Quanto mais simples for o processo, mais rápidos serão os resultados, haverá menos espaço para erros e será mais fácil para seus funcionários executar o trabalho.
É por isso que procurar ativamente por oportunidades para simplificar as tarefas operacionais em todos os processos da sua securitizadora é de extrema importância se você deseja evitar desperdício de tempo e de recursos, e outros resultados negativos por ineficiências.
A automação por meio de um software para securitizadora é, obviamente, uma maneira de simplificar tudo, desde a coleta de dados até o relatório de problemas, mas não é a única. No artigo de hoje, daremos algumas dicas de como simplificar as tarefas e garantir mais eficiência na sua securitizadora. Acompanhe!
Por que você precisa simplificar suas tarefas operacionais?
Existem muitos motivos pelos quais você pode começar a pensar em como simplificar as tarefas operacionais
Expandir seus negócios naturalmente significa que há mais complexidade em seus processos. De mais transações e manutenção de registros adicionais ao rastreamento de um número maior de leads, passando pelo controle do treinamento da equipe, a quantidade de trabalho que precisa ser realizada diariamente é cada vez maior.
Se isso soa familiar, é hora de otimizar seus processos. Esse tipo de complexidade pode impedir o crescimento da sua securitizadora, sobrecarregando você com tarefas que o afastam de onde seu foco deveria estar como proprietário de uma empresa.
Ao simplificar seus processos, será mais fácil gerenciar tudo — tornando mais fácil dimensionar as operações da sua securitizadora. Você terá que despender menos esforço em cada processo, menos recursos internos serão usados e, finalmente, você terá mais dinheiro e tempo para se concentrar no crescimento da empresa.
Como simplificar as tarefas operacionais?
Pode parecer opressor iniciar uma revisão de seus processos para simplificar as tarefas operacionais, mas o tempo e o dinheiro que você economizará a longo prazo valem a pena. Dito isso, veja abaixo algumas dicas dos passos básicos a tomar:
1. Realize uma análise do processo de negócios
A análise de processos de negócios é uma maneira de entender quais tarefas operacionais diferentes são executadas em sua securitizadora e quão eficientes elas são. A análise verifica se seus processos atuais estão fazendo o que deveriam fazer, ajudando você a identificar o que está atrasando sua empresa.
Você está tentando economizar tempo e esforço, então, em vez de revisar tudo manualmente, use as várias ferramentas de análise de processos de negócios que existem. Elas analisarão o que seus processos fazem — e o que eles deveriam fazer — para que você possa descobrir o que precisa ser simplificado.
2. Considere a automação de processos
Se sua equipe realiza muitas tarefas repetitivas, você considerou a automação de processos? As ferramentas para gestão liberam tempo, permitindo que a equipe gaste menos em tarefas manuais que costumam ser entediantes, e se dediquem mais a projetos estratégicos, crescimento de negócios ou outros projetos que proporcionem satisfação ao cliente e ajudem você a se expandir.
Com o tempo, as operações podem se tornar naturalmente ineficientes se você não estiver continuamente em busca de oportunidades para melhorar. Examine regularmente seus processos atuais e elimine todas as etapas que se tornaram complicadas, desnecessárias ou sem valor. Procure fontes comuns de erros e identifique soluções para resolvê-los.
3. Melhore a comunicação
A comunicação deficiente não é apenas frustrante — também custa muito dinheiro às empresas. Cada vez que um funcionário envia um e-mail confuso, passa informações incorretas ou não atende o telefone, sua securitizadora pode perder dinheiro. Outros funcionários precisam gastar tempo rastreando as informações corretas ou podem cometer erros porque não conseguem obter boas informações.
Uma ferramenta para gestão também pode ajudar com isso. Você pode dar a seus funcionários acesso a dados holísticos, para que eles possam pesquisar as informações de que precisam por conta própria e acompanhar como andam os processos em um lugar central.
4. Olhe de fora para dentro
Existe um motivo principal pelo qual toda empresa busca simplificar suas tarefas operacionais: agregar valor ao serviço prestado aos seus clientes. Com a securitizadora não seria diferente; ao simplificar suas operações, é possível entregar um serviço e atendimento de maior qualidade.
Mas, para isso, é preciso entender o que seus clientes esperam de você. Pesquisas de satisfação e a manutenção de um ótimo relacionamento com sua base de cliente são fundamentais. Isso permitirá que você conheça de fato as dores deles para que possa adereçá-las com eficácia por meio dos serviços da sua securitizadora.
5. Priorize, priorize, priorize
Um dos segredos de simplificar tarefas operacionais é saber o que é importante, o que é menos e o que não é. Para isso, é preciso revisar continuamente suas atividades e definir listas de prioridade pelas quais seus funcionários possam se guiar.
Quando ficar claro que você está trabalhando nas coisas certas, elimine as etapas extras nos processos. Encontre as redundâncias e oportunidades de tornar as tarefas operacionais o mais enxutas possível e coloque a mão na massa!
6. Evite o microgerenciamento
O microgerenciamento — quando gestores supervisionam em excesso seus funcionários — não é bom para nenhuma empresa. Para ficar longe do microgerenciamento, dê uma olhada periódica na estrutura da organização e encontre maneiras de reduzir os níveis de gerenciamento e aumentar a amplitude de controle por meio dos indicadores de desempenho.
Por fim, lembre-se de que a complexidade é como mato no jardim: por mais que você a arranque, ela sempre pode “crescer” de volta. Por isso, sempre que você sentir que os processos na sua securitirzadora estão se tornando ineficientes, volte a este conteúdo e execute nossas dicas novamente!
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