mais sobre o assunto e entender como aplicar esse conceito na sua empresa? Confira o artigo a seguir e fique por dentro de tudo!
O que é cultura paperless?
A palavra paperless traduzida do inglês significa “sem papel”. Trata-se de um conceito que busca trabalhar a redução máxima no uso de papel no meio corporativo. Seu objetivo é reestruturar o relacionamento da empresa com o armazenamento e a organização dos arquivos, implementando soluções para substituir as impressões.
Em outras palavras, a cultura paperless é uma forma de otimizar processos e administrar documentos, usando e aproveitando todos os benefícios do universo digital sem utilizar papéis. Ou seja, tudo é transformado em documentos digitais e arquivos que podem ser armazenados na nuvem ou em ambiente seguro.
Quais os benefícios da cultura paperless nas empresas?
Organizações do mundo inteiro já aderiram a essa nova cultura organizacional, principalmente porque o tema sustentabilidade está cada vez mais forte no mundo corporativo. Implementar a cultura paperless é uma maneira eficiente de contribuir para a redução do impacto ambiental.
Além disso, o conceito favorece a praticidade no gerenciamento de informações, protegendo-as e deixando-as cada vez mais seguras. Porém, esse é apenas um dos inúmeros benefícios que a cultura paperless traz para as empresas. Veja a seguir mais algumas vantagens.
Redução de custos
Quem não gosta de reduzir custos no orçamento da empresa? A cultura paperless proporciona uma grande otimização no uso de folhas de papel, cartuchos e tinta para impressoras, o que representa um custo significativo na maioria das empresas. Com isso, esse gasto acaba sendo reduzido, trazendo uma grande economia para a empresa.
Diminuição de espaço físico
Imagine não precisar mais de uma sala de arquivo e não ter mais mesas com pilhas de pastas cheias de papéis. Ao diminuir a utilização de papéis na empresa, consequentemente, libera mais espaço físico para o armazenamento desses documentos.
Inclusive, documentos que já estão impressos podem ser digitalizados e armazenados na nuvem. Com isso, as salas que funcionavam como arquivos, agora poderão ter outras utilidades na empresa.
Contribui com a sustentabilidade
A cultura paperless contribui com a sustentabilidade, reduzindo o impacto ambiental que a utilização de papel causa. Sem essa demanda, não há produção e consequentemente, mais árvores são poupadas e menos rejeitos químicos são produzidos.
Maior segurança das informações
Com menos arquivos físicos, fica mais fácil gerenciar as informações. Ou seja, a digitalização permite a proteção dos dados por criptografia, garantindo mais segurança. Dessa forma, somente pessoas autorizadas têm acesso aos dados e todo o histórico de acesso pode ser rastreado.
Maior agilidade
A digitalização dos documentos permite mais agilidade nos processos corporativos. Isso porque, antes os profissionais perdiam horas procurando arquivos e agora tudo é mais simples e prático. Basta fazer uma busca pelo sistema ou pasta em que estão armazenados os papéis.
É isso que o paperless faz, uma reestruturação na forma como a empresa manipula suas informações. Assim, o fluxo de trabalho fica mais dinâmico, trazendo um ganho significativo na produtividade da equipe.
Como implementar a cultura paperless na sua empresa?
Agora que você já viu todos os benefícios que a cultura paperless pode trazer para a organização, é hora de saber como implementar isso na sua empresa e ser mais sustentável. Trouxemos algumas dicas para te ajudar nesse desafio. Confira!
Digitalize todos os documentos
Uma empresa certamente possui anos de produção e organização de documentos em papel que não podem desaparecer do dia para a noite. Isso precisa ser digitalizado e o primeiro passo para ser uma empresa paperless é planejar esse processo eliminando todos os papéis arquivados de forma física. A digitalização pode ser organizada, de forma que o acesso seja mais prático e facilitado.
Armazene na nuvem
O armazenamento na nuvem é uma forma conveniente de guardar documentos e arquivos importantes para o negócio. Dessa maneira, seus dados ficam seguros, podendo inclusive, ser acessados de qualquer dispositivo fixo ou móvel que tenha acesso à internet.
Treine seus funcionários
Para implementar uma nova cultura, é preciso romper uma antiga, em que todo mundo está acostumado a manusear documentos físicos em busca de informações que vem ao encontro das suas necessidades.
Para isso, é necessário capacitar, para que os colaboradores entendam a cultura paperless e o quanto todos têm a ganhar com ela. Afinal, eles serão os responsáveis pela maior parte dos papéis emitidos dentro da sua empresa.
Utilize um software de assinatura eletrônica
A assinatura eletrônica é outra prática que vem de encontro com a cultura paperless. A tecnologia também já criou mecanismos para garantir a originalidade de documentos. Uma das maneiras mais eficientes de acabar com o uso de papéis é contar com soluções que permitem a assinatura de documentos válidos juridicamente.
Existem várias maneiras fáceis de criar uma assinatura eletrônica, por meio de certificados digitais. Além de trazer mais segurança em suas transações, o sistema permite reduzir custos e acelerar os processos. Busque por uma ferramenta que ofereça o serviço e que seja segura para armazenar e gerenciar seus documentos.
Gostou de saber como funciona o conceito paperless e seus benefícios? Aproveite para ler também Software de assinatura eletrônica: por que você deve ter um e começar a implementar a cultura hoje mesmo na sua empresa.
