8 dicas para administrar uma factoring

Empreender significa gerir diversas demandas e, para um empresário da área de fomento mercantil, administrar factoring pode trazer muitos desafios.

Seja qual for o tamanho ou tipo da sua factoring, existem muitos detalhes que podem passar despercebidos pelo gestor, e certamente isso vai comprometer o caixa da empresa.

Administrar factoring pede muita cautela e atenção, além de um controle minucioso, para assim conseguir crescer e enfrentar a concorrência.

Portanto, se você é um empreendedor e quer dicas de como fazer a administração do seu negócio da melhor forma possível, não deixe de acompanhar todas as informações desse artigo que preparamos para você.

O que é uma factoring?

Resumidamente, a factoring é uma instituição comercial que compra à vista títulos de crédito de outras empresas gerados por vendas a prazo, ou seja, é uma alternativa para as organizações darem um gás no seu fluxo de caixa antecipando seus recebíveis. Estes títulos de crédito podem ser duplicatas, boletos, faturas, entre outros.

Exemplificando, pense que uma empresa fez uma venda a prazo e só conseguiria receber o valor em 30 e 60 dias. Porém, por algum motivo, ela precisa do recurso em caixa imediatamente (não pode esperar pelo prazo): factoring é a solução.

Essa empresa pode procurar uma factoring para receber o dinheiro à vista. Obviamente o valor não será o integral, pois haverá um factor em cima deste montante para que alguns processos sejam realizados como por exemplo análise de risco, impostos, serviços de cobrança, etc.

Como funciona a factoring

A factoring surgiu como uma alternativa para oferecer mais liquidez para empresas de pequeno e médio porte. A operação de factoring basicamente funciona desta forma:

  • Empresas comerciais e prestadoras de serviços (cedentes) procuram factoring para vender seus títulos de crédito oriundos de vendas a prazo.;
  • A empresa de factoring analisa os riscos dos títulos de crédito ofertados;
  • A empresa de factoring negocia a taxa (factor), os compram e paga a vista;
  • A empresa de factoring, de posse dos títulos de crédito, se torna responsável pela cobrança e recebimento dos títulos.

8 dicas para administrar factoring

Agora que você já entendeu um pouco mais sobre o que é uma factoring e como ela funciona, vamos falar sobre as dicas para administrar factoring para te ajudar nesse desafio.

Contrate um contador

A parte contábil de uma empresa de fomento mercantil pode ser bastante complexa, por isso, ao administrar factoring, uma das nossas principais dicas é a contratação de um contador.

Quando a factoring realiza operações de compra de títulos de crédito, é necessário contabilizá-las cuidadosamente para com isso poder acompanhar os resultados das operações até o último centavo.

Se isso não for feito de maneira correta, a empresa pode sofrer prejuízos e impactos fiscais e legais.

Entenda bem sobre o assunto

Como em qualquer outro ramo, para administrar factoring é fundamental buscar conhecimentos para entender sobre a atividade.

É de suma importância que o empresário defina os serviços que vai oferecer e direcione sua equipe para desempenhar as funções da empresa.

Além disso, as ações de marketing também precisam ser assertivas e o gestor que entende bem sobre o assunto pode passar todas as informações para que as campanhas ajudem a aumentar a carteira de clientes.

Ademais, quando se entende bem do negócio ao administrar factoring, é possível avaliar os serviços que estão sendo prestados e ainda pensar em implantar novos modelos de serviços ou novos tipos de operações.

Se sua empresa ainda não está em funcionamento, o primeiro passo, portanto, deve ser elaborar um minucioso plano de negócios, definindo o objetivo da empresa, os tipos de serviços, quais serão os recursos financeiros necessários, os equipamentos e os profissionais que irão te ajudar nessa jornada, bem como o retorno sobre o investimento desejado.

Para que tudo isso aconteça da melhor maneira, o gestor precisa conhecer bem o negócio. Todo esse conhecimento faz com que o empresário consiga calcular a viabilidade do empreendimento e também o ponto de equilíbrio.

Isso significa ter uma projeção de quando as receitas provavelmente cobrirão as despesas, e assim, saber quando a factoring terá lucratividade.

Separe as despesas e custos

Para administrar factoring, o controle financeiro é essencial para a manutenção e crescimento da empresa, e separar as despesas dos custos é parte dessa organização.

Os custos se referem aos gastos relacionados à atividade-fim do negócio, ou seja, relativos às operações de factoring, como análise de crédito, análise de riscos, custo do dinheiro, comissões dos gerentes de operações, etc.

Já as despesas são gastos relativos à atividade-meio, ou seja, marketing e publicidade, materiais de escritório, salários e outras despesas administrativas.

É importantíssimo entender a diferença entre estes gastos para que os relatórios contábeis e gerenciais sejam gerados da forma correta, para que o gestor tenha indicadores confiáveis que o apoie na análise e tomada de decisão no seu negócio.

Documente todos os processos

Se você é um empreendedor que deseja administrar factoring e ter sucesso nessa empreitada, é preciso não perder o controle do negócio. Isso se aplica a todas as áreas da empresa, principalmente pela financeira.

Para o bom funcionamento da factoring, é importante que o empreendedor, conhecedor do negócio, reúna sua equipe para desenhar e documentar seus processos de negócios, para que todos tenham um guia que descreva o quê, quando e como fazer cada tarefa, para com isso gerar satisfação aos clientes e melhores resultados para a factoring.

Para atingir esses resultados é fundamental ter disciplina e ser rigoroso com os controles.

Utilize KPIs

É essencial para qualquer negócio medir o desempenho de suas atividades, e os KPIs (indicadores) são os responsáveis por demonstrar números importantes para apoiar o negócio como por exemplo retorno sobre o investimento, taxa de crescimento, taxa de concentração de risco, taxa de inadimplência, taxa de perdas, entre outros.

Ao analisar e monitorar os KPIs na administração da sua factoring será mais fácil tomar decisões assertivas.

Tenha os documentos necessários

Antes de começar a atuar no mercado e administrar factoring, toda a documentação precisa estar regularizada. Portanto, a sua factoring precisa estar formalizada, com todos os documentos em dia para começar as negociações.

Isso irá impedir que sua empresa sofra com penalidades e sanções legais, que podem impactar negativamente a saúde financeira da factoring.

Invista em tecnologia

Estamos na era digital, e ter a tecnologia como uma aliada ao administrar factoring é fundamental para encontrar soluções que otimizem o trabalho e aumentem a produtividade.

Hoje em dia podemos contar com uma grande variedade de sistemas de gestão e automação, o que vai minimizar a chance de erro, vai dar mais confiabilidade ao negócio e trazer agilidade para as atividades.

Exemplificando, você pode usar um programa de gestão de documentos onde o cliente pode fazer a assinatura eletronicamente, evitando a impressão e trânsito de documentação.

Fique de olho na concorrência

Como em muitos outros ramos de negócio, para se manter sempre à frente, é importante ficar de olho na concorrência e sempre pensar em ações aplicadas que garantam a sua permanência e crescimento sustentável.

É fundamental avaliar as tendências e oferecer os melhores serviços para alavancar os negócios.

Gostou do nosso artigo? Então te convidamos a continuar sua leitura aqui no nosso blog sobre o que você precisa saber sobre a Lei do Factoring.

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