Como utilizar a régua de cobrança para controle de inadimplência?

A crise econômica dos últimos anos somada à crise gerada pela pandemia do coronavírus deixou as empresas em uma situação delicada. A taxa de inadimplência subiu, tanto entre pessoas físicas quanto jurídicas, e o impacto no fluxo de caixa foi sentido especialmente por pequenos e médios negócios. Isso aumentou a procura por assessorias de cobrança.

O processo de cobrança, quando bem realizado, pode garantir a coleta dos débitos pendentes, minimizando os impactos negativos no caixa da empresa. Para isso, o processo deve incluir a definição de uma régua de cobrança clara e efetiva. Mas o que é isso?

A régua de cobrança é o processo que estabelece quais e quando cada ação será tomada para recuperar o débito. É como uma política que deve ser seguida por todos os funcionários na assessoria para padronizar o processo de cobrança e torná-lo mais eficiente.

Abaixo, explicamos como utilizar a régua de cobrança na sua assessoria para aumentar a taxa de coleta dos débitos. Acompanhe!

A importância da régua de cobrança: por que criar a sua?

O conceito da régua de cobrança é bem simples: a ideia é identificar todas as etapas do processo de cobrança até a recuperação do débito ou recuperação judicial. Mas por quê essa documentação é importante?

Conquistar a recuperação do débito não tem a ver com quantas vezes seus agentes entram em contato com o devedor, mas sim com como e quando o fazem. Existem boas práticas que permitem recuperar o débito mais rápido — isso, por sua vez, tem impacto direto em dois pontos importantes para o sucesso de uma assessoria de cobrança: na satisfação dos clientes e na redução de custos da empresa.

O aumento da satisfação dos clientes não só fideliza eles, aumentando o ciclo de vida do cliente com a assessoria, como também faz com que eles indiquem a empresa para outros potenciais clientes. Já a redução dos custos permite que a assessoria faça mais com menos, otimizando o caixa e aumentando as receitas do negócio.

Em suma, quando documenta e padroniza as boas práticas por meio de uma régua de cobrança, a assessoria só tem a ganhar.

Veja mais >> Checklist de como criar uma régua de cobrança

Como montar uma régua de cobrança?

Não importa com qual tipo de débito você esteja lidando: sua régua de cobrança deverá seguir os mesmos padrões.

Seus agentes devem se mover adequadamente pelos estágios da régua de cobrança, começando com táticas “suaves” e passando pelos estágios mais agressivos conforme necessário. Seguir a régua de cobrança de dívidas também reduz a chance de ser acusado de táticas abusivas.

Veja abaixo quais devem ser os estágios da sua régua:

Primeiro estágio

Começar com táticas de cobrança flexíveis aumenta as chances de receber o dinheiro rapidamente, sem alienar o devedor e afastá-lo de negócios futuros com o cliente da sua assessoria.

Nesse estágio, quando uma dívida está vencida entre 1 a 30 dias, é melhor confiar que o atraso no pagamento é um descuido contábil ou um pequeno problema de fluxo de caixa. Manter as linhas de comunicação abertas neste momento aumenta as chances da recuperação acontecer o mais rápido possível.

Você deverá definir os prazos e meios de comunicação que seus agentes utilizarão nesse momento. Por exemplo, um pequeno lembrete por ser enviado 3 dias depois do vencimento da fatura por SMS. Com 7 dias, seus agentes podem fazer uma ligação.

Lembre-se de definir também o tom da conversa. Comece abordando o devedor de forma amigável, lembrando-o da dívida e oferecendo condições de pagamento para que seja pago o mais rápido possível. Essas condições que poderão ser oferecidas também devem estar descritas na sua régua de cobrança.

Segundo estágio

Neste ponto a sua agência de cobrança deve começar a ser um pouco menos amigável e um pouco mais agressiva. E-mails, cartas e telefonemas devem continuar no estágio dois, mas neste estágio é hora de mencionar relatórios para agências de crédito.

Seus agentes devem mostrar para os devedores as consequências de continuar devendo, lembrando de apresentar alternativas de renegociação que sejam mais benéficas para ele. A cobrança judicial deve ser evitada a qualquer custo, mas o devedor deve estar ciente que, caso não quite a dívida, ela será acionada e os custos para ele serão maiores.

Terceiro estágio

O estágio três começa com 61 dias de atraso e continua até 90 dias. Aqui, sua régua de cobrança deve aumentar a frequências dos contatos — no entanto, cuidado para que a cobrança não se torne abusiva ou vexatória. O nome do devedor por ser enviado aos bureaus de crédito e as taxas de juros começam a acumular.

Quarto estágio

Após 90 dias, sua agência deve prosseguir para a cobrança judicial. Este é o último e mais sério dos quatro estágios de cobrança de dívidas, e deve ser evitado a qualquer custo, uma vez que é uma opção onerosa tanto para a assessoria quanto para o consumidor.

Como a tecnologia ajuda na sua régua de cobrança?

Lembrar das etapas da sua régua de cobrança manualmente pode deixar seus negócios sujeitos a erros. Por isso, é indicado que sua assessoria conte com a ajuda de um sistema específico para gerenciar as cobranças.

Os padrões definidos na sua régua poderão ser implantados na solução, que indicará aos agentes a etapa em que cada cobrança se encontra, o que fazer e qual será o próximo passo. Isso aumenta a eficiência da equipe como todo e, por consequência, do seu negócio.

Como as etapas começam com a suposição de que um erro honesto foi cometido e aumentam gradualmente com táticas difíceis, seus clientes se sentem mais respeitados quando você utiliza uma régua de cobrança de dívidas que passa adequadamente por esses estágios.

Isso significa que você dá aos seus clientes uma chance melhor de repetir negócios com devedores que tiveram um problema temporário de fluxo de caixa, bem como uma chance melhor de receber o dinheiro devido.

Para saber mais como otimizar a cobrança na sua assessoria, conheça o DICOB e veja como ele pode ajudar seu negócio a crescer!

Subscribe
Notify of
guest
0 Comentários
Inline Feedbacks
View all comments
0
Would love your thoughts, please comment.x