O fechamento de caixa é um procedimento simples, porém extremamente importante em todo tipo de negócio. Isso é especialmente verdade para empresas no mercado financeiro, cujos lucros dependem intrinsecamente da boa administração do dinheiro.
O resultado de um fechamento de caixa mal feito pode ser catastrófico quanto mais demorado for para descobrir o problema. Por isso, mesmo que não haja muito segredo nesta atividade, é necessário dedicar um tempo para tomar medidas que otimizem o processo e eliminem quaisquer chances de erros.
Pensando nisso, abaixo explicaremos tudo que você precisa saber para fazer um fechamento de caixa rápido, ágil e correto no seu negócio. Continue lendo!
O que é o fechamento de caixa?
O fechamento de caixa nada mais é do que conferir todas as transações financeiras do dia com o saldos das contas e checar se as movimentações batem com suas entradas e saídas. O processo envolve a compilação de dados de seu uso diário, contabilizando todas as transações de dinheiro, cheques e transferências contidas e batendo com o saldo final.
Os sistemas de registro e os tipos de transações variam dependendo do seu tipo de negócio, do tamanho da sua empresa e outros fatores, mas o processo geral que você precisa seguir para encerrar com sucesso e rapidez o seu registro é o mesmo, onde quer que você trabalhe.
Em geral, o fechamento de caixa é feito diariamente, sempre ao final do expediente. Porém, isso não é uma regra e negócios que fazem pouca movimentação em um único dia podem espaçar a atividade de fechamento com alguma diferença de dias.
No entanto, não é recomendável que esse espaçamento seja muito longo, uma vez que, quanto mais demorar para encontrar um possível erro, maiores serão suas consequências para o negócio.
Por que fazer o fechamento de caixa?
O fechamento de caixa não só traz equilíbrio ao caixa da empresa, mas também proporciona uma visão mais aprofundada de como o dinheiro entra ou sai do negócio.
Esse processo funciona como um sistema de monitoramento do dinheiro. Caso alguma quantia esteja faltando inesperadamente, isso pode indicar desvio ou descuido nas movimentações. A chave do sucesso é ser preciso e fornecer dados apurados para os relatórios de fluxo de caixa da empresa. Em outras palavras, o fechamento de caixa protege o negócio contra erros e má administração.
Além disso, o fechamento de caixa correto facilita a realização de diversos outros demonstrativos financeiro, como projeções de fluxo de caixa, demonstração de resultados, entre outros. Ele também evita que erros como cobranças indevidas aconteçam e alertam o empreendedor antecipadamente sobre qualquer problema.
Mas não é só para encontrar déficits de dinheiro que o fechamento de caixa serve — você também pode notar uma quantia a mais que não sabe de onde veio. Sem identificar a origem do dinheiro corretamente, seus balanços também ficarão prejudicados, o que pode levar os gestores no negócio a tomar decisões equivocadas.
Passo a passo para fazer o fechamento de caixa
Veja a seguir o passo a passo para fazer um fechamento de caixa eficaz:
1. Atribua uma pessoa para a tarefa
Quanto mais pessoas você tiver operando seu fechamento de caixa, mais difícil será identificar quem é o responsável caso ocorra diferenças. Quando você tem um funcionário responsável pelo trabalho, pode aumentar a responsabilidade. Lembre-se de escolher alguém em quem confia e que tenha disciplina para executar o trabalho da forma correta.
2. Conte o dinheiro no início do dia
Muitos presumem que a contagem de dinheiro só acontece quando você equilibra as contas no final de cada dia, mas também é necessário fazer o mesmo no início do expediente. É importante começar cada dia sabendo o montante em caixa. Você precisa de um bom saldo disponível no início de cada dia para garantir que tenha o suficiente para cobrir suas operações. Este é mais um ato de equilíbrio.
3. Puxe o relatório de movimentações
Quer você equilibre seu caixa no final de cada dia ou no final de cada semana, você precisará ter dados precisos em mãos para comparar suas contagens. Puxe o relatório de movimentações a partir do seu sistema de gestão sempre que você fizer o fechamento de caixa — isso facilitará na hora de bater as transações com o que há na sua conta.
4. Identifique e resolva discrepâncias
Se você encontrar alguma diferença, no entanto, convém revisar os dados novamente. A maioria das discrepâncias são causadas por simples erro humano. Procure por faltas ou excessos. Para resolver um possível problema, faça uma recontagem de todo o dinheiro, cheques e recibos de cartão de crédito. Revise suas transações no sistema para identificar algo que possa estar faltando, passando ou duplicado. Também é uma boa ideia garantir que você tenha alguém que possa registrar as discrepâncias de caixa nos balanços da empresa.
5. Utilize a tecnologia
Você não precisa mais fazer contagem manual do dinheiro — um sistema de gestão eficaz facilitará e muito sua vida na hora de fazer o fechamento de caixa. Além de realizar sua conciliação bancária automaticamente, o sistema gera um relatório com todas as suas transações para que você ou um dos seus funcionários possa conferir ao final do dia.
O dinheiro em caixa é essencial para administrar uma empresa de forma lucrativa. E fazer um fechamento de caixa correto é parte essencial disso. Procure um sistema de gestão que atenda às particularidades do seu tipo de negócio e poupe tempo na hora de realizar o seu fechamento!
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