Como implementar um processo de cobrança na sua empresa

Para as pequenas e médias empresas, o fluxo de caixa é muito importante. Por isso, é essencial manter o controle sobre os pagamentos pendentes dos clientes e recuperar dívidas.

Existem vários motivos para clientes se tornarem inadimplentes. Pode ser que deixem de pagar por causa de problemas de saúde, perda do emprego ou experiência ruim de atendimento, eles podem atrasar os pagamentos e atrapalhar suas receitas. No entanto, o processo de cobrança pode ser muito delicado.

Pode nem sempre ser fácil recuperar a receita da dívida por causa de informações desatualizadas do devedor, devedores que não conseguem se comunicar com você ou falta de tecnologia para agilizar seus esforços de entrar em contato com os devedores.

Para ajudá-lo a maximizar a recuperação dos débitos, reunimos neste artigo as principais dicas de como implementar um processo de cobrança eficiente na sua empresa! Acompanhe conosco e descubra!

O que é o processo de cobrança?

Vender a prazo não é uma opção para muitas empresas, mas sim uma necessidade. Oferecer condições de pagamento aos seus clientes melhora sua relação com eles e possibilita que vendas maiores sejam realizadas. No entanto, toda empresa que vende a prazo está sujeita a ser assombrada pelo fantasma da inadimplência.

O processo de cobrança é o que evita isso. Existem muitos motivos pelos quais seu cliente pode deixar de te pagar, seja por uma crise financeira ou mesmo pela má gestão interna das suas próprias contas. Seja qual for o motivo, é seu papel monitorar todos os pagamentos pendentes, para que possa entrar em contato com cada cliente e lembrá-lo do pagamento em atraso.

Em outras palavras, o processo de cobrança são as medidas que sua empresa toma para garantir o recebimento dos débitos dos seus clientes. Contudo, ao contrário do que muitos pensam, esse processo é um pouquinho mais complexo do que apenas ligar aleatoriamente para quem deve dinheiro a você.

Como funciona o processo de cobrança?

O processo de cobrança na sua empresa precisa ser estruturado de forma a garantir o retorno rápido e eficaz dos débitos.

Em primeiro lugar, seus agentes de cobrança não podem expor o devedor ao constrangimento (pois isso enquadra cobrança vexatória, e é proibido por lei). Em segundo, conquistar a recuperação do débito não é uma questão de ligar mais vezes ou ser incisivo, mas sim de ligar na hora certa e com o discurso certo.

Seu processo de cobrança precisa ser estratégico. Para dar um exemplo simples, uma equipe de cobrança sem consciência estratégica pode se concentrar na coleta de promessas em vez de reduções sustentáveis nos atrasos.

Para construir e implementar um processo de cobrança estratégico, de acordo com nossa experiência nesse mercado, separamos as dicas abaixo, veja só:

1. Oriente suas operações para o cliente

As operações orientadas para o cliente têm como objetivo tornar os pagamentos fáceis, eficientes e seguros para os clientes (devedores). Com o surgimento de smartphones e aplicativos, você deve considerar a aceitação ou o uso de métodos de pagamento baseados em aplicativos ao lado de métodos baseados na web. O PIX é uma boa adição nessa hora.

Portais de autoatendimento, como pagamentos online, aplicativos de pagamento e chamadas telefônicas automatizadas, podem permitir cobranças fáceis e seguras. Quando um devedor tem mais facilidade para fazer pagamentos, eles geralmente estão mais dispostos a elaborar um plano para quitar a dívida.

2. Aposte em comunicações atualizadas

Os canais de comunicação estão em constante mudança e evolução. Por isso, é importante manter-se atualizado com as tecnologias mais recentes. Automatizar seu processo de cobrança de dívidas é fundamental, pois isso funcionará como um trampolim para cortar seus custos de cobrança, ao mesmo tempo que ajuda a ver resultados consistentes.

O momento em que seus agentes entram em contato com o cliente faz toda a diferença. É fundamental que você tenha montado uma régua de cobrança eficiente para isso e que use uma ferramenta que te diga o momento exato de falar com cada um.

Automatizar seus canais de comunicação também possibilitará pagamentos rápidos, melhorando ao mesmo tempo a experiência do cliente. Uma vez que muitas pessoas ignoram chamadas de números de telefone que não reconhecem e não utilizam mais aparelhos de fax, os métodos de comunicação mais antigos que recebem pouco sucesso precisam ser reconsiderados ou modificados.

3. Utilize análises no processo de cobrança

Usar análises em seu processo de cobrança de dívidas pode ajudá-lo a evitar dívidas inadimplentes e cobranças difíceis. Com a ajuda de análises, você pode avaliar facilmente as contas a receber de um cliente, sejam elas mensais, trimestrais ou com vencimento total no recebimento da fatura.

Por exemplo, a análise pode ajudá-lo a rastrear os pagamentos do cliente e notificá-lo em caso de atraso habitual ou gradual, permitindo que você “saia na frente” de possíveis contas problemáticas. No geral, a análise pode ajudar a manter sua organização longe de clientes com um longo histórico de  inadimplência. Dessa forma, eles tornarão sua estratégia de cobrança mais eficaz e holística com fluxo de caixa ininterrupto.

4. Utilize um sistema centralizado de cobrança de dívidas

Uma das maneiras mais eficazes de cortar custos em seus processos de cobrança de dívidas é utilizar um sistema centralizado, como o DICOB.

O DICOB é um programa que permite que todo o pessoal de cobrança vejam as mesmas contas no mesmo banco de dados. Ele executa chamadas e avisa os coletores para trabalhar ou revisar contas, disparando alertas quando surge um problema.

Quando devidamente configurado e mantido, o sistema tem todas as informações disponíveis sobre uma determinada conta a receber, facilmente visualizáveis ​​e pesquisáveis ​​por todos os agentes de cobrança. O DICOB é fácil de usar e contém todas as informações apropriadas, permitindo que as empresas mantenham os custos e o tempo até a recuperação baixos.

Uma gestão unificada de cobrança de dívidas pode incluir fatores relacionados ao fluxo de trabalho, tomada de decisão, serviço orientado ao cliente, conectividade de dados, etc. Todos esses fatores podem se unir para criar um processo de cobrança de dívidas mais avançado e personalizado.

Um processo de cobrança de dívidas como este não só o beneficiará com custos reduzidos, mas também ajudará a aumentar as recuperações, permitindo converter devedores em clientes valiosos ao mesmo tempo em que aumenta as cobranças e liquidações de dívidas de sua organização.

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